Разбор: Должностная инструкция менеджера по продажам — образец и комментарии

Зачем нужна должностная инструкция? Какой образец взять за основу? На что обратить внимание? В этой статье я постарался вдумчиво и интересно разобрать образец инструкции менеджера по продажам.

Разбор: Должностная инструкция менеджера по продажам — образец и комментарии

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды РОПа). В продажах давно — 29 лет. Возможно читателю будет интересна моя статья «Шеринг руководителей это...», в которой я описываю суть услуги аренды РОПа.

Поделитесь этой статьей с тем, кто создает или управляет отделом продаж. Он скажет спасибо)) И подпишитесь на ТГ-канал Вдумчиво о продажах, где я пишу интересно и вдумчиво о выстраивании B2B-продаж.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Зачем нужны нормативные документы
  • Что должно быть написано в преамбуле и общих положениях инструкции
  • Про должностные обязанности
  • О правах менеджера по продажам
  • Об ответственности
  • О взаимодействии с другими отделами и службами

Зачем нужны нормативные документы

Существуют две, порой взаимоисключающие, цели создания нормативных документов:

  1. Удовлетворить требования надзорных органов.
  2. Регламентировать работу сотрудников.

В список надзорных органов в данном случае можно смело включить не только государственные, например, Пожнадзор или Роспотребнадзор, но и крупного клиента, который в тендерной документации прописывает требование сертификации по ISO или инвестора, который готов вложиться, если компания перешла на GAAP.

Это отдельная большая история, которой мы не будем касаться в рамках этой статьи.

Иногда компания пытается в одних и тех же документах совмещать обе задачи: соответствовать внешним требованиям и регламентировать действия персонала.

Это логично, но плохо реализуемо. Во-первых, любой фреймворк (ISO, GAAP) приходится кастомизировать под конкретные задачи; во-вторых, в этом случае объем документов получается настолько большим, что ни один сотрудник его не освоит.

Мы в своих проектах стараемся создавать максимально простые документы. Они минимальны по объему и написаны не юридическим (человеческим) языком. Из-за этого могут возникать ситуации, не описанные в регламенте, либо наоборот, ситуации, в которых правильнее нарушить регламент.

Чтобы синхронизировать правила со здравым смыслом, у нас есть отдельный документ, который идет первым во время онбординга, — это Welcomebook. Я выложил его в отдельной статье.

В этом материале я взял для разбора типовую должностную инструкцию менеджера по продажам, которую нашел на одном из популярных ресурсов.

Преамбула

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Комментарий

Должностная инструкция является одним из основных локальных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения между работником и работодателем. Другими словами, без нее никак. Этот документ обязателен для ознакомления под роспись каждого поступающего на работу (ч. 3 ст. 68 ТК).

Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности менеджера по продажам: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.

Комментарий

Взаимоотношения и связи по должности мы оформляем в виде отдельного документа «Регламент взаимодействия с отделами и службами компании». Это связано с удобством перенастройки: достаточно поменять один документ, вместо инструкций всех сотрудников.

Однако многие компании идут именно через инструкции, и, чтобы не было путаницы, создают функциональную матрицу. Внося любые изменения в одну единственную таблицу, они получают все нормативные документы в новой редакции.

1.2. Менеджер по продажам относится к категории специалистов.

1.3. Менеджер по продажам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.4. Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору по продажам.

1.5. Во время отсутствия менеджера по продажам его права и обязанности возлагаются на других сотрудников департамента продаж, о чем генеральным директором организации выпускается соответствующее распоряжение.

Комментарий

Пункт 1.5. говорит о том, что когда менеджер по продажам в отпуске или на больничном, с его клиентами работают другие менеджеры.

Это реализуемо на коротких сделках, когда от клиентов приходят запросы, которые нужно оперативно обрабатывать, либо когда менеджер звонит вхолодную и передает лиды на вторую линию.

В длинных сделках с большой ценой контракта менеджер подгадывает, чтобы уйти в отпуск, когда внутри клиента ничего не должно произойти (например в январе, мае, августе). И наоборот, — не уходит в отпуск, когда тендер, утверждение бюджета, контрактование и т.д. Таких клиентов, если и передают на время отпуска, то руководителю отдела.

1.6. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Комментарий

Бывают вполне оправданные требования к образованию, например у медицинских представителей. Но в большинстве случаев этот фильтр лишний.

