Комфортный офис, в который хочется возвращаться: 10 оригинальных идей

Автоматизация — это не только цифры и процессы, но и возможность сделать офис приятным пространством, где каждая мелочь продумана для удобства людей. Делюсь подборкой оригинальных способов удивить, порадовать и отблагодарить ваших сотрудников с помощью QR-кода.

Привет! Меня зовут Андрей Никифоров, я работаю в Wave Service — это цифровой помощник специалиста АХО на базе QR-кодов, который отлично справляется не только с инвентаризацией, учётом расходников и ППР.

В этой статье я собрал 10 интересных идей от наших клиентов — офис-менеджеров, управляющих бизнес-центрами, руководителей АХО, — которые уже используют Wave Service для создания комфорта в своих компаниях.

Решения простые, но все они основаны на возможностях продукта. Поэтому на универсальность я не претендую. Однако вы можете адаптировать идеи под свои инструменты и процессы, чтобы создать комфортную атмосферу и услышать искреннюю благодарность за вашу работу.

Корпоративные зонты для сотрудников — это уже почти классика. Добавьте к этому QR-код, чтобы сделать ещё удобнее.

Как это работает

На специальном дашборде офис-менеджер может следить за количеством доступных зонтов и видеть, у кого они находятся и как долго.

Если сотрудник долго не возвращает зонт, система подсветит его номер телефона красным цветом, можно позвонить и напомнить вернуть.

Что получаем

Иногда рабочие задачи не укладываются в привычные будни. В таких случаях важно не только предоставить соответствующую компенсацию, но и продемонстрировать сотрудникам признание за их вклад.

Поблагодарите коллег приятным бонусом, например, промокодом на заказ еды.

Как это работает

В выходной день сотрудники увидят в Wave Service заявку «Получить промокод». Чаще всего наши клиенты радуют сотрудников пиццей, но вы можете выбрать что-то особенное.

Уверен, вы проводите опросы по сбору предложений для улучшения офиса. Но что делать, если идея пришла прямо сейчас, а до планового опроса ещё полгода? Дайте сотрудникам возможность делиться предложениями в моменте.

Хочется больше цветов в переговорной? Появилась идея, как улучшить сигнал Wi-Fi? Не хватает полок для хранения документов? QR-код — всегда под рукой.

Что получаем

Проход КПП часто ассоциируется с очередями, проверкой документов, а также риском потери пластиковых пропусков. Но есть способ сделать этот процесс приятнее — использовать мобильное приложение.

Как это работает

Сотрудник оформляет заявку через мобильное приложение, ответственный за выдачу пропусков её подтверждает, и QR-код отправляется гостю.

Гостю достаточно приложить телефон к турникету, и система автоматически идентифицирует его и предоставит доступ.

Охрана получает всю необходимую информацию о посетителе в реальном времени.

Что получаем

Открытость и обратная связь — фундамент здоровой атмосферы в коллективе. Но как быть, если сотруднику неловко обращаться по деликатным вопросам к руководителю лично?

Сделайте цифровой «ящик доверия» с доступом по QR-коду, чтобы сохранить анонимность и оперативно реагировать на обращения. Это поможет вам лучше понимать настроения в коллективе, своевременно реагировать на сложности и создавать комфортные условия для работы.

Как это работает

Что получаем

Переговоры и совещания — дело важное, и кофе-брейк не должен отвлекать от обсуждения ключевых моментов. «Чёрный или с молоком? Сахар? Лимон? Батончик или панини?» — эти вопросы можно передать QR-коду.

Как это работает

В каждой переговорной на столе расположена специальная табличка с QR-кодом. Чтобы заказать напитки или закуски, участникам встречи достаточно отсканировать код и выбрать желаемое. Система сама передаст заказ кофе-леди или секретарю, и в течение 3-7 минут вам всё принесут, не отвлекая от обсуждения.

Что получаем

Участники переговоров могут спокойно продолжать обсуждение, не прерываясь на выбор снека.

Продуманный сервис произведёт приятное впечатление на партнёров и гостей офиса.

Планируете многочасовые переговоры, тренинг или стратегическую сессию? Организуйте обед заранее. Составьте меню с выбором из нескольких ресторанов или блюд.

Участники мероприятия смогут самостоятельно сформировать свой заказ через QR-код, как в приложении доставки еды. Система автоматически передаст заказы секретарю.

Отсутствие молока для кофе может стать неприятным сюрпризом, особенно в начале рабочего дня.

В маленькой компании такая неприятность решается на ходу — нужно просто посмотреть в холодильнике. А вот в крупной организации, где доступ к складу регламентирован, могут быть проблемы. Но и их можно легко избежать.

Как это работает

На кухне есть QR-код. Как только молоко в кофемашине заканчивается, любой сотрудник может отсканировать код и отправить заявку «Закончилось молоко!». Офис-менеджер получает уведомление и оперативно пополняет запасы.

Если ваша компания самостоятельно организует питание сотрудников, важно контролировать его качество. Ведь от того, насколько вкусным и сытным будет обед, зависит настроение, самочувствие и продуктивность всей команды.

Как это работает

Сотрудники могут оставить обратную связь о меню и работе столовой прямо в мобильном приложении. Для этого предусмотрены две простые заявки: «Оставить обратную связь по блюду» и «Замечания по организации питания».

Вся информация автоматически собирается в отчёты и отображается в удобных дашбордах. Руководители могут отслеживать динамику отзывов, анализировать предпочтения сотрудников и корректировать меню. А ещё — поощрять работников столовой, проводить дополнительное обучение или задуматься о смене поставщика.

Контакты курьеров и поставщиков, инструкции и регламенты, телефоны и дни рождения — иногда секретарю нужно иметь под рукой целый справочник.

Обычно для хранения такой информации используют отдельные программы и файлы. Но есть вариант реализовать подобное в Wave Service, чтобы всё было доступно в один клик.

Комфортный офис — это не магия, а продуманная система. Уже более 4 лет Wave Service помогает заботиться о помещениях и сотрудниках, и мы знаем, что волнует ваших внутренних заказчиков больше всего:

В статье я поделился опытом наших клиентов, которые используют Wave Service для создания комфортного офиса. Всё это можно реализовать и в вашей компании за неделю — у нас уже отточен алгоритм внедрения.

Некоторые из этих идей вы можете воплотить и бесплатно, например, через Google Формы, если служба безопасности одобрит. В этом случае вы не получите всех преимуществ автоматизации и аналитики, но даже такие простые шаги — уже приятно.

Расскажите в комментариях или можно лично в Telegram, какие инструменты вы используете для повышения комфорта сотрудников. Интересно узнать ваш опыт!