Фуры и бензин: как контроль за расходом топлива стал человечнее благодаря цифровизации

Пластиковые топливные карты кардинально изменили взаимоотношения между водителями и владельцами автопарка. Начальство отказалось от системы тотального контроля водителей и перестало видеть в каждом из них потенциального вора топлива.

Меня зовут Павел Бельтюков, я директор департамента по работе с крупным бизнесом в ППР (Передовые Платежные Решения) — компании, которая помогает бизнесу экономить с помощью топливных карт. В этой статье я расскажу, как система расчетов за топливо помогла автопаркам создать атмосферу доверия между руководством и водителями, снизить необходимость контроля, но при этом вести понятный и удобный учет расхода топлива.

Неделю назад в статье «Фуры и бензин: как российский бизнес учился контролировать водителей и расход топлива» я объяснил, почему в 90-х заправка была целым квестом для компании и водителя. Если коротко, то:

• Способов расчета было всего три: наличные, заправки по ведомостям и талоны.
• Ни один способ не защищал компанию от сливов и перепродажи топлива. Можно было только посчитать, сколько потрачено на заправки, а дальше — темный лес.
• Лучшая защита — нападение. Из-за невозможности хоть как-то отследить заправки, компании изначально на всякий случай не доверяли водителям.
  Ответственность за расход топлива была на бухгалтерии и администраторах автопарков. И они не могли придумать ничего лучшего, чем подозревать в хищении каждого сидящего за рулем.

• В результате — каждый был сам за себя, задачи компании никого не интересовали, а топливо тем временем утекало как песок сквозь пальцы.

В конце 90-х среди хаоса с талонами, наличкой и заправками по ведомости появились первые топливные карты.

Это была пластиковая карта с чипом, в котором «зашита» нужная информация: лимит на заправку на сутки, неделю и месяц, вид топлива. С ней жизнь компаний и сотрудников стала проще.

Компании смогли планировать, оптимизировать и полностью контролировать расходы на топливо:

• Лимиты по карте упростили и автоматизировали контроль за расходами. Администратор указывал максимальный литраж и вид топлива, которым мог заправиться водитель. Теперь если водитель решил заправить не только рабочую машину, ему могло не хватить лимита литров, чтобы проехать по своему маршруту.
• Лимиты по карте снижали риски больших финансовых потерь, если карта попала в чужие руки. Водители часто клеили стикер с пин-кодом прямо на карту и ей мог воспользоваться, кто угодно. Теперь если карту украли, а водитель написал на ней пин-код, то больше лимита по карте невозможно заправить.
• Компании теперь могли возместить НДС с затрат на топливо. Благодаря этому почти на 20% сократились расходы компаний, которые правильно и чисто ведут бухгалтерию автопарка.
• Стало проще отслеживать расходы автопарка в целом, затраты на определенных рейсах или конкретной машины.
• Наконец-то появился порядок в бухгалтерии. Все расходы на топливо без труда фиксировались, даже если водитель потерял чек.
• Если карту украли или потеряли — ее блокируют. Правда, в течение трех дней, но это лучше, чем ничего.

Снизилась нагрузка на администраторов автопарков:

• Больше не нужно было заполнять каждый день кучу бумажек, подбирать удобные для водителей номиналы талонов, рассчитывать, чтобы этих талонов всем хватило.
• А еще не нужно следить за актуальностью всех списков на заправке и каждый раз подавать обновленные на АЗС. Установил лимит на карту для водителя или машины — и все.
• Координация работы водителей стала проще. В начале нулевых появился АЗС-локатор — компьютерная программа, в которой были отмечены все российские АЗС, где принимали топливные карты.

Работа водителей стала проще, спокойнее и безопаснее:

• Водитель получал карту и мог больше не ездить каждый день в автопарк, чтобы получить наличку, талоны или проверить себя в списках для АЗС.
• Бумажки сверяли уже не так строго. Все траты администратор видел и без водителя. Потерянный или порванный чек больше не был трагедией.
• Частично с плеч спала финансовая ответственность. Раньше в длительную поездку выдавали много талонов и наличных, поэтому водителей грабили. А вот кража карты — неприятно, но не страшно, администратор мог удаленно ее заблокировать.

А что с контролем? Первые топливные карты дали компаниям новые возможности контролировать затраты на топливо. Но проблем с ними все еще было немало.