Об отношении к профильному опыту и стажу работы я писал в статье, посвященной калькулятору привлекательности вакансии.

1.7. Менеджер по продажам должен знать:

• Основы трудового и гражданского законодательства;

• Назначение и правила использования компьютерного и офисного оборудования;

• Правила работы в компьютерных программах, базах данных, системах управления взаимоотношениями с клиентами;

• Основные характеристики, цены, преимущества и недостатки продукции и услуг ведущих российских и мировых производителей в сравнении с продаваемой продукцией и услугами;

• Модели продаж продукции и услуг;

• Методы поиска, анализа, обработки и систематизации информации;

• Инструкции по подготовке, обработке и хранению отчетных материалов;

• Основы бухгалтерского учета, правила оформления первичной бухгалтерской документации;

• Основы договорной работы;

• Отраслевые и локальные нормативные акты, действующие в организации;

• Нормативные акты, регулирующие правила продажи продукции и услуг организациям различных форм собственности;

• Основные тендерные площадки, состав тендерной документации;

• Деловой этикет, правила ведения деловой переписки и переговоров;

• Основы делопроизводства;

• Основы менеджмента организации;

• Основы психологии;

• Нормы противопожарной защиты, охраны труда и техники безопасности.

Комментарий

Возможно этот список нужен для выяснения отношений с трудовой комиссией. Мол, менеджер не знал основы психологии, поэтому не прошел аттестацию.

С точки зрения нормальных паритетных отношений между компанией и сотрудником в этом списке должны быть ссылки на разделы базы знаний. Иначе невозможно определить границы обязательных знаний: что входит в «основы», а что нет; какие именно модели продаж должен знать сотрудник; о какой технике безопасности идет речь и т.д.

1.8. Менеджер по продажам должен уметь:

• Работать с компьютерным и офисным оборудованием;

• Работать с системами отчетности компании, базой данных типовых предложений о продаже продукции и услуг компании;

• Применять средства автоматизации бизнес-процессов при взаимоотношениях с клиентами;

• Вести реестр реквизитов клиентов;

• Консультировать клиентов по вопросам приобретения, использования и обслуживания продукции и услуг компании;

• Сопоставлять характеристики, цены, преимущества и недостатки продукции и услуг ведущих российских и мировых производителей с продаваемой продукцией и услугами;

• Организовывать встречи с клиентами и партнерами, проводить презентации продукции и услуг компании;

• Выявлять потребности клиентов в продукции и услугах компании;

• Вести деловую переписку и переговоры;

• Составлять коммерческие предложения по продаже продукции и услуг компании;

• Вести учет коммерческих предложений по продаже продукции и услуг компании;

• Составлять коммерческие документы на продажу продукции и услуг компании;

• Оформлять первичную бухгалтерскую документацию с помощью бухгалтерских программ;

• Оформлять сопроводительные документы на продажу продукции и услуг компании;

• Вести учет сделок по продаже продукции и услуг компании, в т.ч. по конкурсным торгам и аукционам;

• Обрабатывать информацию о новой продукции и услугах компании, условиях их продажи;

• Вести учетную деятельность по информированию клиентов о новой продукции и услугах компании и об условиях их продажи;

• Работать на тендерных площадках, оформлять тендерную документацию.

Комментарий

Поскольку это образец, то список сделан избыточным. Его можно подкорректировать. Однако в нем отсутствует важное обстоятельство: с какого момента менеджер должен уметь выполнять тот или иной процесс. Например, консультировать клиентов вряд ли можно до обучения по продукту.

1.9. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:

• законодательными актами РФ;

• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

• приказами и распоряжениями генерального директора;

• настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности менеджера по продажам

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Активный поиск клиентов и развитие долгосрочных партнерских отношений, ведение клиентской базы;

2.2. Анализ рынка, мониторинг конкурентной среды;

2.3. Проведение презентаций продукции и услуг компании;

2.4. Подготовка коммерческих предложений, проведение переговоров, заключение договоров;

2.5. Контроль оплаты по договорам;

2.6. Консультирование клиентов по продукции и услугам компании;

2.7. Участие в выставках с целью продвижения продукции и услуг компании.

Комментарий

Функционал менеджера по продажам размывается почти всегда. Это негативно влияет на продажи, но принцип «продавец продает, остальные делают остальное» на 100% недостижим.

