Помогли заводчанам достучаться до руководства. Цифровая фабрика идей — экосистема с 70 000 идей и эффектом в 20 млрд руб

Это Атвинта. Крупнейшие компании применяют фабрику идей — концепцию улучшений на производстве. Сотрудники приносят предложения, их внедряют и получают эффект в виде сокращения издержек или роста выручки. В статье рассказываем, как оцифровали этот процесс для лидера добывающей отрасли.

Концепцию фабрики идей часто используют на крупных компаниях, например, она есть у СИБУРа, ЕВРАЗа, Северстали. Суть подхода заключается в том, чтобы собирать и внедрять идеи по улучшению процессов от сотрудников. Например, изменить технологию выпуска продукции, заменить расходники или устранить лишний этап действий в производственной цепочке.

Улучшения приносят компаниям миллиардные эффекты в виде снижения расходов, роста производительности и выручки.

В рамках концепции большая часть предложений идей идет снизу-вверх, то есть от линейных сотрудников, которые непосредственно участвуют в процессе производства.

Так компании закрывают 2 задачи:

Именно проблемы «с полей» больше всего влияют на финансовый результат компании, поэтому люди на местах могут предлагать самые эффективные идеи.

Для лидера производственно-добывающей отрасли нам предстояло оцифровать все задачи и процессы фабрики идей внутри одной системы. В ней заказчик планировал регистрировать идеи с эффектом меньше 1 млн руб, а также вести доску решения проблем — пространство для сигналов о неполадках без решения.

Жизненный цикл идеи включает множество этапов. Если крупными шагами, то это:

Все эти шаги нужно организовать внутри предприятия. Мы занимаемся оцифровкой производственных улучшений уже 5 лет, однако не всегда у компаний есть онлайн-системы для подачи предложений.

У клиента, для которого мы создали цифровую фабрику идей, на старте внедрения концепции использовались бумажные бланки, которые дальше рассматривались согласующими офлайн. А отчетность и эффект составлялись и считались в разных эксель-таблицах.

На практике для регистрации идей используется еще множество инструментов:

И это только первый этап — подача идеи. А впереди еще множество задач и участников: от руководства до финансового отдела и прямых исполнителей. Так что самый удобный вариант — собрать все в одной системе.

Новый сервис разрабатывали на основе уже действующего продукта, который мы создали для клиента ранее. Это система для предложений с экономическим эффектом более 1 млн руб.

Функции системы:

Одна из самых полезных функций — расчет экономического эффекта внедрений.

В производственных улучшениях это самое узкое место, потому что только через цифры можно подтвердить, что идеи действительно приносят пользу компании, а не создают видимость активных действий.

Системой пользуются 24 предприятия, внутри предложено 3 000 мероприятий, а эффект внедрений, зарегистрированных в сервисе, составляет 20 млрд руб.

Мы разработали новый сервис «Фабрика идей» и объединили его в экосистему с действующей ИТ-архитектурой по производственным улучшениям.

Внутри нового сервиса два ключевых раздела:

Подать идею или проблему можно в интерфейсе самих систем либо через мобильное приложение, которое интегрировано с общей базой данных. Как только сотрудник сохранил предложение — оно автоматически определяет сущность (идея более 1 млн руб / идея менее 1 млн руб / проблема) и отправляет ее на нужную платформу.

Дизайн сервиса сохраняет преемственность с другими элементами экосистемы, обеспечивая бесшовное переключение между ними.

Так как мы уже были погружены в отрасль заказчика и концепцию производственных улучшений, наша команда смогла успешно разработать оптимальную структуру, необходимый функционал и удобный интерфейс для фабрики идей.

Над проектом работала наша продуктовая фултайм-команда, которая сотрудничает с клиентом с 2019 года.

Далее рассмотрим основные функции цифровой фабрики идей.

Новый сервис предназначен для предложений с эффектом менее чем в 1 млн рублей. В системе есть несколько градаций:

На первом экране отражаются идеи, предложенные в системе. Их можно фильтровать по статусу, автору, компании, категории, запросу и так далее.

Добавить идею можно по специальной кнопке, после чего появится форма с необходимыми полями: статус, проблематика, решение и проч. К идее можно прикрепить файлы, которые помогут лучше описать проблему или проиллюстрировать решение.

Важная часть — блок для расчета экономического эффекта и раздел, в котором можно добавить связи с другими сущностями системы, например, с запросом на идеи.

Оформленная идея выглядит так:

Чтобы подтвердить решение или актуальность идеи, можно подключить экспертов. Для этого в карточке идеи есть вкладка «Экспертизы», где можно добавить специалистов, которые оценят реализуемость проекта.

