Добились прозрачности и забыли о проблеме кривых рук. Как Bimeister адаптировал таск-трекер для ведения ОКR и KPI

Руслан Остропольский
Директор по цифровой трансформации в Bimeister

Разработчик IT-продуктов для промышленности Bimeister внедрил KPI и OKR для оценки результативности своего бизнеса. Для этого выбрали систему управления совместной работой TeamStorm. Решение не специализированное, но компании удалось адаптировать его под свои нетривиальные задачи.

Я Руслан Остропольский, директор по цифровой трансформации в Bimeister. Мы разрабатываем инженерное ПО и строим цифровую экосистему для развития бизнеса промышленных предприятий. В группе компаний четыре подразделения: разработчик ПО «Бимэйстер холдинг», «Бимэйстер Инжиниринг», который занимается информационным моделированием, учебный центр «Академия Бимэйстер» и «Бимэйстер», который администрирует всю группу, занимается маркетингом и продажами.

Разные подразделения и отделы используют разные инструменты для управления проектами. У R&D — Jira, у отдела продаж — amoCRM. В прошлом году мы начали отслеживать общий KPI всей группы компаний, а с начала 2023-го решили внедрить OKR. Поэтому потребовался инструмент, в котором удобно вести проекты кросс-командно. TeamStorm подошел под наши задачи. Пока к системе подключили только руководителей, которые ответственны за выполнение целей, — это 45 сотрудников из разных отделов и подразделений.

Почему TeamStorm

Часто для ведения целей бизнеса используют таблицы Excel, но для Bimeister, у которого 400 человек в штате, это слишком трудозатратно: нужны дополнительные рабочие руки.

В другой компании у меня был опыт работы с Excel для OKR. Инструмент удобный, но понадобилась целая команда из пяти человек, чтобы регулярно заполнять и поддерживать таблицы. Это не было их основной рабочей функцией, но отнимало значительную часть времени. Можно сказать, что эти пять сотрудников взяли вторую работу парт-тайм.

Еще одна проблема Excel в том, что у участников есть доступ ко всему массиву таблиц. Кто-то случайно может переместить или удалить важную строку и даже не заметить этого. В TeamStorm предусмотрены ограничительные действия: запретил удаление, и проблема кривых рук решена.

Конечно, есть и специализированные сервисы для ведения OKR. В основном зарубежные, так как в России эта ниша только развивается. TeamStorm себя таким не позиционирует, но наши потребности он закрывает. Это универсальный инструмент для планирования работы, который выбирают в качестве замены Jira, поэтому и для наших задач его функциональности хватает.

О функциональности

Нам нравится, что TeamStorm простой и понятный (почти!): легко создавать пространства, поля настраиваются нажатием трех кнопок. Сложность была только при авторизации пользователей — я не сразу понял, где добавлять участников и как открывать им доступ, но ребята из TeamStorm быстро помогли разобраться.

Добились прозрачности и забыли о проблеме кривых рук. Как Bimeister адаптировал таск-трекер для ведения ОКR и KPI

Некоторых функций пока не хватает, особенно с точки зрения автоматизации. Например, приходится кастомизировать дашборд в другой системе. Но у TeamStorm работает выгрузка в табличном формате CSV, поэтому сложностей с передачей данных не было.

Как используем TeamStorm

Летом 2022 года мы решили отслеживать общий KPI компании, но подробно работать с ним начали только в январе 2023-го. Делаем это так: в TeamStorm завели годовой KPI, а к нему подзадачи, которые помогают нам двигаться поквартально.

TeamStorm очень гибкий. Поля, теги, процессы можно настроить под любые нужды. Когда мы только начинали работать в системе, то наплодили много полей и целую кучу задач. Разбираться в них было тяжело. Я протестировал разные подходы с разными отделами и пришел к выводу, что достаточно фиксировать главное: направление KPI и инициативы, которые его закрывают. Так что KPI на уровне задач мы больше не заводим, чтобы не усложнять структуру.

