Как работать по методологии SMART?

В современном мире можно часто увидеть такую аббревиатуру, как SMART, которая олицетворяет собой некие «умные» явления в различных областях жизни. Например, SMART-TV или смартфон. В реальности данный термин имеет несколько другое значение, никоим образом не связанное с маркетингом.

Сокращенное название чего-либо S.M.A.R.T. в настоящее время не имеет одной стандартной расшифровки, так как в различных случаях может трактоваться по-разному. Об этом мы и поговорим в этой статье.

С помощью термина SMART можно максимально правильно и эффективно ставить различные задачи с конкретными формулировками для достижения поставленной цели.

Как считают приверженцы Хаббарда, каждый конкретный человек обитает в своей особой вселенной, поэтому главной проблемой общения является налаживание правильного и эффективного взаимодействия между такими разными «вселенными».

И это действительно верная постановка вопроса, так как мы не знаем, что в реальности думает другой человек. В обычной жизни каждый из нас старается не допускать конфликта во время общения, смягчая острые углы. Но как быть на работе, когда необходимо синхронизировать работу начальника и сотрудников, совместив их «вселенные» путем постановки задач с максимальной детализацией всех рабочих моментов?

Например, у нового сотрудника скоро будет день рождения, и начальник ставит перед ним задачу — организовать стол для всего коллектива. Так как новичок еще не знаком с обычаями новой компании в связи с отсутствием налаженных связей, а спросить совета у новых коллег он стесняется, поэтому решает действовать на свое усмотрение. Не имея достаточного бюджета для организации такого праздника (новый сотрудник еще не получал аванс или заработную плату), он покупает торт в обычном супермаркете. Проведя несложные расчеты, новичок успокаивается на том, что даже одного маленького торта хватит для всех сотрудников его отдела.

Но в назначенный день приходят сотрудники и из других отделов, так как это является нормой в рамках корпоративного общения данной фирмы. В итоге торта всем не хватает, а многие пришли в ожидании обеденного меню из соседнего ресторана, а не куска сладкого десерта. Результат получается очень печальным, так как новичок не смог эффектно влиться в коллектив и произвести первое приятное впечатление.

В этом случае степень доверия начальника снижается, а новый сотрудник, испытывая неловкость ситуации, уходит в себя, теряя уровень самооценки. Исходя из этого новому человеку работать в таком коллективе будет некомфортно.

В дальнейшем выяснилось, что на все торжественные мероприятия, в том числе дни рождения сотрудников компании, создается специальный фонд, который используется для покупки продуктов и напитков. Деньги в такой фонд сдают сотрудники всех отделов, которые находятся на одном этаже фирмы. С владельцем ресторана давно налажены связи, поэтому для всех работников компании он предоставляет хорошие скидки, а если это день рождения сотрудника, скидка будет максимальной. Заказать все необходимое для корпоратива можно в телефонном режиме, и в назначенное время работники ресторана доставят еду в офис. Деньги, которые останутся в фонде, после оплаты «стола», получит радостный именинник.

Давайте посмотрим, почему наш новичок попал впросак.

• Он изначально не узнал все нюансы предстоящего мероприятия, поэтому попал в неловкую ситуацию и часть вины лежит на нем. Если вы не знаете, что делать, лучше посоветоваться с руководителем или сотрудниками своего отдела, которые подскажут правильный выход.
• Руководитель не совсем конкретно поставил задачу, поэтому часть вины лежит и на нем. Простая формулировка задачи возможна только в сложившемся коллективе, где каждый знает, что он должен сделать для достижения поставленной цели, без лишних вопросов. К сожалению, сплоченные команды встречаются достаточно нечасто, так как для этого необходимы годы слаженной работы.
• В итоге начальник и подчиненный по-разному увидели решение поставленной задачи, что привело к печальным последствиям.

Своевременная и правильная синхронизация взаимоотношений нового сотрудника и начальника помогла бы избежать подобной ситуации. Именно поэтому и была разработана современная методология SMART.

Многочисленные научные статьи, работы и публикации содержат различную информацию с расшифровкой аббревиатуры СМАРТ. Нижеприведенная таблица содержит самые часто встречающиеся значения данного термина.

