«Мозговой штурм» для компании: как его провести
Можно ли организовать мероприятие, сочетающее в себе активную командную работу сотрудников, конференцию с ключевыми заказчиками и тимбилдинг? Да, мы попробовали и у нас получилось! В «мозговом штурме» Brain Marathon приняли участие 200+ человек. HR-директор 1221Systems Ирина Лутохина рассказывает, почему такой формат лучше, чем стандартные тренинги или семинары и что нужно учесть при организации.
Сама идея проведения мозгового штурма родилась в тот момент, когда у 1221Systems возникла необходимость определить: какой цифровой продукт актуальнее всего будет для наших главных заказчиков — компаний из сферы ритейла и HoReCa. Требовалось совместное обсуждение, но хотелось сделать это обсуждение продуктивным для всех сторон.
Подготовка
Подготовку начали примерно за месяц до события.
Определили количество команд и то, что в их составе должны быть представители различных подразделений: отделов закупок, IT-отделов клиентских компаний из разных городов России, специалистов 1221Systems. Каждую из команд должен возглавлять эксперт, обладающий авторитетом — директор по IT или закупкам. Выполнять роль модераторов групп поручили HR-менеджерам.
Подготовили описание нескольких реально существующих проблем/бизнес-ситуаций — по мониторингу конкурентов, централизации работы с поставщиками, проведению промоакций и т.д. Постарались сформулировать проблемы предельно детально и четко, чтобы и работе задать соответствующий тон.
- Выбрали просторный и вместительный зал технопарка для того, чтобы физически 200+ сотрудников могли удобно разместиться как в процессе работы, так и во время подведения итогов.
- Пригласили топ-менеджеров для того, чтобы вдохновить участников в начале, а также подвести итоги мероприятия и выбрать наиболее перспективные идеи для реализации в конце. Это помогло удержать высокий эмоциональный настрой, придало статусность новому событию в глазах сотрудников, стимулировало их быть действительно активными в течение всего дня.
Выбрали, по какому принципу будет происходить генерация и отсеивание идей внутри команд (есть несколько методологий — например, Stepladder, Round-Robin, метод Дельфи, «обратный метод»). Мы использовали элементы трех методов брейнсторминга — «штурм с предварительной экспертной оценкой идей», «мозговая осада» и «мировое кафе».
Суть метода «Штурм с предварительной экспертной оценкой идей»
Метод задает высокие требования к участникам, которые должны обладать профессиональной экспертизой в своей сфере, а также иметь опыт мозгового штурма в группе.
Проводится в несколько этапов:
1. каждый из участников заранее готовится и самостоятельно генерирует идеи.
Мы ответственно подошли к этому этапу, реально опрашивали заказчиков, прописывали те процессы, которыми они сейчас пользуются и собирали мнения, что бы им хотелось изменить. Потом систематизировали эту информацию и заранее отправили ее участникам мозгового штурма, поэтому большинство вопросов не были неожиданностью и многие участники уже пришли на событие с готовыми идеями и решениями.
2. далее группа собирается для ознакомления с озвученными идеями, выбирает несколько лучших вариантов, обсуждает их плюсы и минусы;
3. затем еще один раунд брейнсторминга с обсуждением каждой идеи, чтобы в итоге прийти к финальному отбору наиболее приоритетных вариантов.
Суть метода «Мозговая осада»
Эта техника предполагает тщательное и глубокое обсуждение каждой из выдвинутых идей. Такой метод снижает вероятность, что потенциально неплохую идея раскритикую и отбросят на самом раннем этапе. Все предложения участников рассматривают отдельно, доводят до ума и выбирают лучший.
Мы старались записать каждую идею, которая возникала в рабочей группе, чтобы ничего не упустить, а на следующем этапе объединить похожие идеи в одну, находя между ними компромисс.
