Обследование бизнеса перед проектом. Зачем, если и так работает?

Что такое «обследование бизнеса», в рамках проекта внедрения информационной системы. Какую пользу можно получить от обследования, и чего стоит требовать Заказчику от Подрядчика, который обследование проводит.

Обследование, это первый этап в проекте внедрения 1С, в ходе которого процессы подлежащие автоматизации в компании детально изучаются и описываются. Для выявления процессов бизнес-аналитики общаются с ключевыми сотрудниками Заказчика, руководителями подразделений на серии встреч. Затем фиксируют собранную информацию в документ.

Иногда встречается мнение, что «Обследование» - это бесполезный для клиента этап. «Мы то и так знаем, как мы работаем, это вы без обследования не можете нас автоматизировать».

• Даже если бы заказчик знал, как он работает, разве качественная, подходящая бизнесу автоматизация, не является общей целью? Заказчик и исполнитель идут к одной цели – успешному проекту внедрения системы. Если какое-то мероприятие нужно, чтобы повысить вероятность успеха, оно нужно обоим сторонам.
• На самом деле скорее всего вы не знаете, как вы работаете, так как принятые подходы и методы принятия решений находятся в сфере коллективного бессознательного.Большинство компания работает «как сложилось» в ходе роста, найма новых людей, распределения функций между ними. Никто не знает, как работает компания в целом. Представление о прохождении одних и тех же процессов у собственника, у руководителей отделов и у рядовых сотрудников может быть совершенно разным.
• В ходе обследования выявляются изменения и улучшения, которые можно сделать, не дожидаясь внедрения 1С.Осознание, выявление бизнес-процессов, это работа, запускающая поиск улучшений и изменений. Частая ситуация в ходе интервью «Мы что, правда так работаем? – Да. – Не может быть! – Точно так – Давайте это поменяем, мы же теряем заказы/деньги/время».Мы просим кого-то из руководства компании присутствовать на всех интервью как раз для того, чтобы такие идеи обнаруживать и реализовывать в компании сразу.
• В ходе обследования формируется атмосфера вовлеченности в проект, ключевые пользователи становятся соавторами проекта, и это полезно для дальнейшего внедрения.Внедрение нового программного продукта – это проект организационных изменений. Изменения всегда идут сложно. Люди не любят изменений. Для снижения сопротивления во время запуска, отличной идеей является вовлечение ключевых пользователей с самого начала.
• Обладающий кругозором подрядчик может предложить идеи, рекомендации по перестроению бизнеса, или вводу новых метрик, опираясь на опыт других проектов.Консультанты, интеграторы, компании, занимающиеся автоматизацией управления и учета, имеют большую «насмотренность». Каждый день, месяц, год, они изучают различные практики и подходы к работе. В ходе обследования они могут дать интересные рекомендации, или поделиться взглядом со стороны.
• На основании хорошего обследования, вы сможете написать должностные инструкции для ролей, и создать документы для изучения работы компании и входа в должностьМало внедрить информационную систему – нужно сделать так, чтобы пользователи знали свои участки бизнес-процессов, проходящих через компанию, и могли выполнять свои задачи. Хорошее обследование может лечь в основу корпоративных регламентов работы для разных должностей.

Пытаться выбирать и внедрять 1С, и любую другу систему управления, без обследования, всё равно что прийти к врачу и попросить сразу выписать нужное лекарство, без диагностики. Вы ведь и так знаете – вот болит спина, нужна таблетка от боли. Потому что «обследование, мне это не нужно, я за лечение плачу, а не за то чтобы вы меня обследовали».

Как Заказчику понять, что обследование идет верно, и вы получите нужный результат?

• Начало проекта – стратап-встреча.Предложение начинается с большой буквы, а проект – со стартап-встречи. Это важное мероприятие, на котором происходит знакомство команды, поясняются роли, утверждается устав и план.
• Серия интервью, на них приходят аналитики с подготовленными вопросами.Само обследование должно состоять из последовательности встреч. Подрядчик предложит вам список встреч, которые необходимо провести, и попросит заполнить его контактными лицами и удобными датами.Обратите внимание, сессии вопросов-ответов должны идти гладко и четко. Это говорит о том, что аналитики приехали подготовленными, они не придумывают вопросы на ходу, а идут по своим опросникам, собирая в голове и в документе схему процессов.
• Состав вопросов, и ход интервью.Хорошо, если вопросы – понятны. Аналитики должны спрашивать вас про то, как работает ваш бизнес. А не про то, какие «галочки» в 1С им нужно поставить. Если вопросы не понятны, или относятся к настройкам 1С, например, «скажите, вы будете использовать ордерную схему на складе?» это плохой признак. Возможно перед вами не бизнес-аналитик, а 1С консультант.Так же обратите внимание как подрядчик управляет ходом интервью. Он должен следить за таймингом, вести встречи, и не давать вашим сотрудникам отклоняться от темы встречи и начинать рассказывать про жизнь и интересные истории.
• Финальный документ и работа по нему подрядчика и заказчика.Возможный состав финального документа описан ниже, обратите внимание на то, каким образом организован процесс сдачи вам этого документа.Правильный подрядчик – будет настаивать на внимательном прочтении, удивится если вы попытаетесь согласовать «не глядя», будет готов встречаться с вами, обсуждать документ, пояснять не ясные вопросы, вносить корректировки, а иногда и отстаивать свою позицию. Правильный подрядчик – умеет говорить клиенту «нет, так делать не стоит», если видит, что решение может принести вред проекту.

