Moo.team – CRM для digital-команд

Написать этот пост я решил в тот день, когда анонсировали «Трибуну» на VC. Но все пошло не так.

Разработка CRM началась еще в 2017 году, но результат нам не нравился, и мы забросили. Многие на этом и успокаиваются – хорошо, когда сделал MVP и понял, что получилось говно, значит самое время остановиться. Но мне стало жаль потраченных усилий и спустя год после остановки я предложил сделать все по новой. Эта работа заняла около двух лет, и в конце 2020 мы начали переезжать в «свою CRM».

Вообще, Moo.team – это и ERP, и таск-менеджер, и CRM, и что-нибудь еще, но подобные системы, чем бы они формально не являлись, в народе принято называть просто CRM.

Кругом довольно много сарказма насчет идеи сделать «свою CRM» и небеспричинно: многие брались, немногие сделали, успеха добились единицы. Но мы справились – перешли из группы «многие брались» в группу «немногие сделали» и теперь стремимся добиться успеха!

Привет, меня зовут Александр Алаев или просто АлаичЪ. В среде seo-специалистов известен благодаря одноименному seo-блогу, который веду с 2010, и нескольким продуктам: программам FastTrust и ComparseR и сервису CheckTrust.ru, выпущенным в 2013-2014 гг.

Тогда же я решил организовать веб-студию «АлаичЪ и Ко». И на этом, как говорится, мои полномочия все… времени ни на что не хватало. Но благодаря всеобщим усилиям и ответственности коллег за 4 года студия стала самостоятельной и, можно сказать, сейчас мы довольно успешные ребята: 25 человек, 100 проектов, 3.5кк оборот.

Но главное – у меня появилось время на новые проекты!

Когда в студии я еще был один, решил найти CRM, чтобы вести задачи по клиентским проектам (и самих клиентов приглашать для общения). Так и повелось: новые сотрудники, клиенты, проекты – всё добавляли в систему. Но сторонняя CRM, которую я тогда выбрал, ограничивалась только проектами-задачами и не сулила нового функционала.

С ростом команды появлялись новые бизнес-процессы, усложнялись существующие, в итоге руководитель seo-отдела (это наш самый многочисленный отдел – 15 человек) тратил все свое рабочее время на таблички, планирование, распределение нагрузки и еще 100500 мелких и рутинных задач.

Так родилась идея «еще одной CRM», заточенной под собственные нужды. Общаясь с руководителями других студий, я понял, что проблемы у всех одинаковые, а значит «собственные нужды» могут касаться многих, поэтому мы изначально заложили возможность регистрации в CRM других компаний.

Я так долго ждал, чтобы сказать: «Представляю вам Moo.Team CRM!» 😎

Первоначально надо было построить наш привычный фундамент: возможность создавать проекты и задачи, приглашать клиентов и вести с ними переписку в комментариях. Звучит понятно, но на деле все непросто: уведомления, приватность, статусы, метки, приоритеты и баги, баги, баги...

Несмотря на проблемы, мы создали модуль импорта данных из прошлой CRM и начали переносить накопленную за 5 лет историю. Переезжали три месяца в несколько итераций, часто что-то шло не так, но это позволило оперативно исправлять недочеты.

Задачу минимум успешно выполнили, баги пофиксили и уже многое автоматизировали, а сейчас внедряем различные полезные инструменты для работы и дорабатываем кое-что по просьбам других команд.

Многие возможности вы уже могли где-то встречать: реализованные лучше или хуже, платно или бесплатно, но смысл в том, чтобы собрать все нужное в одном месте, создать некую среду для комфортной работы без постоянных мыслей «так, а где это у нас хранится?», «хм…где-то же тут у меня закладка была», «ребят, скажите, кто ведет проект XXX, как попасть в админку?» и т. д.

Вот наша цель!

Возможности системы намного шире, чем я буду описывать, но все просто не поместится в один пост, поэтому сосредоточимся на вещах, которые будут полезны руководителю команды (ведь именно он принимает решение о выборе рабочей среды).

Для нас все это уже стало слишком привычным и само собой разумеющимся, а крутые фичи уже таковыми не кажутся, просто потому что мы видим их каждый день. Но на стадии закрытого тестирования, когда я проводил презентации системы, каждый руководитель находил повод удивиться.

Дашборд – сводка о том, что происходило и происходит. Для каждого проекта есть свой виджет, куда выводятся последние события (руководителю по всем проектам, сотруднику – по проектам, где он ответственный). По мнению коллег это одна из самых востребованных функций. Данные обновляются на фоне и без перезагрузки страницы, а вверху находится всегда виджет с самым новым событием.

