Электронный архив: новый взгляд на старую задачу

Понятие «электронный архив» для российского рынка давно не в новинку. Оно получило широкое распространение с появлением систем электронного документооборота (СЭД). Казалось бы, за 20+ лет, которые прошли с того момента, все компании, заинтересованные в организации хранения цифровых документов, должны были закрыть эту задачу. Но и в 2023 году решения для управления бумажными и электронными архивами по-прежнему уверенно держатся в трендах цифровизации. В этой статье продолжим рассматривать эволюцию систем хранения и разберем, каким критериям они должны отвечать в текущих условиях.

В зависимости от объема документооборота, специфики и размера компании выбирают разные подходы к организации хранения документов в электронном формате. Можно выделить три основных модели:

Всё чаще бизнес останавливает выбор именно на последней модели. В этом случае решение для организации архива должно поддерживать разные сроки хранения: временные– до 10 лет включительно и свыше 10 лет и постоянные. Сейчас компании имеющие полноценную ИТ-инфраструктуру заинтересованы в едином электронном архиве, в котором будут легитимно храниться документы из всех систем организации. При этом не только электронные копии бумажных оригиналов, но и документы, подписанные ЭП и имеющие юридическую силу.

В современных электронных архивах хранятся разные виды документов: организационно-распорядительные, кадровые, финансовые и другие. Все они имеют свою специфику, которую должно учитывать решение.

В последние годы объем электронных документов в компаниях постоянно увеличивается. Поэтому вопрос организации долговременного хранения актуален, как никогда. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. После истечения срока , эти документы подлежат уничтожению.

Современные электронные архивы решают сразу комплекс задач:

Полноценная цифровизация невозможна без нормативной базы. Законодательство развивается и поддерживает стремление компаний к отказу от бумаги, но не всегда это происходит оперативно. Например, многие отрасли до сих пор в ожидании закона, позволяющего создавать цифровые дубликаты бумажных оригиналов, которые будут иметь юридическую силу. Это помогло бы значительно разгрузить огромные бумажные архивы. Есть пробелы и по части долгосрочного хранения кадровых документов, заверенных электронной подписью.

Когда речь заходит об электронных архивах, главный вопрос – как обеспечить юридическую значимость документов. Многие решения ориентируются на 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регламентирует использование службы штампов времени.

Одно из условия юридической значимости документа – возможность подтвердить действительность сертификата ЭП на момент визирования или проверки. Обычно, сертификат является действительным в течение одного года. Если документы должны храниться несколько лет, то скорее всего, на момент проверки, сертификат будет уже не действителен.

Вопрос решает метка доверенного времени в связке с механизмом «перештамповки», как это реализовано в решении Directum «Долговременный архив». Такая функциональность помогает обеспечить легитимное хранение документов на десятки лет.

Если кратко, электронный документ будет иметь юридическую силу если:

Нельзя просто взять и организовать электронных архив в компании. Нужно учесть два основных момента: соответствие законодательству и выполнение обязательных требований – установленных регламентов. И, конечно, выбрать систему.

Есть несколько нормативно-правовых актов, на которые стоит ориентироваться при организации в компании электронного архива:

Что касается выбора системы, можно выделить несколько обязательных требований к отечественным решениям для организации электронного архива:

Преимуществом электронного архива могут быть интеллектуальные сервисы, которые помогут сэкономить время на выполнение рутинных операций.

Цифровизация неизбежна, и доля электронных документов в компаниях будет только расти. Поэтому организация комплексного электронного архива – будет актуальной задачей долгие годы. В долгосрочной перспективе решение этой задачи поможет сократить расходы на содержание архива документов и значительно снизить нагрузку на архивариусов.