Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Привет! На связи Creonit — digital production.

Делимся кейсом, как создание и внедрение сервиса для управления промоакциями уменьшило нагрузку на отдел маркетинга и сократило энтропию при запуске акций для поставщиков, категорийщиков и маркетологов. Расскажем, какие процессы оптимизировали, сделали более прозрачными и автоматизировали.

Про этот кейс рассказывал генеральный директор Creonit Антон Макаров на ECOM Expo 2022 в Москве, сегодня мы делимся им с вами.

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Клиент

«Novex» — первая в Сибири и четвертая в России сеть дрогери формата. Занимаются оптовой и розничной торговлей косметикой, парфюмерией, бытовой химией и хозяйственными товарами. Сеть есть в 7 регионах России, у них около 300 офлайн-магазинов и интернет-магазин.

Почитать о начале нашей работы с Novex, оптимизации их бизнес-процессов и перезапуске сайта с CMS на фреймворк (что повысило конверсию заказов в 3 раза), можно тут.

Проблемы

Novex общается с сотней поставщиков для совместного проведения акций в течение года по множеству разных каналов. Категорийщики и поставщики отправляют друг другу через email тысячи файлов за год, которые отдел маркетинга потом обрабатывает и формализует в акции вручную.

У файлов нет единого хранилища с историей и статистикой: загрузка в системы учета проходит в полуручном режиме. Это много часов работы, которые уходят на: скачать файл, открыть, копировать, вставить, отсортировать, поправить, сохранить, отправить, снова скачать и так по кругу.

У Novex есть свой отлаженный и работающий процесс, на который завязаны важнейшие бизнес-процессы, но он не ложился ровно на имеющиеся готовые решения. Поэтому нужно было спроектировать и разработать кастомный сервис, который учтет все бизнес-процессы Novex, будет масштабируем и в дальнейшем мы сможем развивать его под потребности и задачи клиента.

Как формируются акции между поставщиками и категорийщиками

Процесс создания акций двусторонний: Novex могут сами ввести акции (например, сезонные к 8 марта), а поставщики могут предложить акции от себя.

Основную часть акций ведут поставщики, которые планируют продажи на кварталы и даже годы вперед. У поставщиков есть определенные квоты продаж: например, нужно продать 10000 единиц определенного товара за квартал. Поэтому они заранее сообщают, сколько товара хотят продать, чтобы их производственные мощности оправдались.

Затем поставщик и менеджер договариваются об акциях. Поставщик говорит, сколько процентов он готов компенсировать от стоимости при закупке, чтобы Novex продали товар со скидкой в определенные даты. Менеджеры могут дополнить акцию с товарами поставщика другим похожим ассортиментом. Подстраиваются даты и компенсации, чтобы товар лучше продавался в нужное время.

Так происходит, если, например, в этой категории есть заявки от других поставщиков или менеджеры хотят добавить какие-то товары, чтобы разгрузить склад и убрать позиции, которых там больше не будет. Либо если нужно сформировать акцию на определенную группу товаров, которые хорошо продаются в этот сезон.

Категорийные менеджеры правят или дополняют акцию поставщика и могут сдвинуть даты акции или сделать где-то скидку больше за счет компенсации самого Novex. То есть 20%, например, компенсирует поставщик, 10% Novex и итого скидка для конечного клиента 30%.

Для всего этого нужно много данных: видеть сам товар, его коды, цены у поставщиков и цены в рознице, какие были скидки и даты скидок, размер компенсации и скидки, и ещё множество данных в большой таблице.

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Роль маркетолога в процессе создания акций

Когда менеджеры и поставщики обо всем договорились и согласовали между собой таблицы с акциями, они передают их на согласование ведущему маркетологу.

Он ее согласовывает и отправляет данные в IT-отдел. А они уже загружают их в системы учёта товаров, чтобы данные о товарах приходили в филиалы (чтобы вовремя печатать ценники и продавать товары по акции) в нужном виде и чтобы в других системах все были в курсе, что в определенный период на товар действует акция (скидка, 2+1, 1+1 товар).