Есть список приоритетных задач, новые проблемы из Яндекс.Вебмастера, если настроена интеграция с сайтами, и лента свежих публикаций из WIKI.

Команда – карточки всех сотрудников с должностями и разбивкой по отделам. Это очень помогает новичкам освоиться и быстро познакомиться с коллегами (по-модному – онбординг).

По каждому человеку есть нужная информация: рабочие аккаунты Яндекс и Google, пароль от компа (признайтесь, ну, было же такое, что надо срочно что-то посмотреть, а пароля нет, или уволил человека, а потом комп включить не можешь?)

Есть древовидная структура компании: видим, кто у кого наставник/куратор (у них, кстати, есть доступ к проектам подопечных и другие возможности, облегчающие проведение планерок).

Здесь и в модулях, описанных ниже, все кастомизируется – роли, отделы, должности, услуги, метки, статусы, категории и т. д. – все то, что может меняться в зависимости от потребностей разных команд со своими процессами.

Нагрузка сотрудников – таблица с информацией о том, кто и какие проекты ведет и сколько на это выделено времени (помогает руководителю понять, у кого есть свободное время, чтобы назначить ответственного на новый проект, а также понять, когда пора нанимать новых сотрудников, если у команды почти не остается свободного времени).

Проекты – список проектов, к которым для удобства привязываются услуги (seo, контекст, таргет и т. д.) и ответственный (плюс менеджер, исполнитель, руководитель). Так как все наши проекты подразумевают ежемесячную оплату услуг, то время, выделенное на услугу, записывается в нагрузку исполнителю (отсюда и формируется нагрузка сотрудника, о которой я говорил выше).

Как правило, для работы над проектом создается папка в Гугл Диске, куда отправляются нужные файлы и другая информация. Нам надоело создавать папки, выдавать права или отбирать их, когда человек переходит на другой проект или увольняется. А когда надо перетасовать проекты между сотрудниками… а-р-р-р-гххх!

Мы это автоматизировали: владелец аккаунта в CRM привязывает основной корпоративный gmail-аккаунт, на нем создается общая папка, внутри которой появляются подпапки с названием проектов (если проект переименовали, папка тоже изменит имя), а права на просмотр папки и создание в ней файлов выдаются всем участникам проекта (расшариваются на указанный в профиле gmail-аккаунт) и аналогично забираются при исключении человека из проекта.

Если у проекта указан сайт, можно настроить интеграцию с Яндекс Вебмастером и Метрикой. Жаль, что API Яндекс.Вебмастера не поддерживает операции с пользователями по аналогии с Гугл Диском, а то можно было бы делегировать права, но у нас данные из Вебмастера импортируются в CRM, так что можно вообще не заморачиваться.

Мониторинг – для указанного в проекте сайта активируется мониторинг: дата регистрации домена (чтобы узнать и вовремя уведомить клиента о необходимости продления), срок действия SSL-сертификата, проверка на вирусы, склейка зеркал (для сеошников это важно), изменения в robots.txt (покажет «было-стало») и доступность сайта (тут много настроек – от юзерагента и периодичности проверки до уведомлений в зависимости от количества ошибок подряд).

Доступы – место, где хранятся доступы к проектам (админки, ftp, аккаунты) и корпоративным аккаунтам (почты, сервисы и прочее) с настройками приватности на основании отдела и должности. Настраиваемые категории, быстрый поиск, избранное, возможность поделиться ссылкой, которая откроется тем, у кого есть доступ.

Есть модерация: когда сотрудник добавляет доступ, его сперва должен проверить руководитель, только после этого он появится для всех. Плюс возможности отправить на модерацию – если данные не подходят, руководитель получит уведомление и займется исправлением проблемы.

Сейчас мы работаем над шифрованием данных на лету, чтобы в БД записывалась абракадабра, расшифровать которую можно только по индивидуальному ПИН-коду.

Задачи – приоритет, дедлайн, ответственный, соисполнитель, приватность, статусы, метки, таймер, подзадачи, чек-листы, избранное, комментарии, реакции, оповещения, логирование всех изменений, ответы через почту… Тут удивить чем-то сложно, но я бы выделил возможность просматривать задачи не только в рамках проекта, а видеть весь список своих задач по всем проектам с возможностью сортировки и фильтрации по нужным параметрам. Иногда удобно видеть простой список задач, отсортированный по дедлайну, и выполнять их, не обращая внимания на проекты (особенно если задачи однотипные и рутинные).