SMART — расшифровка аббревиатуры в теории менеджмента

Необходимо отметить, что в английском языке вы чаще всего можете встретить написание термина с точками после каждой буквы, то есть S.M.A.R.T., что не позволяет спутать его с распространенной приставкой «СМАРТ», которая используется в названиях мобильных телефонов, телевизоров и другой современной техники.

Данная терминология может применяться к постановке задач или целей.

Главный принцип — максимум конкретики.

Чем конкретнее начальник поставит задачи или цели, правильно и понятно формулируя свои мысли, тем понятнее они будут сотрудникам, а значит, приведут к ожидаемому результату. Задача должная содержать всю информацию, которая необходима подчиненному для достижения поставленной цели. Таким образом, в задаче должны быть указаны такие данные, как:

• Цель (должна быть максимально конкретной и уместной).
• Количественные параметры (результат должен быть достижимым и измеримым).
• Время (руководитель должен ставить временные рамки для достижения поставленной цели).

Все вышесказанное тесно переплетается с основными задачами, которые стоят перед любым руководителем. В их числе планирование, выбор исполнителя, озвучивание задачи, обеспечение сотрудника необходимыми ресурсами, постоянный контроль работы и анализ полученных результатов.

При правильной постановке задачи в ее формулировке уже должны содержаться все сведения, которые необходимы исполнителю. В этом случае сотруднику не придется принимать самостоятельных решений. Он должен будет сделать все по заранее разработанному плану руководителя.

Стандартизация любого процесса является технологией, поэтому постановку целей по СМАРТ можно характеризовать такой схемой действий:

• Что необходимо сделать человеку (выражается в виде глагола: достичь, сохранить, улучшить, увеличить и т. д.).
• Объект, который подвергается воздействию (выглядит в виде существительного: продажа, параметры, показатели, контракты и т. д.).
• Количественные параметры (выражаются в определенных числах или процентах).
• Установка времени исполнения (месяц, полгода, год, к определенному числу и т. д.).
• Конечная цель (выражена опционально и озвучивается после союза «чтобы»). Например, чтобы увеличить прибыль, улучшить показатели и т. д.

Руководитель может использовать данную методологию в качестве конструктора для постановки правильных задач и целей. При этом он может свободно менять формулировки, чтобы максимально точно выражать свои мысли.

Мы приведем несколько примеров из собственного опыта, которые наглядно покажут, как правильно работать по методу S.M.A.R.T., а как не следует ставить задачи перед подчиненными.

Примеры постановки задач по системе СМАРТ

Чрезмерно конкретизированные задачи могут негативно сказаться на работе руководителей, которые должны все за всех решать. Это расслабляет сотрудников и освобождает от ответственности, если они не выполнили работу, которая не была указана в поставленной задаче.

Такая методика сравнима с микроменеджментом, который малоэффективен для некоторых компаний, где необходимо предоставлять больше свободы исполнителям.

Система СМАРТ неприменима там, где требуется стратегическое планирование, так как сложно предугадать получение конкретных цифр и действия исполнителей.

S.M.A.R.T. вряд ли оценят сформировавшиеся коллективы, которые работают по своим нормам и правилам. В этом случае нет смысла ломать сложившуюся сплоченную команду, которая эффективно работает в одном русле.

Projecto дает возможность максимально просто и удобно формулировать свои мысли, ставя правильные задачи и цели. Это возможно благодаря гибкой адаптации системы к любой современной методике менеджмента.

Каждая задача может содержать:

• Время завершения и период выполнения.
• Одного, двух и более исполнителей.
• Систему напоминаний (по составленному графику, регулярно посредством «Личного кабинета», письмами на e-mail и т. д.).
• Наличие чек-листов для разделения сложных этапов на более простые и фиксации выполненных задач.
• Место, объект или проект, на которые направлена цель.

Выдача задач осуществляется «под подпись» исполнителя с обязательным уведомлением о приказе в «Личном кабинете». Сотрудник может отказаться от выполнения поручения, но должен указать причину в специальном документе. Для общения сотрудников существует внутренний чат компании, где исполнители могут задавать друг другу различные вопросы и получать ответы. Для правильной реализации метода СМАРТ необходимо четко сформулировать задачи и цели в пунктах «Название задачи» и «Описание задачи».

#методология #методологияуправления #управлениепроектами #управлениебизнесом #менеджмент #менеджментпроектов

Источник: официальный канал Projecto на Дзен