Масштабироваться с одними только картами все еще сложно. АЗС для заправок по картам было очень мало. Например, в 2004 году картой ППР можно было заправиться только на 200 АЗС, которые были разбросаны по всей России. Многим компаниям приходилось комбинировать способы расчета: где-то заправляться картой, где-то талонами, а где-то использовать наличные.

Невозможно оперативно влиять на ситуацию. Чтобы изменить лимит или заблокировать карту, администратору приходилось звонить в процессинговую компанию и оставлять заявку.

Весь процесс мог занять несколько дней, поэтому невозможно было оперативно заблокировать карту в случае кражи или изменить лимит, если маршрут водителя удлинялся.

Топливные карты могли получить далеко не все компании. Их выдавали только крупному бизнесу. На первых порах все работало на относительном доверии. Из-за задержек с обменом данных транзакции тоже шли с задержкой. Если заканчивались деньги на балансе клиента, то он мог уйти в минус, а процессинговая компания замечала это только через 3–4 дня.

Всеми картами управляли администраторы, и от их затыков у водителя в дороге могли быть неприятности.

Лимита не хватает, чтобы ехать дальше. Администраторы не всегда все просчитывали до мелочей и могли ставить лимиты «как положено по плану», а не как будет удобно водителю. Например, в один день нужно проехать 450 км, во второй — 250 км, а на третий — 100 км. В среднем это 267 км в день, вот администратор по этому среднему и ставил лимит на день.

В реальности же заправиться в первый день нужно больше, а лимита не хватает. Поэтому приходилось продумывать, когда и сколько залить топлива в рамках лимита, чтобы хватало на следующие поездки.

График сдвигается из-за заблокированной карты. Одна из частых ситуаций — деньги на балансе есть, карта заблокирована, а водитель узнает об этом только на заправке.

Так процессинговые компании защищались от потенциального мошенничества:

Постоянно отслеживали баланс на карте ⟶ рассчитывали, на сколько дней хватит остатка, ⟶ если остатка не хватало минимум на три дня, карту блокировали.

А что с контролем? Контроль стал более централизованным, поэтому добавилось проблем у нечистых на руку водителей. Некоторые способы воровства стали невозможными, и появилось больше рисков быть пойманными на краже. Одни продолжали работать уже честно, а другие все равно старались придумывать более сложные серые схемы.

В 2009 году появились первые онлайн-карты. Теперь информация по карте хранилась не на чипах, а на серверах.

Управлять картами и контролировать операции по ним можно было в режиме реального времени в личном кабинете. Благодаря этому:

• Больше компаний смогло перейти на расчеты по топливным картам. Теперь карты выдавали охотнее, потому что обмен данными стал быстрее. Процессинговые компании могли блокировать возможность расчетов сразу после того, как деньги на балансе заканчивались, а не через несколько дней после.
• Водителю в дороге можно было оперативно помочь. Администраторы из личного кабинета могли быстро повысить дневной лимит карты, пополнить баланс или заблокировать карту за несколько минут, если ее украли.
• Еще больше контроля за расходом топлива. В бухгалтерии не нужно было ждать, пока водитель вернется с рейса, и заполнять данные задним числом. Администраторы получили еще больше возможностей за контролем расхода топлива. Они могли просмотреть все транзакции за день или другой период, сразу отметить подозрительные и быстро выяснить, в чем проблема.

После запуска онлайн-карт начали появляться отдельные сервисы, которые еще больше упростили работу и водителя, и администратора.

Автоматизировали контроль расходов и убрали необходимость «ручного» контроля за водителями. Раньше, чтобы найти что-то неладное, нужно было по уши зарыться в накладных, чеках и счетах. Теперь это были просто уведомления. Например, о сомнительных операциях.

Помогли находить самые удобные маршруты, экономить время водителя и деньги компании. Некоторое время администраторы строили маршруты водителей от АЗС к АЗС с наиболее выгодной ценой и по самому короткому пути. Водителю не нужно было наматывать круги в поисках заправки, которая принимает карты и подходит по цене.

Ввели электронные топливные талоны для экстренной помощи и простой работы с подрядчиками. Что делать, если водитель в рейсе, а карта потерялась или сломалась? А если водитель не в штате и вышел на подмену? Не давать же ему карту или наличку.

В 2014 году появились онлайн-талоны — администратор через личный кабинет отправляет водителю SMS или email со штрихкодом. Его достаточно показать оператору АЗС, ввести ПИН-код, и водителя заправят.

