Как я научилась вести проекты и не перегружаться с комбайном для командной работы Clockify

Расскажу о своем опыте работы с тайм-трекером, в котором можно планировать нагрузку. Это может быть полезно тем, кому нужно оценивать нагрузку в условиях многопоточной работы.

У меня есть двое детей и работа, в которой нужно контролировать движение по несколько проектам. Раньше я постоянно тонула в задачах и что-то теряла. Плохо справлялась с оценкой нагрузки: обычно узнавала о том, что в меня что-то не влезает, только когда уже была сильно перегружена. Чтобы справиться с этой проблемой, мне был нужен инструмент, который помог бы рассчитать мою трудоёмкость.

Сначала решением стала связка «тайм-трекер — Excel»: в трекере фиксировала потраченное время на проекты, а остаточную трудоемкость вычисляла в Excel. А потом я открыла для себя Clockify — тайм-трекер, который может не только показать структуру затраченного времени, но и помочь спрогнозировать нагрузку.

Разобраться в настройках Clockify довольно сложно — это мощный комбайн для работы в команде и здесь довольно много неочевидных опций. Расскажу, как я настроила этот трекер для себя, чтобы анализировать затраты времени в разных срезах и трезво оценивать свою нагрузку.

Когда я начинала работать с трекером, просто фиксировала время: сколько и в каком соотношении уходит времени на проекты. Такая фиксация помогает понять, сколько времени занимают разные направления, и перераспределять нагрузку между ними.

Также сравнивала, как отличаются стили работы в разных контекстах — например, в офисе и дома, чтобы понять, где я работаю продуктивнее.

Одна из причин, по которой я переехала на Clockify — возможность смотреть на статистику в разных срезах. У Clockify гибкие фильтры, можно задавать настройки просмотра.

Как и в других трекерах, минимальная единица в Clockify не задача, а описание дела, которым ты сейчас занимаешься. Каждое дело должно быть привязано к одному из проектов, а каждый проект — к одному из заказчиков или направлений. Между делом и проектом можно добавить задачи.

Одно дело не может относиться к нескольким проектам или заказчикам. Такая строгая иерархия помогает упорядочить мышление и начать классифицировать, с чем ты имеешь дело, — с задачей, проектом или направлением. Для меня разница между этими вещами была не всегда очевидной.

Если раньше называла проекты, как темы (например, «Новый интерфейс», YFD или «Марина»), со временем поняла, что проект — это штука с началом и результатом и называться должна через глагол (например, «Запустить обновленный интерфейс»), а все дела без сроков и целей, как правило, оказываются направлениями или заказчиками.

Постепенно уточняла и названия направлений. Если раньше это были <название компании>, «Учёба» или «Семья», потом это стали конкретные направления, люди или команды.

Чтобы список из проектов и направлений не разрастался, я их постоянно чищу. Неактуальные проекты отправляю в архив — и они не отображаются в списках подсказок. Их архива проекты легко восстановить, если нужно снова вернуть их в работу. В отчетах можно просматривать архивные проекты, не выводя их из архива.

Каждому делу можно присвоить несколько тегов, это удобно, если надо отслеживать группы дел по каким-то промежуточным параметрам. Например, в офисной работе размечаю тегами «встречи» и «домашку», чтобы понимать, в каком соотношении у меня находятся эти типы работы.

Статистику Clockify удобно использовать для анализа работы с проектом или заказчиком в длительном периоде. Можно смотреть, где в проекте появляются простои и активная работа, отслеживать закономерности.

Ниже график с работой над проектами для одного направления. Активность в начале года явно смещена к дедлайнам. С апреля нагрузка стала равномернее, но пик все еще приходится на дедлайн. Делаю вывод о своем стиле работы и о том, что нужно продолжать смещать пики к началу работы над проектом.

Самое ценное для меня в Clockify — это планировщик проектов. Планирую проекты через оценку трудозатрат на задачи и через планировщик нагрузки.

Такая работа помогла мне перенести внимание с фиксации затрат — на планирование. Если раньше я просто отмечала, на что тратится время, то сейчас уделяю больше внимания тому, что не хочу упустить.

Для каждого проекта в Clockify можно прописать задачи, заложить на каждую задачу время, а потом отслеживать, насколько точно оценил нагрузку.

Чтобы появился параметр с нагрузкой, надо задать настройки в проекте: надо выставить параметр Time estimate в блоке Project estimate.

Так выглядит проект с запланированными задачами.

Когда записываю дело, выбираю задачу, к которой оно относится, так же, как выбираю проект.

На странице проекта можно посмотреть, насколько я вписываюсь в оценку. Здесь же видно общий объем времени на проект, он формируется из суммы всех задач. В затреканном времени учитывается и время на незапланированные задачи.

После оценки затрат на проект, перехожу в раздел Schedule, чтобы распределить нагрузку по времени. Это платная опция, и она очень ценная.

В разделе можно планировать нагрузку, если ведешь несколько параллельных проектов: оценить, сколько времени займет проект, если выделять ему заданное количество времени, а также прогнозировать перегрузку. Время планируется по дням, спринтов нет.

Как распределяю проекты во времени

В общих настройках выставляю количество рабочих дней.

В разделе Schedule перехожу на вкладку Team, добавляю себя, а затем проекты, на которых нужно сфокусироваться.

