Как правильно и эффективно менеджерам писать комментарии в CRM системе?

В современных бизнес-условиях использование CRM систем стало необходимостью для эффективного управления взаимоотношениями с клиентами. Одним из ключевых элементов успешного использования CRM является грамотное ведение комментариев.

От качества и точности записей зависит не только внутренняя коммуникация команды, но и общая эффективность работы с клиентами. Клиенты не любят, когда менеджер задает один и тот же вопрос 2-3 раза.

Рассмотрим основные принципы и советы по написанию комментариев в CRM системе, чтобы повышать лояльность потенциальных покупателей.

Избегайте длинных и многословных описаний, которые могут затруднить восприятие информации. Используйте простые и понятные слова. Например, вместо «Мы провели детальное обсуждение текущего статуса проекта и выработали план действий на ближайшие недели» можно написать «Обсудили статус проекта, наметили план на следующие недели».

Избегайте обобщений и расплывчатых формулировок. Если вы обсуждали определенную задачу или проблему, укажите конкретные детали: дату, время, участников обсуждения и ключевые моменты. Например, вместо «Обсудили проблемы с клиентом» лучше написать «30.06.2024 обсудили с клиентом Ивановым И.И. задержку поставок на 3 дня».

Для соблюдения системы записей и упрощения их восприятия внутри команды рекомендуется использовать стандарты и шаблоны.

Например, можно ввести единый формат для описания встреч: дата, время, участники, ключевые моменты, дальнейшие действия. Это поможет избежать путаницы и сделает комментарии более структурированными.

Комментарии должны быть объективными и нейтральными. Избегайте личных оценок и эмоций. Например, вместо «Клиент был очень раздражен из-за задержки» напишите «Клиент выразил недовольство задержкой поставки».

Комментарии должны содержать информацию о дальнейших действиях и шагах. Это помогает следить за прогрессом задач и понимать, что уже сделано и что еще предстоит сделать. Например, «Назначить следующую встречу с клиентом на 05.07.2024 для обсуждения условий нового контракта» + поставить задачу в CRM системе.

Его шаблон, мы разберем и выложим в telegram канале уже завтра(25 июня) в 14:00 – подписывайтесь, чтобы не пропустить – будет полезно.

Тем более, там выходят ежедневные лайфхаки, фишки по созданию системы в отделе продаж!

Подписаться и получить шаблон регламента по ведению CRM системы менеджерами