SRM — самый легкий способ разместить товар на полке ритейлера

Всем привет, я — Антон Белов, управляющий собственник компании Tool-kit. tech. Мы создаем IT-системы, упрощающие жизнь бизнеса.

В первой статье мы рассказали об SRM и ее роли в решении бизнес-задач (а еще сняли видео об этом). Во второй статье рассмотрели два ключевых процесса SRM: подключение нового поставщика (онбординг) и ввод товара поставщиком(так же в видеоформате). Теперь давайте поговорим про управление заказами, отгрузками и документами

Для начала рассмотрим две схемы работы с поставщиками:

1. FBS (Fulfillment by Seller) — поставщик привозит товар на склад продавцу, а продавец доставляет его покупателю.

2. Закупка товаров поставщика на собственный склад — ритейлер закупается у оптового поставщика и размещает товары у себя на складе.

Перед тем как товар доберется на склад ритейлера и попадет к покупателю, поставщику нужно решить ряд вопросов — от этого зависит доход и ритейлера, и поставщика.

Рассмотрим, с какими проблемами сталкиваются ритейлер и поставщик без автоматизации, и как SRM-система помогает их решить.

Процесс управления заказами включает в себя обработку заказов, их учет, отслеживание и анализ. Управление заказами — один из ключевых процессов в работе любого поставщика: он позволяет контролировать объемы продаж, определять спрос на товары и оптимизировать закупки.

В зависимости от схемы работы это могут быть заказы, полученные от менеджера отдела закупок, или заказы, полученные от покупателей.

Рассмотрим ситуацию, когда у ритейлера нет отдельной системы для взаимодействия с поставщиками (отметим, что кое-какая автоматизация здесь присутствует благодаря 1С — доступ к ней есть у части участников процесса ритейлера) .

Так выглядит путь товара от заявки до полки без SRM:

Теперь вы представляете, сколько времени проходит от решения поставить товар на полку до его фактического появления там. Мы эту метрику называем Time to Market.

Вы, пожалуй, уже догадались, что отсутствие автоматизации части процесса приводит к потерям при его выполнении:

Сотрудники компании общаются с поставщиками по телефону, чтобы согласовать документы и отгрузить товары. Такой подход может привести к ошибкам и потере важных документов.

Фотограф может забыть отснять часть артикулов (один товар разного цвета) , менеджер отдела контента может забыть сделать или допустить ошибки в описании.

Важно обеспечить наличие «закрывашек» по всем операциям, а это бывает трудно сделать при такой разрозненности информации.

В общем, при таком подходе ритейлеру очень сложно контролировать зону ответственности своих сотрудников и поставщиков. Постоянно возникают ошибки в обработке заказов, учете товаров, задержки в доставке и др.

SRM позволяет автоматизировать обработку заказов, предоставляя возможность быстро обрабатывать заказы, снижает вероятность возникновения ошибок и предоставляет инструменты для анализа и контроля.

SRM позволяет контролировать зону ответственности, следить за ходом выполнения заказов и повысить эффективность управления ими.

Поставщик видит свои заказы в личном кабинете.

В зависимости от внутренних процессов статусы могут быть разными: «новый заказ», «не согласована дата отгрузки», «истек срок подтверждения», «собирается» и т. д. Список заказов можно фильтровать по статусам.

У поставщика есть сотрудники, управляющие заказами. Представители поставщика заходят в систему, и каждый сотрудник может отвечать за свой статус или этап бизнес-процесса.

Когда приходит новый заказ, поставщику необходимо его подтвердить — нажать на кнопку. Также уведомления и напоминания могут приходить на почту и в мессенджеры.

Перейдя в заказ, поставщик видит всю необходимую информацию: состав, стоимость, крайний срок подтверждения заказа и др. У заказа тоже есть статусная модель — то есть у него есть определенный флоу, по которому заказ должен пройти, чтобы стать доставленным до покупателя.

Таким образом мы решаем все проблемы коммуникации и согласованности действий.

Кроме этого автоматизация других этапов жизненного цикла товара позволяет устранить ошибки в описании и размещении товара в информационных системах.

Хороший бонус: с помощью функционала аналитики работы поставщика можно оценить уровень его сервиса по статистике количества отгрузок, отмен, просрочек и т. д.