Дровер – так называется доступная на всех страницах всплывающая панель с уведомлениями и другой важной информацией (те, кто не понимает смысл этого слова, называют проще - колокольчик). Кроме уведомлений по задачам там кроется список проектов с группировкой (исполнитель, руководитель, наблюдатель), назначенные задачи, список коллег (руководители и кураторы видят задачу, над которой работает сотрудник и время по таймеру), события из календаря и избранное.

Слышал, что многие не одобряют таймер, будто это угнетает людей, но у нас никто от подобного не страдает (да, внедрить таймер сложно, если раньше его не было, хотя это лишь вопрос времени, но, когда так заведено изначально, проблем нет).

Зато можно узнать, сколько времени потрачено на ту или иную задачу, и если что-то не совпадает с планом, значит стоит обсудить. По данным из таймера строится отчетность по проектам и сотрудникам. Бывает, что клиент просит много чего помимо месячного плана, можно аргументированно предложить увеличение бюджета (временное или постоянное), у нас это нередко работает.

Одной из задач при разработке CRM стал модуль автоматического расчета ЗП – учет окладов и отработанного времени, количества и сложности проектов, бонусов за наставничество и кураторство и т. д.

Два года назад я публиковал на VC запись, которая вызвала бурные обсуждения, – «Успешный опыт внедрения мотивации для SEO-отдела в рамках веб-студии» – так вот, система никуда не пропала и даже модернизировалась. Если кому-то она понравится, можете попробовать внедрить, а я расскажу, как настроить (некоторые вещи не очевидны и пока не документированы).

Есть у нас и база знаний (WIKI) с внутренними регламентами, инструкциями, статьями, чек-листами и т. д. (за публикацию полезной информации мы выплачиваем бонусы – это на случай, если «ой, да некогда мне эти регламенты писать»).

И календарь, где отмечены отпуска сотрудников – этим мы полностью решили поток вопросов «а когда я могу в отпуск?» – теперь видно, кто когда в отпуске и, соответственно, когда можно идти отдыхать, чтобы не пересекаться. По желанию события могут сперва проходить согласование у руководителя.

Как я сказал, это не все, потому что не хочу грузить, да и должно же что-то остаться, чтобы заинтересовать вас 😊

Или, другими словами, почему вам стоит попробовать moo.team?

Написанное ниже основано на разговоре с представителями ~40 веб-студий (в своем тг-канале я предложил желающим попробовать систему до релиза заполнить анкету и получил целых 72 отклика). Во время закрытого тестирования в течение месяца я созванивался с каждым руководителем на 1–2 часа, узнавал о процессах и рассказывал, как это происходит у нас, а затем презентовал систему.

В основном это были небольшие команды из 5–15 человек с 10–30 проектами. Но было и несколько крупных команд численностью 100–300 человек и таким же количеством проектов (честно, я был удивлен, что они откликнулись и увидели в системе много возможностей, которые помогли бы им в работе, но их остановило одно – невозможность развернуть систему на своих серверах в виде коробочной версии без доступа извне. «Коробка» – пока не наш приоритет, но через годик-два мы ее выпустим).

Немного статистики.

Большая часть компаний использует бесплатные решения: обычно Трелло, реже Битрикс24. Первая группа отметила, что Трелло не подходит для работы с клиентскими проектами: имеет ограниченный функционал, не позволяет видеть задачи по все проектам списком, отсутствуют системы контроля и учета времени, а кроме карточек с задачами фактически ничего нет. После презентации половина студий отказались от Трелло и переехали в moo.team.

Пользователей Битрикс24 напрягает запутанный интерфейс, неочевидность многих функций и в целом переизбыток возможностей, которые отвлекают от работы, а при всем обилии нет ничего для работы с сайтами (по части seo, имею в виду). Около трети пользователей Б24 решились на переезд. Учитывая недавнее подорожание Б24 и почти полную кастрацию бесплатных возможностей, оставшиеся тоже скоро подтянутся.

Пользователей ПланФикс и Мегаплан удивить не удалось. Во-первых, это команды покрупнее, готовые платить от 10 до 50к мес и более за настроенные годами бизнес-процессы (в этом указанные CRM очень сильны). И все же две команды решились на переезд! Чтобы убедить оставшихся, нам предстоит еще много работы.

Четверть представителей веб-студий использовали совершенно разные CRM, включая те, о которых я никогда не слышал. Почему их выбрали? Всякое бывает: пришёл новый руководитель и «принес» с собой новую систему; нашли какой-то особенный функционал, который перевешивает все остальные недостатки; просто так случайно вышло; у кого-то была и «собственная CRM».

