Как мы в IT-компании отслеживаем окупаемость проектов и трекаем затраты
Расскажу, как мы пробовали следить за окупаемостью проектов, если их много одновременно, и на чем в итоге остановились.
В статье только опыт и советы:
- как следить за поступлениями и расходами компании не только в целом, но и по отдельным проектам;
- как следить за временем, которое тратят сотрудники, и не стать боссом-надзирателем;
- как связать финансы и время, чтобы видеть окупаемость и доходность проектов.
Я CEO IT-компании, которая разрабатывает сложные мобильные и веб-системы для клиентов и собственных нужд. Если вы тоже занимаетесь клиентскими проектами, то у наших компаний схожие потребности, пост будет вам полезен.
Какие показатели отслеживаем
Мы хотим все контролировать (особенно что касается финансов), и по каждому проекту нам нужно видеть:
- сколько денег он приносит от клиентских платежей;
- как много времени команда тратит на задачи проекта;
- в какую сумму затраченное время обходится компании;
- какая себестоимость получается у каждого проекта;
- какой доход проект приносит компании с учетом расходов на зарплаты, офис, налоги, связь, HR, печеньки и так далее.
У нас в работе бывает и по сотне клиентских и собственных проектов, поэтому сложновато вести отчетность по себестоимости и прибыльности отдельно каждого.
При этом нас не устраивает общая сводка финансов без подробного попроектного разделения.
Так можно заниматься чем-то, что отнимает кучу времени у команды, но приносит скудный доход. Если свой проект оказался невыгодным, то надо его сворачивать, если клиентский — пересматривать счет или список услуг.
Проекты-балласты сложно отследить, если вести общую сводку по времени и финансам: прибыльные проекты будут компенсировать просадки, и в итоге будет средне. А средне мы не хотим. Мы в команде вообще стремимся к тому, чтобы заниматься только интересным и максимально прибыльным. Чего я и вам желаю.
Цель — найти способ, который наглядно покажет, как соотносится доходность каждого проекта с затраченным на него временем сотрудников и расходами на их зарплаты.
Теперь расскажу о том, как мы пробовали вести отчетность и почему стали искать другой способ. Интересно, как это делаете вы — напишите в комментариях)
В чем проблема вести таблицы
Не торопитесь изобретать средство передвижения на двух колесах. Сначала оглянитесь, вдруг кто-то проедет мимо на велосипеде. ☝🧐
Самый простой, доступный и бесплатный способ — использовать Google Sheets. Окей, стали вести таблицы: каждый сотрудник в собственном файле указывал проект, задачу по нему и затраченное время, а алгоритм считал сумму по указанной нами формуле. У разных сотрудников они могли различаться в зависимости от ставки и способа поощрения — почасовке, фиксу и так далее. Получалось что-то такое:
В чем минусы отслеживания связи времени и финансов в Google Таблицах:
- Менеджеру проекта приходится бегать по ссылкам и собирать инфу о времени из каждого персонального дока сотрудника.
- Общий док по проекту сделать не получится — будет куча строчек с задачами всего коллектива, каждый будет видеть время и зарплату коллег.
- Неудобно считать данные по отдельным проектам: нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда.
- Неудобно считать финансы компании в целом: опять придется собирать данные по каждому проекту в один файл и считать дельту. Ладно бы проектов штук 5, а если их сотня?
- Мелкие задачи теряются в этом карнавале строчек и не попадают в счет для клиентов. А если клиент не заплатил за потраченное время, за него заплатит компания.
- Люди трудятся, таблицы разрастаются, приходится скроллить вниз до актуального, а это раздражает и отнимает время.
- Большие файлы с гугл-скриптами висят, формулы расчетов слетают и приходится забивать их заново. Особенно неприятно, учитывая, что у сотрудников могут быть формулы с разными коэффициентами.
Короче, не советую.
После таблиц мы взялись пробовать сервисы. Собрали список требований:
- Нужно, чтобы он отслеживал и занятость сотрудников, и приходы-расходы по проектам, и позволял учитывать разные системы окладов.
- Если это зарубежный сервис, то желательно, чтобы он стоил недорого в нестабильном курсе рубля к доллару.
- И тогда нужны гарантии, что он не уйдет с РФ-рынка со всей нашей накопленной статистикой, а может даже и купленным тарифом.
Губу пришлось закатать обратно, таких сервисов не нашлось ни среди отечественных, ни за границей. Либо были существенные минусы из того же списка, либо что-то другое не нравилось.
Отрицание, торг, разработка
В Google Таблицы нас больше не заманишь, готовых сервисов под наши запросы не нашлось. Вздохнули и стали собирать свой.
В процессах задействован руководитель, менеджеры проектов и сотрудники, которые в них заняты. Команда:
— составила список отчетов, которые нужны руководителю, менеджеру и сотруднику;
— подумала, какие данные нужно получить для составления этих отчетов;
— расписала роли с разной функциональностью.
Получился такой алгоритм сбора данных:
1. Появляется новый проект. Менеджер добавляет его в сервис и указывает сотрудников, которые в нем заняты. Теперь они смогут отмечать задачи, которые делают для этого проекта.
Ставить задачи функции нет: решили не валить все в кучу и оставить привычную Asana и Jira для обсуждения задач.
Поясню, чтобы и меня, и команду не съели в комментариях. 🤗
Никто не караулит минутки и носится с секундомером, вычитая из рабочего дня чай и перекуры. Трекер времени нужен, чтобы смотреть, как распределяется рабочее время сотрудника по конкретным проектам, чтобы при необходимости переставить приоритеты.