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

В чем сложность?

Общение между всеми звеньями идет в файлах Excel, которые все присылают друг другу на почту. Поставщик может прислать файл, а через 5 минут ещё один, уже скорректированный. В итоге почта маркетолога может содержать сотни сообщений с файлами, которые он собирает и скачивает, а затем руками заносит в общий документ. Все фильтрует, собирает, обрабатывает и проверяет, чтобы не было дублей. Очень много ручного анализа, чтобы разобраться в таком большом файле.

Также есть нюанс, что на акции и фиксированные скидки будет один файл, а если надо добавить новую акцию 2+1, то поставщик будет заполнять новый файл и присылать его маркетологу.

Представляете, что будет с загрузкой в отделе маркетинга, если будут повторяться масштабные пересчеты цен, как случилось в феврале-марте 2022?

Система управления промоакциями

Мы приступили к проектированию и разработке системы. Основной задачей было сделать так, чтобы маркетологи, поставщики и категорийщики работали в одной базе данных, чтобы вся информация массово обрабатывалась и хранилось в одном месте.

Мы реализовали самую нужную функциональность, которая сильно уменьшит количество операций, совершаемых руками: автоматический сбор и отгрузку файлов с таблицами в системы учёта.

  • SAP (глобальная система учёта товаров);
  • S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);
  • Set Retail (кассы филиалов, где печатаются ценники и чеки).

SAP отдает в нашу систему данные о товарах и дерево категорий. Когда поставщик создаёт акцию, то Novex нужно знать, что у них есть нужные ему товары, а категорийщики и маркетолог должны видеть цену этих товаров при закупке, продаже и размер скидки на них. Чтобы это узнавать, мы забрали данные о товарах из SAP на сторону нашего сервиса.

Сейчас все пользователи заходят в одну систему с разными уровнями доступа и разными ролями. При необходимости могут добавлять свою.

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Работа с промоакциями

С акциями стало работать куда проще: появилась общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций.

Можно добавлять акции, корректировать по ним массовые и точечные данные, импортировать акции через файл в систему. Согласовывать акции можно в специальном окне, где владелец процесса принимает или отклоняет запрос кнопками «принять» или «отклонить».

Теперь, например, при ошибке или смене курса по акциям от поставщика, не нужно подключать несколько людей и присылать новые файлы категорийщику и маркетологу. Нужно просто внести изменения в общий список в личном кабинете, это увидят участники процесса и получат оповещение на почту об изменениях, примут во внимание и одобрят (или не одобрят).

Отчеты по промоакциям

Отчёт о начале, завершении, изменении акции приходят соответствующими сотрудникам на email, сокращая время на мониторинг изменений. Если произойдет изменение в акциях — сотрудник узнает об этом первым. Например, если поставщик внесет изменение в размер скидки на зубные щетки, то менеджеру и маркетологу Novex придёт оповещение на почту об этом.

Импорт акций

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Импорт новых акций. Если нужно внести 200 новых акций, то поставщики и менеджеры могут импортировать свои файлы с акциями сразу в систему.

Импорт обновленных акций. В марте 2022 года был массовый пересчёт цен из-за падения рубля. Система подготовлена для таких ситуаций: если нужно масштабно изменить все цены, то их меняют в Excel, импортируют эти документы на сайт, а информация из документов умно распределяется куда нужно по графам системы (цена — в цены, проценты скидок — в процент скидок и т.д.).

Конфликты. Если при загрузке акций какие-то из них дублируются (уже есть в системе), то это подсвечивается в специальном окне «конфликты». Там можно отсмотреть и решить все конфликты с помощью соответствующих кнопок.

Если нужно вносить штучные изменения (откорректировать размер скидки нескольких товаров), то это сразу можно сделать в нашей системе.