Добились прозрачности и забыли о проблеме кривых рук. Как Bimeister адаптировал таск-трекер для ведения ОКR и KPI

Условные 15 показателей, которые мы отслеживаем, укладываются в единую папку и уже внутри декомпозируются. К ведению подключили 30 сотрудников из разных подразделений, итоговые встречи проводим ежемесячно, а раз в квартал смотрим большой срез.

С OKR работаем по-другому. У нас есть папки по каждому кварталу, внутри каждой квартальной — папки по отделам. В отличие от KPI, в пространстве OKR вложенность глубже и типы задач немного другие: objectives, key results.

Добились прозрачности и забыли о проблеме кривых рук. Как Bimeister адаптировал таск-трекер для ведения ОКR и KPI

Как онбордили сотрудников

Все пространства в TeamStorm администрирую я один: слежу, чтобы участники заполняли поля и обновляли информацию. Некоторые делают это самостоятельно, с некоторыми созваниваемся и разбираемся вместе.

Для интеграции каждого пользователя понадобилось две встречи: общая и индивидуальная на полчаса. На общей встрече я рассказывал о структуре и логике ведения OKR и KPI, показывал, как работать в TeamStorm. В конце попросил всех самостоятельно завести задачу.

Кто-то сходу разобрался и все заполнил правильно, у кого-то совсем ничего не получилось. Кто-то сделал, но «криво» — например, поставил не тот тип задачи. Поэтому с каждым из коллег пришлось провести индивидуальную встречу и показать на пальцах, как работать с пространствами системы.

Чем нам помог TeamStorm

Bimeister внедрил TeamStorm всего три месяца назад, и с его помощью мы уже решили несколько задач:

  • Наконец-то начали работать с KPI регулярно: проводим встречи в конце месяца и в конце квартала.
  • Настроили понятную структуру для ведения KPI и OKR.
  • Начали вести цели в одном месте, чтобы добиться прозрачности между работой разных отделов.
  • Получили возможность выгружать данные и делать дашборды.
  • Избавились от недостатков Excel: ограничили участникам доступ к лишней информации и предотвратили проблему кривых рук.

Пока в систему TeamStorm интегрировали 45 из почти 400 сотрудников Bimeister: KPI ведут 30 руководителей разных отделов, OKR — 15 человек из команды R&D. К концу года планируем подключить к системе остальные отделы для ведения OKR, чтобы было видно, кто чем занимается и какие у кого цели.

10
2 комментария

«Как я пытаюсь добиться прозрачности» скорее — вы даже 15% сотрудников еще не завели. А проблема кривых рук у вас не решается, вы с высокой вероятностью из одной сделаете другую, только в новом трекере вместо экселя. И я еще молчу о мотивации сотрудников все это вести. Пока выглядит как попытка с пинка пойти по привычной дорожке в новой компании, где удалось продать идею внедрения модных фреймворков. Отлично, если получится и на самом деле будет работать, но пока вы просто показали инструмент, который даже выглядит криво.
Простите за резкость, но вы же не для лайков здесь, правда?

Ответить

Как видите, лайков совсем немного :-)

Теперь давайте по порядку:
Первое. К ведению OKR и KPI привлечены не все сотрудники, а только руководство, поэтому нет задачи переводить 100% штата.

Второе. О мотивации сотрудников: да, к любому инструменту нужно привыкать. Тем не менее, Тимшторм не сложнее эксельки после того, как мы его настроили, так что тут мотивация сравнима. Некоторые сотрудники сами заходят и заполняют нужные поля. С каждой неделей таких все больше. Считаем, что модный фреймворк все же работает.

Третье. Про кривые руки. Почему считаете, что проблема не решается? Ограничительные настройки работают, так что проблема кривых рук не приводит к потере данных или другим катастрофам. Максимум люди просят сориентировать по интерфейсу.

3
Ответить