Идеи можно не только предлагать, но и запрашивать. Для этого мы добавили функцию запросов на идеи. Это система краудсорсинга, когда компании нужно обсудить горячую тему и запустить среди сотрудников процесс генерации идей. Запрос могут создавать руководители подразделений (ответственные лица) или администраторы.

Все идеи рассматривают на комитетах — собраниях ответственных лиц, которые принимают решения по предложенным идеям. Внутри нашей системы можно вести протоколы по комитетам, чтобы не потерять информацию по итогам встречи и зафиксировать ее.

Для проведения комитета нужно добавить его в систему. В окне создания комитета мы добавили все необходимые поля: от даты и времени проведения до повестки и места собрания.

После создания комитета есть возможность прикрепить предложения, которые будут обсуждаться на встрече. Так участники могут рассматривать идеи одной категории сразу. Например, если тема касается производственного цеха или вопросов безопасности в компании.

По завершению комитета участники заполняют протокол по всем идеям:

После комитета у авторов предложений автоматически обновляется статус их идей и комментарии о необходимости доработок.

Успешные идеи, которые принесли эффект, поощряются премиями — это мотивирует сотрудников участвовать в системе улучшений и придумывать рациональные предложения. Чтобы упростить процесс премирования, мы создали раздел, где можно создать отчет за период и распределить премии сотрудникам.

В этом разделе сотрудники указывают внутреннюю проблему, которую необходимо решить. Например, сломался душ на производстве или требуется расчистить снег, чтобы машины могли проехать до склада.

Во многих компаниях доска решения проблем — это физическая маркерная доска, которая висит на участке. Минусы очевидны: ненадежная фиксация проблем, не отслеживается результат, информация теряется после стирания, неудобно пользоваться.

В нашем же сервисе сотрудники отправляют проблемы онлайн. Если экспертная комиссия отнесет проблему к идее, то она перейдет в другие сервисы — в зависимости от оценки экономической выгоды.

На главной странице раздела добавили список проблем и их фильтрацию по статусу работ, датам, подразделению, категории, автору, ответственному лицу и так далее.

В форме добавления проблемы указывают все необходимые параметры для устранения и идентификации проблемы: статус, место возникновения, подразделение, описание проблемы и проч.

Когда компания отделяет идеи от проблем, это помогает увидеть разницу — бытовые недочеты, которые мешают сотрудникам, и масштабные потери, снижающие производительность и качество продукции.

Как и в первом сервисе по внедрению инициатив, мы добавили удобные дашборды с отчетами. В них предприятиям и руководству удобно отслеживать количество идей и проблем.

Готовые панели аккумулируют информацию внутри системы и показывают:

Аналитические дашборды позволяют компании оперативно оценивать экономические эффекты от идей, выявлять ключевые проблемы и повышать прозрачность процессов на всех уровнях.

Лучше слов скажут цифры:

Так, на основе нашего предыдущего сервиса мы создали Фабрику идей — еще один продукт для внедрения улучшений на производстве. Они объединены единой средой, общей базой данных и авторизацией. Сейчас в экосистеме уже 5 сервисов, которые решают разные задачи компании.

Теперь вместо бумажных бланков и эксель-таблиц у заказчика есть цифровая фабрика идей.

Преимущества для бизнеса:

Все продукты экосистемы сделали гибкими и масштабируемыми, так как мы постоянно расширяем ее функционал и добавляем новые предприятия — а это тысячи новых пользователей ежемесячно.

С нашим сервисом появилась возможность подавать все виды предложений онлайн, в том числе для фабрики идей и доски решения проблем. Раньше приходилось заполнять бланки. Теперь это можно сделать внутри сервисов или через мобильное приложение, которые интегрировано с экосистемой.

Все дальнейшие взаимодействия тоже происходят в системе. Не нужно встречаться с руководителем для обсуждения или лично получать согласование эксперта — все комментарии и уведомления о согласованиях и реализации придут в карточку идеи.

Также улучшилась работа комитетов — теперь вся важная информация протоколируется, а решения по идеям тут же вносятся в систему и двигают процесс дальше. Так мы экономим время на коммуникациях и взаимодействии между авторами, экспертами, согласующими и исполнителями.

У руководства появились удобные отчеты, в которых они могут отслеживать количество идей, их эффект, начислять премии, проводить согласования и выполнять другие задачи. А также можно проверить любую идею или итоги комитета, чтобы проконтролировать ход реализации и работу команды.