Все реальные данные о товарах и наименования на скрине изменены.
Все реальные данные о товарах и наименования на скрине изменены.

Запуск акций

Система позволяет запускать акции на всю филиальную сеть или только на выбранные филиалы. Например, можно запустить акцию 2+1 в филиалах по всей Новосибирской области, либо лишь в трех филиалах Novex в Новосибирске. Это помогает контролировать запуск акций и решение проблем, если они возникают. Все акции собираются в одной системе автоматически и централизованно, все действия логируются в одном месте.

Интеграция с системами учёта

Система автоматически отправляет в системы учета только нужные и актуальные данные. Например, отправляет информацию только о новых акциях за выбранный промежуток времени. Это помогает избежать дублирования информации и лишней работы с системами учёта.

Интегрировались с:

  • SAP (глобальная система учёта товаров);
  • S-Market (автоматизированная система управления товародвижением);
  • Set Retail (кассы филиалов, где печатаются ценники и чеки).

Логирование и прозрачное согласование

В системе видно, кто (поставщик, менеджер, маркетолог) и когда корректирует данные, поэтому легко отследить любые изменения в акциях. Есть журнал изменений, в котором указано, какой пользователь и когда внес корректировки. Если корректировки вносил пользователь с низким уровнем доступа, то его корректировки должен принять администратор кнопками «принять» и «отклонить», прежде чем они отобразятся у других пользователей.

Итого

С акциями стало работать куда проще: появилась общая система для создания, редактирования, согласования и продления акций для всех участников цепочки. Сейчас мы продолжаем отлаживать систему управления акциями, отслеживая сложности при работе и собирая обратную связь от сотрудников Novex. Уже сейчас можно заметить, как уменьшилась нагрузка на отдел маркетинга и сократилась энтропия при запуске акций. Раньше все этапы проводили люди вручную, тратили много времени на проверку файлов и все было не прозрачно, потому что происходило в переписках на почте. А сейчас в системе логируются все изменения, участники получают оповещения о них, загруженные акции самостоятельно распределяются в сервисе и отправляют нужные данные в системы учёта.

Если вам интересно детальнее ознакомиться с кейсом про разработку сервиса для управления промоакциями, это можно сделать тут.

Система управления промоакциями: удобный запуск акций в ритейле для поставщиков, категорийщиков и маркетологов

Больше кейсов и решений можно найти в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!

35
2 комментария

Обидно, что у такого качественного материала нет комментариев.

У меня есть уточняющий вопрос вот по этому моменту:

"Если нужно вносить штучные изменения (откорректировать размер скидки нескольких товаров), то это сразу можно сделать в нашей системе."

Как я понял из кейса, таблички Excel всё равно никуда не делись и сотрудники всё равно сначала вносят информацию в Excel, а затем уже импортируют в систему.

Сценарий "внесли изменения в табличку - запушили в систему - изменения/новая таблица интегрирована в CRM" понятен.

А что если пользователь внёс то самое "штучное" изменение в систему, но не внёс его в табличку Excel? Или предусмотрен обратный пользовательский сценарий, где любой авторизованный пользователь системы может выгрузить табличку себе на ПК? Если да, то что делать при сценарии, когда пользователь несколько раз совершил "штучные" изменения в системе, а в табличке Excel остались старые данные? При внесении "массовых" изменений пользователь каждый раз экспортирует из системы актуальную версию таблицы в формате Excel и только после этого вносит туда изменения?

Ответить

Спасибо за вопрос, рады, что понравился материал)

Импорт из Excel используется только поставщиками для массовой заливки и обновления акций в системе. Штучные изменения тоже есть и доступны всем. Дублировать изменения в лежащие отдельно файлы Excel никому не нужно — если в системе появится дубль или конфликт по товару, она сама об этом предупредит пользователя и предложит выбрать верный вариант.

2
Ответить