6 проблем удаленных сотрудников, которые мы решили

За картинкой красивой жизни удаленщика, который серфит на Бали, смотрит на океан в Португалии или пьет десятый литр чая в Турции, стоит много организационных вопросов и для сотрудника, и для работодателя. Как быть в синхроне с коллегами, если у вас разница во времени 5 часов? Как дистанционно подписывать документы? Как вообще чувствовать дух команды?

Мы в Skillfactory на удаленке с 2016 года, и нам точно есть чем поделиться. Ниже рассказываем, какие инструменты помогают нам строить эффективную распределенную команду и какие возможности это дает сотрудникам.

Объединяться нам помогают коворкинги. Мы компенсируем сотрудникам расходы на аренду рабочего места, чтобы они могли знакомиться и работать вместе. А из самих встреч рождаются классные традиции. Те, кто хочет встречаться офлайн в нерабочее время, устраивают кабакинги. Так мы называем неформальные встречи в барах. Традиция пошла от сотрудников из Москвы, которые каждый четверг сначала вместе работают, а потом идут вместе отдыхать. Но ее поддерживают и в других городах.

Удаленка не заменит простого человеческого «обняться». Мы знаем это и поддерживаем наших коллег в стремлении встречаться офлайн. Но этого все равно недостаточно, ведь коллеги из разных стран могут так никогда и не увидеться. В 2022 году мы решили и эту проблему. Skillfactory провел большой двухдневный летний корпоратив. На него мы не просто пригласили сотрудников со всего мира. Нам удалось собрать вместе сто двадцать человек, чтобы познакомиться лично, пропеть в караоке 4 часа, «зажечь» у костра, изучая игру на шаманских инструментах, разыграть мерч Skillfactory, позагорать и еще много чего успеть.

Корпоратив всей командой — круто. Но раз в год явно недостаточно. С новогодней вечеринкой мы решили превзойти сами себя и организовать ее онлайн, да так, чтобы она не уступила офлайн-формату. Праздник мы провели в три этапа за один вечер. Сначала наградили коллег за их успехи по результатам года, затем устроили часовое Bingo Show, которое для нас организовали ребята из команды Импресарио. А после перебрались из зума на неформальную онлайн-площадку Spatial Chat, разбрелись по комнатам, болтали, пели песни в караоке и под гитару — в общем, все как на настоящем офлайн-мероприятии. К новогодней вечеринке присоединились 80% коллег. И все остались в восторге.

В офлайн-офисе ты в любой момент можешь прийти к коллеге, чтобы обсудить задачу или уточнить статус. Сделать это онлайн гораздо сложнее — встречаться по каждому вопросу неудобно, а комментарии в переписке могут теряться. Для организации работы мы используем Яндекс.Трекер. Сервис помогает нам эффективно вести работу наших команд, отслеживать прогресс проектов в моменте, оперативно управлять нашими ресурсами. Сейчас все основные внутренние процессы компании перенесены в Трекер. Чтобы ставить задачи через сервис, у нас есть пара десятков разных форм на все случаи жизни. Нужен корпоративный ноутбук? Оставляй заявку в IT-отдел. Хочешь, чтобы информация о твоем проекте попала в рассылку? Неси заявку в CRM-форму. Нужно собрать аналитику? Ну ты понял, что делать.

Трекер позволяет отделам экономить время на взаимодействии друг с другом, перенося непродуктивные встречи в эффективную плоскость постановки задач, а также прививать культуру исполнительности и организованности внутри компании.

Бумажный документооборот — не только одна из сложностей при работе на удаленке, но и действительно огромный расход для бизнеса. Сотрудник может работать сколько угодно удаленно, но в некоторых компаниях до сих пор просят распечатывать, подписывать и отправлять в «главный офис» бумажные акты выполненных работ, приказы и прочую документацию. Компании же нужно эти отправки отслеживать, встречать курьеров и пушить сотрудников, чтобы они все сделали вовремя.