Процесс управления отгрузками включает в себя планирование, подготовку и отправку товаров клиентам и контроль их перемещения на склад. Вся сложность заключается в обеспечении прозрачности, отслеживаемости и контроле большого количества заказов.

В SRM поставщик может управлять отгрузками прямо из системы. Для этого нужно пройти определенный алгоритм: установить статус заказа → оформить отгрузку → сформировать необходимые документы. После этого товары можно передавать на склад, распечатав все сформированные документы. В системе можно отслеживать статус заказа и просматривать его состав. Например: когда заказ отправляют на склад, ему присваивается статус «Отправлено на склад», когда прибыл — «Прибыл».

При автоматизации процессов каждый этап отгрузки регламентирован и прозрачен. Нет никакого «футбола» между отделами: кто что сделал или не сделал. Все ответственные лица проставляют статусы, что позволяет отслеживать процесс отгрузки от начала до конца на каждом этапе пути товаров до полки.

При создании отгрузки поставщик собирает в нее несколько заказов или один заказ. Он оформляет необходимые документы, вводит данные о том, куда нужно отгрузить товары, и указывает количество грузовых мест. На каждое грузовое место должен быть свой штрихкод, чтобы склад мог легко принять товары.

В процессе управления отгрузками SRM упрощает планирование и подготовку товаров для отправки на склад. Кроме того, SRM помогает управлять документами, связанными с отгрузками. Это включает в себя хранение документов и их передачу.

Также у SRM есть возможность интеграции с транспортными компаниями для упрощения процесса доставки.

Процесс управления документами связан с обработкой, хранением и передачей документов, связанных с закупками, продажами и другими операциями.

Поставщику бывает необходимо получить документы, подтверждающие его операции, а также отчеты и сверки.

Сложности могут возникать из-за большого количества документов, ошибок в их обработке и хранении, проблем с передачей документов между поставщиками и ритейлерами.

Без SRM информация по отгрузкам фрагментирована и находится в печатном виде или в ЭДО. Склады обрастают кипами разного формата документов. Обычно для решения этой проблемы создают специальное подразделение, задачей которого является отслеживание, получение и хранение всей юридически значимой документации.

А теперь рассмотрим это на практике. Каждый раз, когда приезжает товар, он сопровождается накладной — это важный документ при сверке товаров на складе после разгрузки. Все подтверждения о приходе товара отправляются отделом закупок на электронную почту поставщика.

Об отслеживаемости процессов по почте и говорить страшно: письма теряются, прикрепленные документы перемешиваются, письма уходят с разных ящиков и всегда разным поставщикам, а ведь всё это нужно еще и хранить… В общем, сплошные страдания и головная боль при конечных сверках.

SRM обеспечивает прозрачность процесса в управлении документами.

Система автоматизирует управление документами, включая их обработку, хранение, передачу и обмен. Это упрощает процесс и снижает вероятность ошибок.

Например, для всех отгрузок документы формируются по запросу и прикрепляются к отгрузке. Обмен по ЭДО синхронизируется с SRM, и специальный значок показывает, по каким отгрузкам документы подписаны, а по каким — нет. Если же ЭДО нет, то на обмен бумажными версиями выстроен отдельный процесс и предусмотрены специальные статусы для сущностей.

Кроме этого поставщик всегда может запросить автоматическую генерацию акта сверки или выгрузить отчет по операциям за период.

SRM-система решает проблемы с обработкой документов и их хранением, автоматизирует процессы управления заказами и отгрузками, улучшает контроль над зонами ответственности. Ее внедрение значительно упрощает работу ритейлера и поставщика, делая процессы прозрачными и управляемыми.

Ритейлеру: SRM увеличивает количество поставщиков, обороты и прибыль. В современных реалиях кадрового голода SRM позволяет существенно снизить нагрузку на персонал и освободить людей от рутинной работы, что повышает эффективность подразделений.

Поставщику: SRM упрощает работу и делает ритейлера более привлекательным каналом продаж.

Мы делаем жизнь поставщиков и отделов закупок проще, плавнее и быстрее с помощью автоматизации и оптимизации процессов. Фактически, помогаем бизнесу кратно расти в обороте. И нам это нравится :)