А что с контролем? Каждая маленькая функция и дополнительная возможность упрощали коммуникацию между водителем и администратором автопарка. Когда управление картами, контроль расходов и отчетность автоматизированы, остается все меньше поводов для личных стычек, ссор, недопониманий и недоверия.

Когда топливные карты закрыли базовую потребность компании — контролировать расход топлива, — казалось бы, цель была достигнута. Но оказалось, что у топливных карт и сервисов для них еще много нераскрытых возможностей и они могут помочь сделать работу в автопарке компании еще слаженнее и четче.

Не только технологии расчета за топливо развивались все это время. Руководители автопарков всячески пытаются приструнить водителей и пресечь попытки воровства. Для этого:

• Устанавливают ограничители на бак, чтобы водители не могли слить топливо. Но умельцы все равно находились, кроме того, ограничители не мешают заправлять канистры или чужие машины.
• Монтируют различные датчики в топливных баках, подключают их к форсункам, локальной сети автомобиля. У всех единая цель — узнать, сколько топлива потратил водитель за поездку, и сравнить их с фактическим расходом. Но это неудобно и дорого: нужно потратить деньги и время на оборудование всего автопарка. К тому же электроника не совершенна и может насчитать всякого во время тряски на дороге.
• Отслеживают передвижение водителей по спутникам. Контролируешь, где и сколько ездил водитель, сравниваешь с затраченной суммой, оцениваешь расход. Кажется, что это удобно. Но если это автопарк на сотню машин, то уже нужно несколько дополнительных человек в штате, которые будут только следить за маршрутами и делать эти расчеты.

Опять получился так себе контроль. По сути, компании все равно не могли контролировать расход топлива в режиме реального времени и все нужно было делать вручную, чтобы выяснить хоть что-то.

Мы помогли компаниям автоматизировать и этот процесс. С 2014 года у компаний появилась возможность интегрировать в топливные карты свои датчики и спутниковый мониторинг.

Вот несколько примеров, как это работает:

• В момент транзакции по карте система проверяет, где находится машина, которая привязана к этой карте. Если они в разных местах — значит, картой заправляют личную машину.
• После заправки система сравнивает, сколько литров заправили по карте и сколько из них попало в бак. Если есть разница, в компании сразу об этом узнают.

Узнать информацию по карте можно было только в терминале в момент расчета или позвонить на горячую линию провайдера топливных карт. Но связь в начале 00-х еще не была так доступна, как сейчас. В итоге водителям постоянно приходилось держать в голове кучу всего: какой лимит на карте, сколько литров еще можно залить, сколько денег на балансе и на какой заправке можно заправиться.

В 2018 году появилось приложение «Мой ППР»:

• Как и в первом приложении, тут был АЗС-локатор. Можно было найти ближайшую заправку и проложить к ней маршрут.
• Информация о балансе или лимитах теперь всегда перед глазами.
• Можно посмотреть все транзакции и отчеты за определенный период, а раньше бы пришлось все это просить у администратора.
• Водитель сам может заблокировать карту в случае форс-мажора, а не звонить администратору и тратить время на объяснение ситуации.

Раньше весь день администратор должен был проводить возле компьютера, чтобы оперативно управлять картами и помогать водителям. Отвлечься на другие задачи невозможно. Звонит водитель — нужно срочно бежать к компьютеру.

В 2019 году в приложение «Мой ППР» мы добавили раздел для администратора. Теперь можно было управлять картами, следить за балансом, выставлять счета и отслеживать транзакции, даже если сам администратор находится далеко от офиса.

В дороге водитель покупает не только топливо — предохранители, обеды, омыватель или антифриз. И это только малая часть. Чтобы расходы за время рейса возместили, приходится собирать все чеки, везти их в бухгалтерию, ждать пока оформят возмещение.

В партнерстве c Visa мы сделали две карты в одной: топливную и расчетную. С ней не нужно оформлять командировочные или корпоративную банковскую карту. Все расходы проходят через одну карту, и по ним можно выгрузить отчет в любой момент.

Карта помогла сделать отношения между водителем и компанией еще более прозрачными. Администратору понятно, куда водитель тратит деньги, а водителю не нужно тратить время на отчет за потраченные средства.

В итоге компании от тотального контроля над водителями перешли к здоровым рабочим отношениям с сотрудниками.

Теперь даже маленький автопарк может выстроить удобный и слаженный процесс работы. Топливные карты можно использовать, даже если компанию зарегистрировали только вчера. И возможностей карт хватит для того, чтобы без дорогого оборудования для мониторинга не приходилось переживать, что кто-то где-то ворует.