Адаптируем новых сотрудников через обучающие семинары и телеграм-бота. Вот как мы это делаем

Привет. Я Никита Светличный, методолог корпоративного обучения Simtech Development, компании по разработке интернет-магазинов и маркетплейсов. Рассказал редакции мультисервисной платформы для управления задачами и проектами WEEEK о том, как мы выстроили онбординг так, чтобы процесс был эффективным для всех сторон.

Онбординг или адаптация – важнейший этап в жизни компании и её новых сотрудников. Нужно ознакомить новичка с тонной информации о компании: её традициях и правилах, структуре команды, особенностях услуг и продуктов.

На первых порах у новичка возникает много организационных вопросов: где аптечка, куда нести документы, в каком кабинете сидит бухгалтер. И адресует он эти вопросы в основном HR-отделу.

Чтобы снизить большую нагрузку на команду, можно использовать бота в Telegram. Добавить в него самые популярные вопросы о компании, указать перечень документов, необходимых для оформления, контакты административного персонала и прочее. Ссылку на бот можно отправить новому коллеге за день-два до выхода на работу: так человек будет лучше ориентироваться на новом месте в первые дни.

Чтобы погрузить нового сотрудника в тонкости услуг и продуктов компании, понадобится полноценное обучение. Если брать классический вариант, то обычно эту роль на себя берет тренер или ведущий эксперт. В таком подходе есть свои плюсы и минусы. Если говорить о недостатках, то главный из них – отрыв специалиста от производственных или клиентских задач, которые, естественно, в приоритете для компании. Нереально заставить технического директора или бизнес-аналитика 1-2 раза в месяц по несколько часов вводить новичков в курс дела. Просто потому, что где-то сотрудники топовых должностей точно нужнее, а еще потому, что час их рабочего времени стоит как сумма всех прибывших новичков вместе взятых. Идеально, если обучение в рамках адаптации будет автоматизированным. Как у нас в Simtech.

Мы создали эти семинары на GetCourse. Можно использовать и другие платформы для этого: Google Класс, iSpring Learn и подобные им. У каждого из таких курсов своя специфика, которая завязана с функционалом отделов. Есть курс для разработчиков, менеджеров по продажам, тестировщиков интернет-магазинов и маркетплейсов, системных аналитиков и так далее. Например, разработчики на своем обучении в дополнение к общей информации изучают инструменты работы, платформы, стандарты программирования, а у отдела продаж фокус на запросы клиентов, софт-скиллы и техники продаж.

Свое обучение сотрудники должны пройти за время испытательного срока (3 месяца), уделяя курсам по несколько часов в неделю. Они смотрят видео, читают статьи, решают тесты, участвуют в квизах и выполняют домашние задания. Так они закрепляют теорию на практике. Со временем задачи усложняются, и здесь на помощь приходит куратор.

Куратор – официально закрепленный сотрудник, который берет шефство над новым человеком в отделе. Делает он это не за спасибо, а за денежное вознаграждение. Половину этой суммы ментор получает после окончания испытательного срока своего ученика, остальную часть – еще через три месяца. Так работодатель убеждается в высокой вовлеченности ментора и качестве его наставничества.

Как результат: эксперты не отвлекаются от важных задач, новички – самостоятельно и в удобном для них темпе адаптируются. Практические задания обучающего курса максимально приближены к реальным задачам, поэтому сотрудникам проще приступать к своим обязанностям и успешно их выполнять.

Сейчас мы в Simtech ставим себе задачу разработать геймификацию на курсе, чтобы сделать онбординг еще более интерактивным, понятным и полезным. Страшно представить, что когда-то новые сотрудники адаптировались, изучая толстые папки с доками и стандартами. Сейчас многие компании стараются от этого уйти и это очень хорошо.

Понятное дело, что документы все же нужны. Вспоминаю эпоху без цифры, когда новичку вручали папки с регламентами, бережно продырявленные дыроколом... Человек читал, зевал и засыпал. Мы свои доки храним и ведем в специальном сервисе. Эта система представляет собой общее пространство с доступом ко всем его файлам. Специалисту по адаптации с ней тоже удобно работать: оперативно загрузил информацию, ознакомил с ней сотрудников, по необходимости – актуализировал.