В том же разделе выставляю количество рабочих часов в день. Если нужно наладить режим работы и отдыха, можно указать здесь общее количество часов в сутках и заложить время на режимные и семейные дела как на проекты. Это тоже помогает лучше оценить свою емкость.

Для каждого проекта указываю период работы с проектом и время, которое хочу тратить на проект каждый день. Если вижу, что нагрузка по дням будет неравномерной, «разрезаю» период на части и для каждой части задаю свои значения. Здесь же можно задать конкретное время, во сколько хочу начать работу с проектом в этот день. Это пригодится, когда я буду работать с календарем.

Когда я расписываю так несколько проектов, становится видно суммарную нагрузку на день. Если вижу перегруз, уменьшаю количество часов на проект в день, и проект растягивается во времени. Если дедлайн не сдвигается, убираю другие проекты.

На вкладке Projects можно задать важные вехи проекта — Milestones. Для этого надо нажать строку с проектом на нужной дате.

Во время работы можно сравнить запланированное и потраченное время на проект. Мне это очень пригождается в работе.

Встроенный календарь — та штука, из-за которой я перешла на Clockify. Сначала он помогал мне отслеживать, корректно ли я зафиксировала время: нет ли дубликатов или наложений в делах по времени, не пропустила ли я какой-то активности или не указала ли слишком длинных дел.

Когда поняла, что в Clockify можно интегрировать другие сервисы, встроила в него Google Calendar. Теперь у меня перед глазами и затреканные дела, и запланированные. С таким календарем удобно анализировать свою работу и видеть, не отклоняешься ли ты от плана.

В календаре отображаются и все запланированные проекты на день. Если указать время начала работы с проектом, то они отобразятся, как в календаре, — в блоке с указанным временем. Если все хорошо расписать, можно просто двигаться по этому календарю и больше никуда не заглядывать.

И здесь же, прямо из календаря, можно запускать таймер время. Навожу на блок с планом, появляется кнопка Play. Нажимаю кнопку — запускается таймер, а название дела или проекта наследуется из записи в календаре.

Знаю, что можно точно так же идти по плану и просто с календарем. Но в тайм- трекере, в отличие от календаря, накапливается статистика по работе с проектами. Также мне нравится отслеживать чистое время на задачу: я останавливаю таймер каждый раз, когда отвлекаюсь, а потом сравниваю запланированный слот времени и чистое время на работу. Раскачку, прокрастинацию и отвлечения в трекере не учитываю.

Кроме отслеживания работы над проектами, я использую трекер для работы с привычками и для настройки режима.

Когда работаю с режимными проектами, называю их мимо правил, например «Сон», «Пообщаться со старшей» или «Сходить на пробежку». Дела попадают в фокус, и я отслеживаю, сколько времени трачу на них. В отличие от рабочих проектов, здесь важно не перебрать, а добрать назначенное время.

Сколько времени выделяю на такие проекты, тоже можно посмотреть в динамике. Так я наблюдаю за проектом, пока этот режимный момент не войдет в привычку. А когда получается перестроиться, отправляю проект в архив.

Когда я стала отслеживать режимные моменты, у меня возникла проблема наложения проектов, потому что иногда я делаю несколько дел одновременно. Например, когда иду за ребенком под аудиокнигу, это время можно затрекать и как время на ходьбу, и как время на ребенка, и как время на прослушивание книги.

Сначала решала эту проблему при помощи тегов. Проект, который занимает внимание, делала основным, а остальные — размечала тегами. Но в таком случае дела, которые размечаются только тегами, не получится включать в проекты и нельзя будет их учитывать при планировании дня.

Потом я трекала только то, что хотела отследить в динамике и для чего надо сохранить накопительные метрики. Например, для прогулки или сна не надо сохранять историю, это актуально только для текущего дня. Я планировала эти дела только в календаре, а их выполненность отмечала плюсиками. Но у меня уже сформировалась привычка трекать время, и мне не хотелось ее терять из-за разных типов задач.

В итоге стала фиксировать пересекающиеся дела как два разных дела, которые происходят в одно и то же время. При этом количество затреканного времени становится больше фактического, но для меня это некритично. При просмотре статистики я просто задаю нужные параметры и смотрю затраты времени в нужных мне разрезах, без учета общего времени.

При планировании проектов закладываю время только на то, что займет мое время обязательно. Фоновые проекты либо не планирую, либо планирую как отдельные проекты с отельной нагрузкой. Например, если мне нужно время на дорогу под аудиокнигу, я закладываю отдельно время на дорогу и отдельно на книгу. Если получится совместить эти дела — хорошо, у меня будет больше свободного времени. Если совместить дела не получится, я ничего не потеряю.

Когда переезжала на Clockify с Toggl, забрала с собой и все данные. Для импорта нужно было адаптировать исходную базу данных под другой формат, и это заняло довольно много времени. Сейчас я бы не стала это делать — кажется, можно просто сравнивать разные периоды в разных трекерах и не мучиться.

Что касается интеграции — Clockify хорошо интегрируется с другими календарями и браузерными приложениями. Я связала их с Яндекс Браузером, Notion, Todoist, Google Calendar и Trello. В любой из этих программ можно запустить трекер, прямо из странички, с которой ты работаешь. Это тоже очень удобно.

* * *
В общем, тайм-трекер очень удобная штука. Буду рада, если поделитесь своими советами по работе с ними.

#clockify #продуктивность #хронометраж #таймменеджмент #планирование #проекты