Где лучше вести управленческий финансовый учет? Таблицы, специализированные сервисы, «1С»?

В каждом бизнесе наступает период, когда собственник понимает, что уже нужно внедрять управленческий учет. Внедрять-то нужно, но встает извечный вопрос: где же блин лучше вести управленку?😄 Можно использовать таблицы, но хорошо если получится скачать шаблоны в интернете, где-то их купить, у кого-то попросить, а ещё лучше с разъяснениями, но как же их заполнять… А если не таблицы… У вас есть, например, 1С, так почему бы не вести там? Только как все настроить, дорого это или дешево… Есть и другие варианты, например сервисы специализированные - тот же самый ПланФакт. Как понять, какой вариант подойдет именно вам, бизнес-процессы же у всех разные, у каждого свои тонкости и нюансы.

Расскажу об основных инструментах, как я внедряю своим заказчикам управленческий учет и какой вариант кому лучше подойдет. Погнали!

Самый первый напрашивающийся вариант ведения управленческого учета - это, конечно же, таблицы. Можно это делать в классическом Excel или второй вариант, который мне нравится больше это Google-таблицы: во-первых, в них можно зайти с любого места, не обязательно с одного и того же компьютера; во-вторых лично мне там удобнее работать с формулами. В общем, выбор за вами, по сути, возможности примерно одинаковые.

➕ Основной и неоспоримый плюс использования таблиц - это бесплатно. Вам не надо платить никакую абонентку. Если у вас есть шаблон - вы им пользуетесь.

Когда я только начинал внедрять управленческий учет другим компаниям, я собрал всевозможные варианты шаблонов, которые были на рынке - у конкурентов, в открытом доступе, все-все-все - и понял, что есть две крайности. Первая - шаблон ну слишком простой и просто не выполняет нужный функционал. Вторая крайность - это, наоборот, слишком подробная и функциональная таблица. Другими словами, там куча ненужных полей и опций, тьма второстепенных данных считается. И как следствие - вести, а тем более внедрить его становится очень сложно. Считаю, что для большинства предпринимателей достаточно более простого решения, не стоит усложнять процесс. Именно поэтому в свое время лично я разработал более простой шаблон, который подходит практически всем компаниям.

➕ Второй плюс - шаблон excel подойдет практически для любого бизнеса. Особенно вариант с шаблоном в excel подходит для компаний, которые занимаются товарным бизнесом или производством, потому что можно формировать отчет о прибылях и убытках не на основании операций, а заносить данные по выручке и себестоимости из 1С, “Мой склад” или иной учетной системы.

➖ Минус, который существует у шаблона Excel, это привязка к формулам. Мы можем их случайно сбить, что-то случайно удалить. Будьте внимательны при заполнении!

➖ Кроме этого у таблиц нет интеграции с банками, то есть нельзя сделать так, чтобы операции туда попадали автоматически.

В заключение скажу, что в шаблоне excel есть некое подобие автоматизации, вам нужно заполнять только журнал операций, а именно каждое поступление или списание, а эти цифры автоматически разлетаются в нужные отчеты - таблица сама работает за вас. Следовательно, таблицу по управленческому учету может вести человек даже без знания финансов: помощник, ассистент и так далее.

Второй вариант - наверняка известная вам программа 1С. Рекомендую этот софт, для определенных задач - учета товара и его себестоимости, учета произведенной продукции и ее себестоимости. Но для полноценного ведения управленческого учета он не совсем подходит.

1с достаточно сложная в настройке программа, все доработки стоят немалых денег, да и само внедрение тоже дорогостоящее. Именно по этой причине для малого и микробизнеса 1С - это очень дорого и сложно. Как я говорил ранее, лучше всего использовать 1С для части задач, если, например, у вас производственная или товарная компания с целью расчета себестоимости и учета товаров и сырья. Ну а далее эти данные переносить в табличку Excel или Google-документ и там рассчитывать нужные показатели и вести отчет о прибыли в убытках. Это оптимальное комбо. Однако, для компаний из среднего бизнеса с большими ресурсами (при условии, что вы можете быстро делать допилки), 1С может быть нормальным решением для ведения управленческого учета.

Ну и последнее - это специализированные сервисы. Я буду рассказывать на примере сервиса ПланФакт, так как работаю с ним очень часто и считаю одним из лучших, хотя другие сервисы очень похожи на него, и по отзывам не хуже. Среди них: Финолог, Adesk, ФинТабло. В чем же основные достоинства сервисов для ведения управленческого учета?

➕ Любой сервис исключает ошибки в формулах, все запрограммировано, а это значит, что невозможно ничего сломать или удалить формулу.

➕ Второй плюс конечно же это мобильное приложение, которое дает возможность с телефона, с любого компьютера получить нужные данные.

➕ А самое классное - это интеграции с банками (то есть можно сделать так, чтобы все операции автоматически попадали в ПланФакт и более того, чтобы там эти операции по каким-то признакам сами разносились по нужным статьям). Это кайфово! Помимо того, если вы совершаете операции по личным картам, их можно интегрировать через Дзен-мани, и они тоже будут автоматом залетать в нужные статьи. Эта автоматизация сильно упрощает работу.

Отчеты платного сервиса, на мой взгляд, ничем не лучше тех, что можно составить в google-документах. В этом вопросе никаких преимуществ сервисов над таблицами я не вижу. И там и там данные заполняются в онлайн-режиме. И как вы уже поняли, каждый сервис стоит денег. Адекватный тариф варьируется от 3 до 6 тыс. руб. в мес.

Именно в сервисе они смогут автоматизировать основной пул данных, что сильно упрощает ведение управленческого учета и снижает риск ошибок (пропустить какие-то операции становится невозможным). Остается их только раскидать по нужным статьям.

➖ Точно не подходит сервис для производственных компаний и для компаний, занимающихся продажей товаров. Почему? Учет в сервисе ведется по операциям, соответственно в производственных компаниях сформировать отчет о прибыли и убытках с выручкой по себестоимости по операциям не представляется возможным, т.к. процесс очень сложный. Используем только таблицы excel и только google-документы.

Если данная статья вам показалось полезной, подписывайтесь на мой телеграм-канал https://t.me/+-nyK0zIRe0hmNzgy, там я регулярно выкладываю полезную информацию по теме управленческого финансового учета и в целом бизнесе. По роду своей деятельности я не только финансист, но прежде всего предприниматель. Основное дело моей жизни - это классический бизнес, а тема внедрения управленческого учета стала мне близка и интересна в процессе ведения бизнеса, теперь можно это назвать моим хобби.

Спасибо всем, дочитавшим до конца! Успехов в бизнесе и внедрении управленческого учета.