Первый шаг в трансформации бизнеса - анализ текущих процессов.

Любая трансформация бизнеса, будь это просто оптимизация, или автоматизация отдельных процессов, или создание кардинально новой, цифровой бизнес-модели, должна начинаться с первого шага – понимания текущего состояния на предприятии, то есть анализа текущих процессов. Это шаг настолько не любят, что пытаются избежать всеми возможными способами. Однако без него эффективно трансформацию не провести. Я предложу вам пошаговый алгоритм анализа процессов, чтобы было легче решиться его начать.

В прошлой статье я более подробно рассказывала, почему автоматизацию процессов лучше всего начинать именно с анализа.

Приведу из нее определение анализа процессов, чтобы мы правильно понимали друг друга дальше.

Анализ процессов - это деятельность, которая позволяет организации постоянно улучшать свои процессы путем мониторинга их эффективности и, таким образом, повышать эффективность всей организации.

И, на всякий случай, дам определение процессу. Процесс – это набор последовательных или параллельных действий, которые приводят к конкретному, необходимому результату.

Деятельность любого предприятия состоит из набора процессов – к примеру, получение заявки от клиента, процесс изготовления продукции, процесс отгрузки и доставки товара клиенту, процесс оказания услуги и т.д.

Может быть несколько разных причин, по которым вы решите, что пора запускать анализ процессов (или одного ключевого для начала) на своем предприятии:

1. У вас на предприятии уже внедрено процессное управление и вы регулярно анализируете свои процессы, чтобы проверить, достигаете ли вы существующими процессами целей организации.

2. Вы столкнулись с проблемами с эффективностью. Например, стали замечать, что клиенты регулярно жалуются на обслуживание, вы регулярно срываете сроки исполнения заказов, высокий уровень брака и пр. В данном случае анализ процессов поможет найти причины проблем.

3. Вы пересмотрели стратегию бизнеса, например, решили из оффлайн-школы перейти в онлайн, вместо ручных обработок заказа от клиента сделать форму для заказа на сайте, из вызова такси по телефону сделать приложение для заказа, вместо самостоятельного изготовления каких-то комплектующих часть отдать на аутсорс и т.д. То есть когда вы кардинально пересматриваете прошлую стратегию ведения бизнеса. Чтобы не создать хаос, надо будет проанализировать текущие бизнес-процессы и спроектировать их заново.

4. Внедрение информационных технологий.

Например, если компания встала на путь внедрения ERP или CRM, анализ процессов будет необходимым элементом успешного внедрения.

5. Вы можете столкнуться с изменившимися законодательными требованиями и вам нужно будет изменять действующие процессы. Тогда опять же необходимо будет сначала оценить текущие. Тут можно привести пример санкций, когда компании вынуждены были кардинально менять свои процессы и подстраиваться под новую ситуацию. Или внедрение в строительной отрасли с 01.07.2024 необходимого использования BIM застройщиками. Кто не подготовился заранее, должен быть на бегу менять свои процессы и вряд ли в спешке получится сделать это эффективно.

6. При слияниях и поглощениях. Для успешного объединения двух компаний должно быть понимание их прошлых процессов и как их интегрировать между собой.

Итак, вы нашли себя в одной из указанных выше причин и решили, начать анализ процессов. На самом деле это был первый шаг анализа – определение проблемы.

Второй шаг - Определить перечень процессов для анализа.

Вам необходимо решить, будете вы анализировать все процессы в компании или начнете с одного ключевого и дальше распространите практику на все предприятие.

Чтобы выявить ключевые процессы, вы можете проверить, соответствуют ли они следующим критериям:

· Это процессы взаимодействия с клиентами,

· Это процессы, которые оказывают наибольшее влияние на оборот,

· Это кросс-функциональные процессы, которые оказывают большое действие на работу в компании и их нужно скоординировать,

· Это процессы, которые представляют наибольшую ценность для бизнеса.

Если вы решите начать с анализа и оптимизации одного процесса ( а так делать лучше всего, чтобы не потонуть в огромной задаче. И получение быстрого положительного результата замотивирует команду работать дальше), то необходимо проанализировать как изменение данного процесса отразится на других. Поэтому нужно посмотреть контекст процесса, влияние на клиентов и на другие процессы.

Третий шаг – определение глубины и границ проекта.

После того, как вы определили перечень процессов для анализа, необходимо определить, насколько глубоко вы будете анализировать процесс.

Например, если это доставка деталей на завод, до глубина анализа может быть или от размещения заказа у поставщика, или от приемки комплектующих на складе нашего предприятия. Вам надо определить, что будет является входом процесса (где вы считаете, он начинается) и выходом. Границы проекта должны быть определены исходя из целей проекта.

Если требуется глубинный анализ, можно разбить процесс на подпроцессы и анализировать их отдельно.

На этом я на сегодня остановлюсь, чтобы статья не получилась слишком длинной и нечитаемой. В следующей статье расскажу про следующие шаги в анализе процессов, подписывайтесь, чтобы не потерять.

И подписывайтесь на мой Телеграм-канал, пишу про процессы и как устранять в них потери.

Александра Гостева