Электронный архив: новый взгляд на старую задачу
Понятие «электронный архив» для российского рынка давно не в новинку. Оно получило широкое распространение с появлением систем электронного документооборота (СЭД). Казалось бы, за 20+ лет, которые прошли с того момента, все компании, заинтересованные в организации хранения цифровых документов, должны были закрыть эту задачу. Но и в 2023 году решения для управления бумажными и электронными архивами по-прежнему уверенно держатся в трендах цифровизации. В этой статье продолжим рассматривать эволюцию систем хранения и разберем, каким критериям они должны отвечать в текущих условиях.
Как обстоят дела с электронными архивами в 2023 году
В зависимости от объема документооборота, специфики и размера компании выбирают разные подходы к организации хранения документов в электронном формате. Можно выделить три основных модели:
- Компания организует цифровое хранение только электронных документов, которые создаются в рамках информационных систем.
- Организация создает архив для оцифрованных бумажных документов с длительными (более 10 лет) и постоянными сроками хранения.
- Компания ведет электронный архив для хранения всех документов.
Всё чаще бизнес останавливает выбор именно на последней модели. В этом случае решение для организации архива должно поддерживать разные сроки хранения: временные– до 10 лет включительно и свыше 10 лет и постоянные. Сейчас компании имеющие полноценную ИТ-инфраструктуру заинтересованы в едином электронном архиве, в котором будут легитимно храниться документы из всех систем организации. При этом не только электронные копии бумажных оригиналов, но и документы, подписанные ЭП и имеющие юридическую силу.
В современных электронных архивах хранятся разные виды документов: организационно-распорядительные, кадровые, финансовые и другие. Все они имеют свою специфику, которую должно учитывать решение.
Как устроены электронные архивы сейчас
В последние годы объем электронных документов в компаниях постоянно увеличивается. Поэтому вопрос организации долговременного хранения актуален, как никогда. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. После истечения срока , эти документы подлежат уничтожению.
Современные электронные архивы решают сразу комплекс задач:
- помогают организовать хранение электронных документов в единой системе на срок до 75 лет и более с гарантией их целостности и юридической значимости;
- выполняют все необходимые регламенты: контролируют сроки хранения, проверяют целостность и неизменность документов, проводят перештамповку и уничтожение;
- снижают затраты за счет низкой стоимости хранения большого объема информации в сравнении с физическими архивами;
- сокращают трудозатраты делопроизводителей и архивариусов благодаря цифровизации процесса;
- ускоряют поиск нужной информации, а за счет разграничения права доступа помогают защитить корпоративные данные.
Юридическая значимость на десятки лет
Полноценная цифровизация невозможна без нормативной базы. Законодательство развивается и поддерживает стремление компаний к отказу от бумаги, но не всегда это происходит оперативно. Например, многие отрасли до сих пор в ожидании закона, позволяющего создавать цифровые дубликаты бумажных оригиналов, которые будут иметь юридическую силу. Это помогло бы значительно разгрузить огромные бумажные архивы. Есть пробелы и по части долгосрочного хранения кадровых документов, заверенных электронной подписью.
Когда речь заходит об электронных архивах, главный вопрос – как обеспечить юридическую значимость документов. Многие решения ориентируются на 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регламентирует использование службы штампов времени.
Одно из условия юридической значимости документа – возможность подтвердить действительность сертификата ЭП на момент визирования или проверки. Обычно, сертификат является действительным в течение одного года. Если документы должны храниться несколько лет, то скорее всего, на момент проверки, сертификат будет уже не действителен.
Вопрос решает метка доверенного времени в связке с механизмом «перештамповки», как это реализовано в решении Directum «Долговременный архив». Такая функциональность помогает обеспечить легитимное хранение документов на десятки лет.
Как работает метка времени?
Если ЭП содержит метку времени, легитимность подписи проверяется на дату и время визирования документа.
Если метка отсутствует, контроль достоверности подписи проводится на дату проверки. При этом если дата вышла за рамки действия ключа подписи, то результат проверки будет отрицательным.
Если кратко, электронный документ будет иметь юридическую силу если:
- его содержание не противоречит законодательству РФ;
- оформление документа соответствует нормативно-правовым актам: он имеет все обязательные реквизиты;
- документ подписан уполномоченным лицом и установленным законодательством видом ЭП;
- обеспечена целостность и подлинность документа, которая может быть подтверждена;
- работа соответствует установленным законодательством РФ регламентам.
Что нужно учесть, приступая к внедрению
Нельзя просто взять и организовать электронных архив в компании. Нужно учесть два основных момента: соответствие законодательству и выполнение обязательных требований – установленных регламентов. И, конечно, выбрать систему.
Есть несколько нормативно-правовых актов, на которые стоит ориентироваться при организации в компании электронного архива:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
- Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 "Об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов".
- Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
Что касается выбора системы, можно выделить несколько обязательных требований к отечественным решениям для организации электронного архива:
- наличие всех обязательных процедур архивного делопроизводства, основанных на нормативно-методических рекомендациях;
- готовые интеграционные решения для взаимодействия с разными системами, из которых в архив будут поступать документы, в том числе инструментов для организации миграции с западных систем;
- проработанные прикладные решения для хранения документов разного вида и инструменты для адаптации системы под специализированные процессы компании;
- гарантия юридической значимости документов на протяжении всего срока хранения;
- возможность масштабировать платформу для работы с сотнями миллионов документов.
Преимуществом электронного архива могут быть интеллектуальные сервисы, которые помогут сэкономить время на выполнение рутинных операций.
Цифровизация неизбежна, и доля электронных документов в компаниях будет только расти. Поэтому организация комплексного электронного архива – будет актуальной задачей долгие годы. В долгосрочной перспективе решение этой задачи поможет сократить расходы на содержание архива документов и значительно снизить нагрузку на архивариусов.
Спасибо за статью! Интересно было прочитать
А если не соблюдать теже требования Росархива, есть какие-то заметные санкции?
Административные штрафы за неправильное архивное хранение документов по ст. 13.20 КоАП для должностных лиц до 5 тыс руб., для юридических лиц до 10 тыс., по ст. 13.25 КоАП для юридических лиц - до 300 тыс.
За нарушения по документам бухгалтерского или налогового учета налоговики могут выписать вам штрафы. И там в зависимости от ситуации выплачивают либо конкретные суммы, либо 20% от недоплаченного налога и т.д. Оштрафовать могут директора или главбуха организации.
Кроме того, штрафы по кадровым документам и охране труда существенные, и там не только штрафы, но и запрет на деятельность важен. А еще за потерянные документы организации руководство могут наказать даже задним числом по субсидиарной ответственности.