В Skillfactory организовано удаленное электронное подписание документов через сервис «Мой кабинет» в 1С. Нам не приходится почти ничего распечатывать, все происходит онлайн. Как только документ готов к подписанию, сотрудникам приходит пуш. Остается только зайти, ознакомиться и подписать. Это занимает буквально минуту. Электронная подпись генерируется внутри самой системы, что решает еще одну проблему — раньше сотрудникам ежегодно приходилось делать ЭЦП, подтверждая свою личность в одном из офисов компании в России.

Даже когда все мы в одной стране, мы находимся в нескольких часовых поясах. Но от этого рабочий процесс не должен ломаться. Чтобы этого избежать, мы используем несколько инструментов.

Один из них — Notion, где мы создали аналог корпоративного портала. Нужно открыть доступ к бесплатным корпоративным курсам или узнать подробности маркетинговой акции? Воспользуйся поиском по рабочему пространству — и ты найдешь ответ, даже если у ответственного за процесс коллеги уже глубокая ночь.

Следующее, что нам помогает — общее рабочее время. Ты можешь заниматься делами, в которых задействован ты один, в любой момент, главное — показывать ожидаемый результат. Но для общекомандных митов мы ориентируемся на период с 10 до 19 мск. Будет ли тебе хотеться вставать на работу в 6 утра, если ты отдыхаешь в Португалии, или готов ли ты работать в ночь, если решил рвануть на Бали? Если да, то присоединяйся к нашей команде и планируй визит в страну мечты.

Распределенной команде особенно важно получать регулярную похвалу. Если в обычном офлайн-офисе есть возможность на ходу услышать, как коллеги хвалят твой проект у кулера, то в условиях удаленки это почти нереально. Поэтому мы сделали похвалу и признание частью нашей базовой коммуникации.

Самые ценные комментарии — это комментарии от руководителя. Поэтому обязательный пункт в гайдах для тим-лидов — большой блок о том, как и почему нужно хвалить и признавать заслуги сотрудника. Мы рекомендуем делать это регулярно, вовремя, часто, а также и лично и публично.

Инструментов для публичной похвалы у нас много. Например, мы настроили бота внутри Slack. Каждые две недели он присылает уведомление и приглашает поблагодарить коллег за помощь прямо в комментариях к сообщению-напоминалке. И мы благодарим! Обычно в треде оказывается не одна сотня благодарностей. Мы стараемся отмечать успехи разного масштаба, потому что в общем деле важен каждый шаг.

Еще один публичный способ благодарности в Skillfactory — это отметка достижений на общих встречах компании. Они проходят каждые две недели, а также по результатам каждого квартала и года. В каждой презентации вы точно сможете найти слайды, в которых департаменты благодарят своих сотрудников или другие отделы.

Но не обязательно ждать повод — напоминание от бота или встречу. Отметить заслуги сотрудников можно в любой момент, и мы эту возможность тоже используем. Иногда в общих чатах публикуются большие благодарности коллегам по завершении крупного проекта или какого-то периода работы.

Мы много пишем про команду — две головы действительно лучше. Интересные идеи и решения, если искать их вместе, появляются быстрее. И это касается не только работы. Пребывание в тех странах, которые выбирают наши сотрудники, тоже легче организовать, если заручиться поддержкой коллег. Для этого внутри рабочего Slack-пространства мы организовали отдельные каналы по странам. Это помогает сотрудникам решать локальные вопросы, объединяться для работы и отдыха. Ребята из Турции, например, отмечали Новый год вместе.

На это у нас есть несколько причин. С точки зрения бизнеса вовлеченный сотрудник — это сотрудник, который лучше перформит. Гибкие условия работы и многочисленные инструменты для организации рабочего места и процесса делают человека лояльнее. У него появляется дополнительный повод любить свою работу и оставаться в компании как можно дольше. В результате перформанс становится лучше и качественнее, сотрудник не собирается увольняться, а компания не тратит деньги на наем нового сотрудника.

Вторая, и самая главная причина — мы создаем условия для себя. Можно смотреть на Google и мечтать там работать, потому что у них круто. А можно сделать круто там, где вы есть. В первую очередь удобные инструменты таск-трекинга, яркий корпоратив и ДМС достанутся не тому сотруднику, которого мы очень хотим привлечь с рынка, а нам, уже действующей команде Skillfactory.