Процесс: генерация идей
Это ключевой этап, и здесь важно учесть:
поток идей желательно ничем не ограничивать — пусть высказываются и самые банальные, и фантастические. Чем больше идей — тем больше шансов, что будет придумано что-то принципиально новое и стоящее.
поэтому неконструктивная критика — под строгим запретом, и за этим отдельно следит модератор! Дает возможность высказаться всем, подбадривает, помогает удержать темп.
нужно успевать фиксировать высказанные идеи на бумаге (у нас были флипчарты, листы которых после мероприятия были бережно собраны для дальнейшей аналитики).
- последующие классификация и приоритезация (важно-неважно, срочно-несрочно) помогают выделить главные и второстепенные идеи.
модераторы должны следить за тем, чтобы в дискуссии успевали участвовать все, привлекать к обсуждению самых скромных, обязательно давать высказаться по одному вопросу разным сторонам команд — как айтишникам, так и сотрудникам отделов закупок.
На этом этапе мы использовали методику группового обсуждения «Мировое кафе».
Суть группового обсуждения «Мировое кафе»
The world café — эффективный метод проведения групповых дискуссий, где основным принципом является активное общение между участниками и стимулирование появления новых идей и точек зрения.
В классическом понимании, чтобы его реализовать, большую группу людей делят на подгруппы по 3-4 человека (подобно «столикам» в кафе). В идеале таких групп должно быть столько, сколько вопросов запланировано для обсуждения. За каждым «столиком» закрепляется «хозяин» — остальные играют роль «гостей» и перемещаются за другой стол по истечении 7-10 минут обсуждения вопроса.
После чего «хозяин» рассказывает новой группе о сути вопроса, кратко пересказывает идеи, которые уже были высказаны и выслушивает новые мнения от новых участников, собирая таким образом палитру разнообразных взглядов и точек зрения.
Поскольку у нас было 200+ участников и цель задействовать каждого по-максимуму, в нашем случае получилось чуть иначе: сначала мы всех разделили на 12 групп, потом объединили группы по тематикам, а затем каждая группа после коллективного обсуждения сформулировала общее решение и презентовала его всем собравшимся.
Итог: веб-сервис для работы с поставщиками… и не только!
Главным итогом «мозгового штурма» для нашей IT-компании стала новая задача, новый вызов — проект, который был признан самым желанным и актуальным. Его выбрало экспертное жюри из числа топ-менеджеров компаний-участниц — это веб-сервис для автоматизации работы с поставщиками. Он востребован прежде всего группой компаний, в которую входят как магазины, так и предприятия из сферы HoReCa, с большим количеством пересекающихся поставщиков, но без инструмента для системной и прозрачной работы с ними. Новый сервис должен повысить производительность труда сотрудников и дать возможность маркетологам разрабатывать более качественные предложения для покупателей и клиентов.
Проект запустили, работы в активной стадии, релиз базовой версии намечен на весну 2024 года. А кроме нового проекта, из явных плюсов как HR-директор могу отметить заметное упрощение коммуникации между нашими IT-специалистами и непосредственными заказчиками, специалистами отделов закупок.
В качестве иллюстрации — несколько отзывов участников:
Очень благодарен специалистам отдела закупок за то, что они погрузили нас в оперативные моменты своей работы — я на многие процессы теперь смотрю иначе.
Было ценно увидеть, что даже люди, работающие вместе, видят один и тот же вопрос под разным углом.
«Оказывается, у нас много людей, которые готовы взять проблемы в работу и найти выход».
Вывод
Как HR могу сказать: один из наиболее важных плюсов обсуждений в формате «мозгового штурма» — это возможность вовлечь в решение задач специалистов, которые смотрят на проблему с разных сторон: одни — с позиции создания инструмента для ее решения, другие — с позиции последующего использования этого инструмента.
То, что наши партнеры, компании-участники штурма взяли подобный формат на вооружение и уже проводили подобные мероприятия внутри своих коллективов — признак того, что Brain Marathon — классная площадка для эффективной совместной работы. Пользуйтесь!