Pyrus — удобная альтернатива рабочей электронной почте для общения и ведения задач

В августе этого года я начал работать в компании Pyrus — это сервис для совместной работы и автоматизации бизнес-процессов. Коллеги общаются в Pyrus друг с другом и ведут рабочие задачи. Расскажу, чем это удобнее электронной почты.

Электронная почта — всё ещё самый популярный планировщик. «В то время, как наши космические корабли бороздят просторы вселенной», службы доставки отправляют посылки дронами, пассажиров возят беспилотные такси, а нейронные сети пишут статьи и сочиняют музыку, большинство людей продолжают общаться по рабочим задачам и следить за их выполнением в электронной почте. Но они делают это не из-за удобства, а по привычке.

В Pyrus сотрудники общаются друг с другом, отвечают на обращения клиентов, ведут задачи и организуют бизнес-процессы. Общение в Pyrus отличается от привычной переписки в электронной почте.

Задача, которая приходит по электронной почте, — это такое же письмо, как и все остальные. У него есть только тема, адресаты и текст.

Любое сообщение в Pyrus — это, в первую очередь, задача, у которой есть автор, ответственный и срок. Даже если автор хочет просто попросить коллегу скинуть ему презентацию с прошедшего вебинара, то он не отправляет сообщение, а ставит задачу «Прислать презентацию с вебинара». Адресат задачи автоматически назначается ответственным за её выполнение. А общение происходит в комментариях.

Если адресатов несколько, то ответственным назначается один из них, а остальные будут наблюдателями. Участников переписки может быть много, но ответственный всегда один.

Вместо «ASAP» или «Срочно!!!» в теме письма, в Pyrus задаче можно установить срок и время, к которому она должна быть завершена. В зависимости от статуса, меняется шрифт и цвет названия задачи в списке входящих. Если у задачи есть дедлайн, справа от названия отображается, сколько дней осталось до завершения.

Чтобы не забыть про задачу, можно установить напоминание. В нужное время она снова появится во входящих.

Чтобы понять, кто за что отвечает, какие сроки по задаче или чтобы найти нужный файл, не придётся листать всю переписку от начала и до конца. В Pyrus для этого есть информационная панель задачи.

Если в задачу добавляется новый участник, ему не придётся долго вникать в суть происходящего. В электронной же почте это обычно выглядит так:

В Pyrus «Серёже» не составит труда разобраться в подробностях задачи и её истории. В ленте активности — не только комментарии участников, но и все действия по задаче: создание, добавление новых файлов, смена темы, дедлайна или ответственного.

Всё общение по задаче в Pyrus происходит в комментариях. Это удобнее, чем в электронной почте.

Например, в длинной переписке порой становится непонятно, на что отвечает тот или иной собеседник. В Pyrus можно ответить на конкретное сообщение, процитировав его.

А ещё отправленное электронное письмо невозможно вернуть или исправить. Представим, что отправитель дал в письме неправильный номер телефона, забыл вложить нужный файл или, наоборот, отправил не то вложение. Ему придётся писать новое письмо и объяснять, что было не так с предыдущим. Если на «неправильное» письмо уже ответили или его переслали другому получателю, некоторые участники переписки могут вообще не узнать об ошибке.

В Pyrus автор комментария может изменить его после публикации. Если в тексте ошибка или опечатка, можно исправить или дополнить написанное. Если забыл вложить файл — добавить его. Исправить можно не только комментарий, но и самое первое сообщение с задачей.

Если нажать на слово «изменён» в комментарии, можно посмотреть первоначальную версию сообщения. И даже если в комментарии был файл, который потом удалили, его всё равно можно будет скачать.

А вот удалить комментарий в Pyrus нельзя, поэтому стоит внимательнее следить за словами и договорённостями.

Одна из самых раздражающих вещей в переписке по электронной почте — из неё нельзя удалиться самому. Бывает, что кого-то добавили в копию по ошибке или дальнейшая переписка для человека не актуальна. Чаще всего адресату приходится самому просить, чтобы его адрес убрали из списка получателей.

Удалиться из переписки в Pyrus можно самому. Для этого достаточно исключить себя из наблюдателей, и уведомления по задаче больше не будут появляться во входящих.

А вот что общего у электронной почты и Pyrus, так это цена — пользоваться Pyrus можно бесплатно. Для общения и ведения задач нет ограничений ни по размеру команды, ни по количеству задач. Платные тарифы есть, но там и возможностей больше.

На прошлой работе мне все задачи присылали на почту. Так делали даже те коллеги, с которыми мы общались в рабочем чате в Телеграме. В Pyrus у меня есть рабочая электронная почта, но я ей практически не пользуюсь — нет поводов. Сначала, без писем и чатиков в Телеграме, было непривычно, но втянулся быстро.

Тысячи небольших компаний используют Pyrus для ведения задач, а Совкомбанк, Додо Пицца, ivi и Hoff организуют в нём сотни бизнес-процессов. Попробуйте и вы, чтобы понять, чем Pyrus может быть вам полезен. Поделитесь в комментариях своими впечатлениями, интересно ваше мнение.