2. На своей страничке сотрудник выбирает проект из доступных и указывает выполненную задачу и время. Или просто сумму — смотря по какой ставке он работает. У нас есть работники на фиксированном окладе, есть на ставке по часам, есть договорные задачи — всё как у всех.
Здесь можно сказать, что не все могут доверять своим сотрудникам: понатрекают килотонны работы — оплачивай, компания. Но мы с командой это продумали.
3. Задача получает статус «На проверке». Менеджер принимает ее или отправляет обратно, если считает, что сотрудник ошибся, или если руководитель не принял задачу.
4. Откуда берется сумма за задачу: сервис сразу считает расходы по системе поощрений, которая закреплена у сотрудника. Если у сотрудника фикс, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят. Сотрудников можно премировать, инфа тоже пойдет в расходы.
5. Теперь о том, как считаются доходы. Менеджер каждого проекта вводит планируемые суммы проплат клиентов и указывает фактические платежи. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.
6. Доходы и расходы собираются в одном месте, считается дельта по каждому проекту. Нужна и общая сводка по всем расходам и доходам компании, чтобы директор благоговейно помолчал на внушительные цифры и начал прикидывать прогнозы и планы развития компании.
Этой информации хватает, чтобы создать такие отчеты для каждого участника:
Для сотрудника
Сводка: сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал. Дополнительный аргумент к премии и предостережение от трудоголизма.
Для менеджера проекта
Ему нужно видеть данные по занятости команды, так он может разгрузить занятого спеца, обсудить приоритеты в распределении времени, найти свободного человека по компетенциям — например, дизайнера со знанием AfterEffects.
Для руководителя
Он должен все контролировать: смотреть отчет по эффективности сотрудников, расходам и доходам компании, расписанию проплат, планируемым доходам и прочему, сравнивает данные по кварталам, месяцам и другим периодам. Ему остается следить за делами компании и делать прогнозы.
В итоге такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам. Каждому сотруднику не дашь доступ в 1С, куда бы он заносил свое время в течение дня, а такой сервис — это выход.
Вот такая история. Из этой системы получился готовый онлайн-сервис Liana — терминал трекинга рабочего времени со сложной системой прав, финансовых отчетов и аналитических возможностей для владельцев и топ-менеджеров бизнеса.
Сервис Liana зарегистрирован в Федеральном институте промышленной собственности — это подтверждает неимущественные права и исключительное право компании Riverstart на продукт.
А с 1 ноября 2023 года сервис включен в Реестр российского ПО.
У других компаний есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать нашу, которую я здесь описал.
Напишите в комментариях, как вы трекаете время и делаете отчетность по финансам, интересен ваш опыт.
Непонятно, почему комментарии полны хейта про трекинг времени.
по сути юнит такого бизнеса это человекочасы, следовательно нужно очень внимательно относится к тому, что приносит прибыль в компании. Это как если вам сказали, что хлеб стоит 40 рублей потому условно, что 30% это мука, 10% вода, 40% налоги, 20% зарплата - вы же не возмущаетесь, а что это вы считаете расходы в стоимости хлеба???!!! Конечно считаем! От этого зависит цена конечно продукта!
Всем на курсы по основам бизнеса!
Больная тема потому что) Триггер на "трекер времени", сразу думается про жесткую слежку, вычет времени на перекур и туалет, все дела...
А как сотрудники восприняли, что надо с таймером сидеть, время трекать?
А это не таймер) Если коротко:
1. Сначала был негатив. Как ко всему новому. А еще ощущение, что за тобой следят. Это нормально.
2. После удалось отработать негатив. Потому что сотрудники увидели плюсы в этом: можно посмотреть свой трекинг по дню-неделе-месяцу и понять, на какие задачи ты тратишь много времени, а на какие мало, а они, наоборот, важные. Взгляд со стороны помогает понять реально, что ты делаешь и что надо поменять.
И еще одно, руководители юнитов тоже трекают свое время. Это тоже доносит мысль, что у нас все равны.
Ну и еще один плюс, что у проект-менеджеров меньше однотипных вопросов типа чем сегодня занят, как продвигается. Все все видят в сервисе и общаются намного продуктивнее.
Прокомментирую со стороны финансов, что бросилось в глаза (работал в одной ИТ-компании с готовой и настроенной аллокацией трудозатрат - в дальнейшем буду называть ее как "передовой опыт", в другой - с кривой и хаотичной).
1. Нет необходимости считать каждую секунду - можно разбить день на 30- или хотя бы 15-минутные фрагменты и привязывать их. Если оценивать каждую минуту-две, то трудозатраты на оценку будут существенны.
2. Подозреваю, что в оценку часа работы включен только ФОТ; если это так - то так нельзя, сюда нужно включать и определенный расчетный процент накладных расходов. Кроме того, ФОТ тоже нужно считать по определенным правилам (все затраты вроде периодических бонусов или отпусков рассчитываются и усредняются на дистанции года).
3. В идеале не у каждого сотрудника должна быть отдельная часовая ставка, а у группы сотрудников (грейд, компетенция + грейд, локация + компетенция + грейд и т.п.). Это очень упрощает дальнейшую работу, а усредненная ставка уже не будет военной тайной.
4. Непонятно, допускается ли непроектная занятость (не относящаяся к клиентским проектам) - обучение, простой ("bench"), какая-то административная активность (например, прохождение корпоративного опроса). Такие активности должны ложиться на расходы компании, и они обычно учитываются в ставке (например, ставка считается исходя не из 100-ной утилизации, а из 80-85%).
Крутой коммент, сразу видно опыт и вдумчивость. 1 - в точку, трекинг в зависимости от отдела, у меня в маркетинге 30 мин шаг. 2. все верно про дистанцию в год. 3. тоже в точку, учет гибкий. 4. да, допускается и это время оплачивается.