Есть очевидно непрофильные функции. Например, разгрузка товара, ведение проектов, организация мероприятий (тех же выставок), составление отчетов путем копирования информации из CRM и т.д. Но существует функция, которую даже сами менеджеры по продажам не считают чужой, — это функция продуктолога.

Водораздел между менеджером по продажам и продуктологом лежит там, где речь идет не о клиенте, а о клиентах. Например, изучить конкурентное предложение, которое получил конкретный клиент — это работа менеджера по продажам; а изучить как этот конкурент работает со своими клиентами — работа продуктолога.

По этой логике «анализ рынка, мониторинг конкурентной среды» — работа продуктолога, а не менеджера по продажам.

Права менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет право:

3.1. Повышать профессиональную квалификацию на курсах, семинарах и иных обучающих мероприятиях;

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

3.3. Знакомиться с решениями генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.4. Разрабатывать и вносить на рассмотрение директора по продажам предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности департамента продаж.

3.5. Информировать директора по продажам о нарушениях в работе сотрудников департамента продаж.

3.6. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

Комментарий

Если в компании принято проводить аттестацию, то п. 3.6. очень важен.

Кроме этого пункта, я бы рекомендовал ввести правило, по которому аттестация проводится либо на основе тестов и оценка формируется автоматически; либо оценку делает тот руководитель, который обучал этого сотрудника.

Ответственность менеджера по продажам

Менеджер по продажам несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Комментарий

П. 4.3. невыполним. Я писал об этом под п. 1.7. «Менеджер по продажам должен знать».

Взаимоотношения и связи по должности

Менеджер по продажам:

5.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.

5.2. При необходимости может быть отправлен в служебные командировки.

5.3. Под руководством директора по продажам планирует свою работу на отчетный период.

5.4. Представляет директору по продажам отчет о проделанной работе за отчетный период.

5.5. Получает от директора по продажам и знакомится под роспись с нормативно-правовой и финансово-хозяйственной информацией.

5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников департамента продаж во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

Комментарий

П. 5.4. желательно регламентировать форму отчета. В идеале работа в CRM должна быть выстроена таким образом, чтобы никаких дополнительных отчетов не требовалось.

Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.

6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.

6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

Комментарий

П. 6.1. вызвал у меня недоумение. Почему ознакомиться с инструкцией под роспись нужно до подписания трудового договора? Единственное мое предположение, что в противном случае компания трудовой договор не подпишет. Если у вас есть другие варианты, напишите в комментариях, буду очень признателен.

Следующие шаги

  1. Подпишитесь на мой ТГ-канал Вдумчиво о продажах, где я пишу интересно и вдумчиво о выстраивании B2B-продаж. Так вы не пропустите новые статьи и дополнительные материалы.
  2. Пришлите свой документ для разбора (УТП, воронка, скрипт, регламент, вакансия, КП, чек-лист, отчет, дашборд, звонок, планерка и т.д.). Положите его в облако и добавьте ссылку в комментарии под этим постом на канале.
  3. Каждую среду я провожу бизнес-завтрак в Москве. Это камерное мероприятие, на котором можно задать любой вопрос по отделу продаж. Приходите!
  4. Либо пообщайтесь с нашим шеринговым РОПом, который может вести ваш отдел продаж. Это можно сделать в формате экспресс-аудита.
6161
64 комментария

Для себя отметил, что наличие вменяемых инструкций показатель адекватности работодателя. Вернее один из факторов

6
Ответить

Плюсую. Очень важно, чтобы ДИ была и отражала реальные задачи, решаемые сотрудником.

2
Ответить

Абсолютно согласен

1
Ответить

Вот кстати относительно п 6.1 вполне логично, что должностную инструкцию хорошо бы продемонстрировать до подписания. Собственно тогда для кандидата все будет прозрачно и видны особенности компании, если они есть. Он точно будет знать на что подписывается

2
Ответить

С такой постановкой вопроса я согласен. Лучше вообще сразу весь комплект нормативных документов предоставить.

Ответить

Поддерживаю, что менеджер не должен распыляться на другие обязанности, так как это будет влиять на качество его работы с клиентами. Есть компании, которые берут отдельного человека - помощника менеджера по продажам, который будет заниматься всей бумажной волокитой. Менеджеру как раз не надо тратить на это время и он может дальше продавать - это прямо очень круто

2
Ответить

на волокиту часто есть позиция аккаунта/ассистента отдела продаж, который и ведет всю эту бумажно-документальную канитель, чтобы сэкономить время тем, кто продает.

1
Ответить