Что еще общего у опрошенных:

На основании проведенных созвонов я понял нашу ЦА так: команды (услуги: seo, контекст, разработка и т. д.) от 3 до 30 человек с количеством проектов от 5 до 100, которые используют бесплатные Трелло / Битрикс24 или какие-то не очень популярные решения без глубокой проработки бизнес-процессов.

Возможные упущения: небольшая выборка, ведь при опросе 300–500 студий результат может быть другой; для команд более 50 человек могут быть нужны совсем другие процессы, но мы этого не знаем, так как сами не доросли (но когда дорастем, обязательно подготовим CRM к такому).

Пункта «Чем мы хуже» не будет, но совершенно очевидно, что мы еще в начале пути, а значит многого у нас нет, банально, в нашей студии нет отдела продаж, поэтому связанные с этим процессы у нас отсутствуют (но даже для входящих заявок нужен какой-то учет, и мы его скоро сделаем).

В профессиональной среде меня давно знают и доверяют. За 7 лет работы CheckTrust.ru, где также хранятся важные данные, я никого не подвел. Но да – это всего лишь слова. И других аргументов у меня не было, поэтому я решил узнать, а что гарантируют другие CRM-системы:

Это максимум, что может гарантировать вам любой saas-сервис, бОльшую безопасность может обеспечить только «коробка», запущенная на собственном сервере с доступом из внутренней сети, но это вообще другая история.

Репутация зарабатывается годами, а теряется за миг, и это одна из тех вещей, которыми я сильно дорожу.

Я хотел познакомить вас с командой, рассказать про организацию работы, брендбук, мерч, товарный знак и много еще чего, но это в следующий раз, а сейчас тезисно:

Если вам еще о чем-то интересно узнать, спрашивайте в комментариях.

Чтобы все пользователи узнали о новых фишках, мы ведем лог обновлений, а также публикуем роадмэп, чтобы рассказать о ближайших планах.

Сейчас в работе и скоро появится:

В ближайших планах:

Мы открыты к общению и с радостью принимаем пожелания от наших пользователей. А раз уж мы решили делать публичный сервис, то прислушиваемся к идеям всех команд.

Кому нравится такой формат, есть чат для вопросов и предложений, и там же я дублирую информацию обо всех обновлениях: https://t.me/mooteamchat

Сейчас кажется, что это seo-ориентированная платформа, и отчасти это правда, так как seo – наша основная услуга, требующая оптимизации в первую очередь. Но студий, делающих упор на seo, настолько мало, что наш потолок – это тысяча активных аккаунтов (даже с учетом фрилансеров). Поэтому дальнейшее развитие будет направлено на студии с различным набором услуг, продуктовые команды и фрилансеров, чтобы каждый нашел для себя нужные внутренние инструменты автоматизации и аналитики.

Я знаю, как сложно менять CRM и свои привычки, но все же присмотритесь к нашей системе. Если потребуется, я готов для каждого провести видео-презентацию, показать на реальном примере, как и что работает.

При регистрации до 1 октября у всех будет тариф на 20 сотрудников и 20 проектов совершенно бесплатно и навсегда!

Базовый тариф стоит 990 р. (10 проектов и 10 сотрудников, пользователи клиентов не тарифицируются), а «Компания» на 50 сотрудников и 50 проектов – 4990 р. в месяц. Если кому-то потребуется расширить лимит – пишите, сделаем «Безлимит».

Можете мне не верить, но продукт создавался не ради заработка (может быть, поэтому у нас даже биллинга нет?), а потому что хочется, нравится и «я могу себе это позволить».

Звучит так себе, и кажется, что я могу запросто бросить его, когда перехочется, разонравится или я не смогу его себе больше позволить. Но я вижу свое дальнейшее развитие как раз в этом проекте, хочу создать большую продуктовую команду, а веб-студия дает мне ресурсы на осуществление этого плана.

Монетизация безусловно важна, и пока не для того, чтобы «выйти в ноль», а чтобы, оставаясь на стабильном уровне затрат, увеличивать команду и скорость разработки. Этому мне еще только предстоит научиться.

Короче, цель моей презентации – получить обратную связь, обоснованную критику, советы, пожелания и все такое. Или внезапно кто-то захочет принять участие в проекте (инвестиции не интересуют), буду рад пообщаться!

На всякий случай дублирую ссылку на лендинг – Moo.Team. Полноценный многостраничный сайт с подробным описанием всех возможностей и документацией мы как раз сейчас верстаем и наполняем.

Спасибо за внимание, друзья!

P.S. Почему «мутим»? Долго и мучительно придумывал различные названия, смотрел свободные домены, а однажды вдруг – Бах! – придумал, понравилось, решил оставить.