Что вы, как заказчик, можете сделать чтобы повысить шансы на успех проекта, и получить максимум пользы:

• Назначьте «Руководителем проекта» со своей стороны – руководителя высокого уровня влияния в компании.
• Сделайте так, чтобы он приходил на все интервью и встречи (освободите время, примите высокую важность проекта для компании).
• Пусть ваш РП (или вы, если вы решили им быть) фиксирует замеченные «странности» в работе и принимает решения об их устранении.
• РП заказчика необходимо подчеркивать важность проекта своим примером, «усмирять» сотрудников-сопротивленцев.
• Внимательно изучайте документы от подрядчика, это подписывайте их так как «много текста, лень читать». Предложения сотрудников по документу так же проверяйте до отдачи подрядчику, если разослали документ на ознакомление.
• Не отдавайте подрядчику противоречащие друг другу замечания, организовывайте встречи рабочей группы внутри компании, принимайте решения и отдавайте согласованные предложения/замечания/идеи.

Иногда результаты обследования остаются в голове у тех, кто его проводил. Это плохой результат, так как вы не сможете им воспользоваться, и не сможете передать проект другому подрядчику, если вам что-то не понравилось.

Что должно быть в результирующем документе?

• Полный список или схема всех процессов, подлежащих автоматизации в ходе проекта. В виде картинки, схемы и/или текстового описания процессов.
• Схемы и описание каждого бизнес-процесса.Какую методологию описания лучше использовать?Я не стал бы требовать описания процессов в IDEF0, UML, или другой нотации. Главное требование – схемы и описания процессов должны быть понятны вам, как заказчику, без дополнительного «обучения чтению диаграмм».Нужно ли описывать «как есть» и «как будет»?Есть разные подходы. Многие консультанты описывают процессы «как есть» и «как будет». Проблема описания «как есть» заключается в том, что оно почти бесполезно. В ходе встреч сразу принимаются решения, процессы могут поменяться, и «как есть» окажется слепком момента в прошлом. Мы считаем, что описывать нужно процессы «как будет» с ЗБР (зоной ближайшего развития).Насколько подробным должно быть описание?Каждый шаг процесса должен быть действием, имеющим конкретный результат – созданный документ, принятый на склад товар, принятое решение. Опускаться в детализации до «нажал кнопку А, посмотрел на монитор, взял в руки мышь, отодвинул кружку…» - не нужно.Нужны ли описания требований к 1С (на уровне технических заданий, или схем интерфейсов)?Это зависит от общей схемы проекта и согласованных между вами и подрядчиком результатов каждого этапа. Есть компании, которые в рамках одного этапа и описывают процессы, и пишут требования на доработку/настройку учетной системы. Мы в нашей практике разделяем эти этапы – исследование бизнеса это одно, а то какую 1С выбрать для решения бизнес-задач, как ее настроить, это другое. У нас это 2 разных этапа проекта, и 2 разных документа.
• Ролевая матрица. Список или таблица ролей в компании, с указанием того в каком процессе какая роль участвует, за какой процесс какая роль отвечает. Под ролью имеется ввиду не должность. Человек на должности «коммерческий директор», может иметь и роль «КД» и роль «Продавец» и роль «HR».
• (желательно) Список изменений, улучшений и предложений, а также задач заказчика в ходе проекта. Не каждая компания подрядчик собирает такой список, так как он не относится непосредственно к внедрению 1С. Мы его готовим для того, чтобы заказчик получил больше пользы от этапа.

Желаю вам хороших подрядчиков, успешных проектов и бизнес-пользы от автоматизации.

Если вас заинтересовала наша методика обследования и результаты – вы можете оставить контакты, наш менеджер свяжется с вами и в ходе пресейл-встречи покажет реальный документ «Отчет об обследовании».