Как навести порядок в финансах с помощью управленческого учета, если у вас строительный бизнес
Недавно я осознал, что в моей практике порядка 30% запросов и клиентов - это компании, связанные со стройкой в той или иной мере (не важно, это ремонтные, строительные работы, благоустройство или проектная деятельность). Специфика работы с учетом финансов, как правило, очень сильно похожа, поэтому в какой-то момент у меня автоматически выработалось понятное, системное, удобное решение именно для строителей. Уверен, многим это будет полезно и применимо. Я делюсь, а вы пользуйтесь)
Особенности работы с финансами в строительных компаниях
У строителей есть определенные отличительные особенности и боли.
- Первое - это очень четкое разделение на проекты. В этом бизнесе часто практически нет каких-то постоянных расходов (либо они есть, но их немного), и большинство из них раскидываются по разным проектам. Расходов, платежей и приходов много, и все их нужно как-то распределять по проектам.
- Второе - это большое количество наличного оборота, и как следствие, множество сложностей с тем, чтобы учитывать все эти расходы и приходы в управленческом учете. Вдобавок может быть несколько платежных карт и наличный оборот у разных сотрудников, да и собственник с личной карты тоже совершает переводы. Все это не добавляет простоты в процесс ведение отчетов управленки.
- Третье - у строителей обычно куча операций (может быть несколько десятков в течении одного дня): где то купили большую партию кирпича, потом прораб докупил гвозди, приехала машина с песком, а т. к. объектов много, и платежей получается дофига.
- Четвертое - частые ситуации, когда не хватает денег, один заказчик оплатил, а деньги улетели на нужды другого проекта. Или уже давно нужно запросить оплату с объекта, но мы вовремя не заметили и возник кассовый разрыв.
Универсальные решения для строителей
Существует два рабочих и рациональных варианта, как закрывать вопрос для строительных компаний по управленческому учету. Первый - с помощью сервиса ПланФакт. Он хорошо подойдет тем у кого ну ооочень много операций. Он не сложный, но более дорогой по сравнению со вторым методом. Поэтому сегодня расскажу про более бюджетный формат. Это мой любимый шаблон на Google-документе, который я сам разработал. В конце оставлю ссылку на него.
Итак, как все это выглядит? Прежде всего для начала в компании нужно прописать все необходимые статьи управленческого учета (это мы сделаем без проблем, на вкладке "справочник"). Далее в шаблоне все запрограммировано, ничего вручную считать не придется.
Перед тем, как начать вести финансовый учет, нужно очень четко разделить деньги бизнеса и компании.
Соответственно, если есть карты, по которым проходят личные и бизнес-платежи, их нужно отделить, и оставить только связанные с бизнесом. Ну и также во вкладке "справочник" вписать нужные счета и карты, а еще на этой вкладке нужно вносить названия объектов.
На следующем этапе мы начинаем вести журнал операций. Это может делать как помощник, так и сам предприниматель. Соответственно, туда заносятся все расходы, все платежи. Делается это на вкладке "журнал операций".
Самое главное, это обязательно отмечать проект, к которому они относятся. Это супер-супер-супер-супер важно!
Без этого у нас ничего не получится. А самое классное то, что дальше все эти приходы и платежи разлетаются на нужные отчеты. Прежде всего в ДДС. В этом отчете мы уже как минимум видим сколько и куда мы платим денег, часто даже эта информация дает очень много пользы собственнику бизнеса.
Еще одно важное достоинство таблицы доходов и расходов для строителей - возможность видеть текущий баланс по проектам, вкладка "проекты". Какой проблемы это поможет избежать? Часто мы ведем проект, и в какой-то момент не замечаем, что уже давно выработали авансы от клиента (а мы знаем, что в стройке есть определенная сложность с тем, как платят). Следовательно, нужно вовремя клиента подергать, желательно заранее, а не когда уже закончились деньги. Иначе можно случайно влезть в кассовый разрыв. Соответственно, все это мы можем отслеживать в этом шаблоне. Ну и просто важно знать какой объект сколько маржи принес.
И последнее важное и нужное - это отчет о прибылях и убытках. Он по сути тоже формируется максимально автоматически, большая часть операций разлетается куда нужно. Нам остается только подбивать итоги, когда закрыт отчетный период (месяц, квартал и т.д.). Все зависит от того, какой у вас цикл сделки. В моей практике есть строители, у которых цикл сделки очень быстрый - месяц, а то и меньше. А есть строители, у которых цикл сделки квартал. А есть те, у которых цикл сделки год. Соответственно и подход к закрытию отчетного периода будет другой. Например, тем, у кого цикл сделки год, нет смысла делать помесячный отчет о прибылях и убытках, потому что он не даст никакой пользы, он не информативен. Следует смотреть в горизонте года. В общем, закрывать отчетный период по отчету о прибыли и убытках нужно так часто, сколько у вас примерно средний цикл клиента.
ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) даст самую важную инфу - сколько на самом деле заработал ваш бизнес и заработали ли вообще!
Вот как выглядит ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках)
Для того, чтобы все операции заносились четко и своевременно, можно создать чат расходов в тг или вотсап. Добавить в него прорабов, собственника и помощника, чтобы все туда скидывали платежи, которые они делают, и все приходы, которые есть с наличкой. Так точно ничего не забудется, а оттуда уже их заберет ассистент и занесет эти данные в расходы. Естественно, очень важно с какой-то периодичностью эти остатки сверять. Для сотрудников, которым выделяются подотчетные деньги, нужно на первом этапе раз в неделю, потом можно чуть реже сверять остатки (для понимания сколько по факту в кассе, а сколько показывает наш файлик).
Заключение
Если эта статья показалась вам полезной - подписывайтесь на мой телеграм-канал https://t.me/myb_biz. Там я регулярно выкладываю полезные фишки по теме внедрения управленческого финансового учета и в целом бизнесе. Да, ниже ссылка на шаблон для учета финансов, о котором писал в статье. Спасибо за внимание, пока-пока.