Как контролировать исполнение поручений подчинёнными
Поручение — просьба, устное задание, которое руководство направляет своим подчиненным. Оно не имеет официального закрепления, поэтому больше носит рекомендательный характер. Такие просьбы не фиксируются в документах, не описывают в приказах, поэтому порой их выполнение сложно контролировать.
В связи с этим у многих сотрудников компаний, организаций возникают вопросы, а должны ли они выполнять просьбы начальства, которые не имеют официального подтверждения.
В системе государственного делопроизводства существуют понятия «приказ» и «распоряжение». Это официальные документы, которые имеют печать, подпись руководителя. Их неисполнение может привести к штрафу, выговору и увольнению.
Однако, помимо этого, многие работодатели включают в договор при приеме на работу пункты о выполнении «иных поручений». Они не имеют письменного подтверждения, ограниченных сроков и других условий. Юридической силы такие поручения не имеют.
Именно поэтому, если сотруднику придется выполнять поручения, которые не прописаны в его договоре, но работодатель настаивает на их исполнении, возникший трудовой спор с юридической точки будет выигран работником.
Внутри любой компании существует ряд поручений. Под ними могут пониматься различные распорядительные документы, статус которых официален. В противном случае они не будут иметь силы. Отдавая поручение подчиненным, каждый руководитель должен убедиться в том, что его «приказ» имеет:
- Строго оговоренные временные рамки: срок исполнения, срок сдачи проекта (день, время).
- Конкретные указания действия (порядок действий, ожидаемый результат, какие инструменты необходимо использовать и т. д.).
- Обеспечение, необходимое для выполнения распоряжения (сотрудник должен иметь все, что нужно для продуктивной работы).
- Контроль — он осуществляется руководителем удобным для него и сотрудников способом.
Для того чтобы работники выполняли поручения быстро и не нарушали установленные требования, руководитель может мотивировать их различными бонусами, премиями и т. д.
Как контролировать поручения
Поручения, как правило, не документируются и включают в себя мелкие задачи. Каждый руководитель старается строго отслеживать их выполнение, так как часто именно от них зависит итоговый результат всей работы. Однако порой их количество достигает внушительных размеров, отследить выполнение каждого из них в срок становится непосильной задачей.
Для того чтобы этого не происходило, на помощь приходят различные хитрости. Например, наиболее простой способ контроля — присвоение статуса «выполнено», «не выполнено». Также следует устанавливать сроки сдачи для того, чтобы их исполнение не растягивалось на слишком длительные периоды.
Также многие присваивают промежуточные значения. Например, «ожидает выполнения», «отклонено» (сотрудник объяснил причину отказа), «просрочено», «на контроле» и т. д. Такая система позволяет своевременно выполнять и отслеживать готовность абсолютно всех поручений. Также контроль может быть промежуточным и осуществляться по завершении выполнения части поручения.
Но порой и этого недостаточно. Для того чтобы упростить систему контроля работы сотрудников, многие руководители пользуются специальными программами. Одна из таких — Projecto. Она позволяет полностью автоматизировать процесс, не допустив выхода из-под контроля процесса работы.
Сервис функционирует в облачной структуре. Для работы достаточно браузера. А это означает, что абсолютно каждый сотрудник любого подразделения будет иметь ежедневный доступ к сервису. Это очень удобно. Руководителю не придется искать каждого подчиненного по отдельности, чтобы дать ему очередную задачу. Все поручения можно назначать в режиме онлайн.
Projecto легко можно адаптировать под любую модель управления. Вы сможете контролировать количество задач, степень их выполнения вашими сотрудниками. Также задачи можно перенаправлять другим подчиненным, делить на части. В любой момент вы сможете увидеть промежуточный отчет. Ну а для того, чтобы сотрудники не забывали о своих обязанностях, существует система уведомлений. Внутри Projecto можно не только следить за поручениями, но и обмениваться файлами, вести переписку, обсуждать рабочие моменты удаленно.