Бухгалтер! Ты в ответе за всё!

В работе с любым бухгалтером — штатным, диким фрилансером, ИП, аутсорсинговой компанией — всегда возникает вопрос разделения ответственности и обеспечения исполнения обязательств. В статье разберёмся, за всё ли отвечает бухгалтер. И в какой мере.

Всем привет, на связи Евгений Ма — специалист по агрегации корпоративных знаний в Профдело: компании, которая настраивает управленческий учет и строит эффективные финансовые стратегии, а ещё помогает малому и среднему бизнесу решать бухгалтерские и юридические вопросы.

Знаете, почему день бухгалтера в России отмечается 22 ноября? Потому что в этот день подписали Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». В нём написано, что бухгалтерский учёт должны вести все, кроме ИП и филиалов иностранных компаний (с оговорками). То есть, все юрлица, зарегистрированные в России.

По этому же закону руководитель предприятия обязан организовать бухгалтерский учёт одним из следующих способов:

Представим себе ситуацию. На фоне всеобщего здоровья директору компании прилетает штраф от налоговой. Сумма небольшая, но всё равно неприятно. Начинаются разборки: кто виноват и кто будет платить.

Предположим, штраф упал за несвоевременно уплаченный налог на прибыль. Давайте разбираться, кто виноват.

Если бухгалтер вовремя рассчитал и сформировал в интернет-банке платёжку, а руководитель предприятия не отправил её в срок — это полностью его вина, бухгалтер тут не мог больше ничего сделать. Причины не отправлять платёжку могли быть разные, от кассового разрыва до банального загула. В любом случае виноват руководитель.

А вот если платёжка в интернет-банке появилась после срока уплаты, то это полностью вина бухгалтера. Ок, выяснили. Теперь вопрос: с кого легче получить компенсацию: со штатного сотрудника, дикого фрилансера или с бухгалтерского аутсорсинга? Оставим его пока что без ответа и перейдём к ещё одной ситуации.

Представим себе ситуацию. Бухгалтер начислил и выдал сотруднику лишние деньги. Как такое может быть? Например, неправильно подсчитал сверхурочные, сложил 2+3 и получил 8. За 8 дней и оплатил.

Ок, это счётная ошибка, её можно исправить в течение месяца. Но только если облагодетельствованный по ошибке сотрудник не против и подписал письменное согласие на возврат суммы. А если сотрудник — не будем вдаваться в его мотивы и взывать к совести — вернуть деньги не согласен, то по закону ничего ему не сделать.

С техническими ошибками, когда бухгалтер просто вводит не ту сумму или программа отрабатывает со сбоем, вообще глухо, как в танке. ТК РФ разрешает удерживать излишне начисленную зарплату только в трёх случаях:

Аллес! ГК РФ в п.3 ст. 1109 чётко говорит: всё, что не счётная ошибка и в чём сотрудник не виноват, не может быть с него удержано. Точка.

В этих ваших интернетах пишут о бухгалтере, который при выплате зарплаты случайно отправил сотруднику 1.7 млн вместо 22 тысяч. Просто не до конца стёр цифры в платёжке, полученной копированием предыдущей. Почему бухгалтер формировал платёжки на каждого сотрудника вручную — это большой вопрос к автоматизации. Но факт остался фактом. Сотрудник отказался вернуть деньги и суд не нашёл достаточных оснований, чтобы взыскать с него сумму принудительно.

Опять возникает вопрос: кто виноват? Ответ очевиден: в перечисленных случаях виноват бухгалтер, без вариантов.

Наконец, пришла пора ответить, как спросить с бухгалтера за ошибки.

Как ни странно, сложнее всего спросить с обычного бухгалтера в штате. Максимум, что ему грозит — удержание одного среднемесмячного заработка для покрытия убытка и дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. А вот если «повесить» ущерб на главбуха, в трудовом договоре с которым прописана полная материальная ответственность — шансы вернуть утраченные деньги повышаются. Главное, чтобы всё было правильно оформлено и подписано главбухом ДО того, как начнутся разборки.

Если же брать аутсорсеров, то можно бесконечно прописывать штрафные санкции в отношении, например, дикого фрилансера. Взыскать с него хоть что-то можно будет только судом, который только пропишет решение, но не вернёт деньги, а с этим могут возникнуть проблемы. Например, самозанятый может официально заморозить свою деятельность и получать доходы на подставное лицо.

Получить возмещение по договору с юридическим лицом проще.

Во-первых, нормальный аутсорсинг страхует свою ответственность перед клиентами и может погасить весь ущерб или его часть за счёт полиса.

Во-вторых, взыскать средства по решению суда с юридического лица всегда проще. Если оно работает, то на его арестованные счета будут приходить деньги, которые приставы будут изымать в пользу истца. И, главное. Хороший аутсорсинг в своём типовом договоре пропишет свою ответственность. Если отдельного раздела об этом в договоре нет или ответственность ограничена незначительными суммами — это повод задуматься о компетенциях и намерениях бухгалтерской компании.

А что по штрафам? Нормальный аутсорсинг закроет штрафы, которые выписаны по его вине. Как, например, с просроченным налоговым платежом.

Кроме ведения бухгалтерии, расчёта зарплаты и отчётности по всему этому, нормальный аутсорсинг берёт на себя администрирование единого налогового счёта (ЕНС) и общение с налоговой, в том числе ответы на требования. В разборках по ЕНС сам чёрт ногу сломит, не каждый главбух может с ходу разобраться в тонкостях. Раскроем только самую толстую: если на ЕНС отрицательный остаток, то предприятие — в глубокой заднице, оно должно государству. А за неуплату вовремя и каждый день просрочки капают штрафы и пени.

Нормальный бухгалтерский аутсорсинг может взять на себя то, что обычно вешают на бухгалтера в небольших компаниях: кадровое делопроизводство и воинский учёт.

Бухгалтерский аутсорсинг подходит не всем. У больших «заводов, газет, пароходов» со специфическими сложными процессами должна быть своя бухгалтерия. Аутсорсинг рекомендован для средних и малых предприятий в ИТ и Digital, стартапов, предприятий с неспецифичным учётом, особенно со штатом удалёнщиков. И да, как правило, аутсорсинг дешевле собственной бухгалтерии. Если только бухгалтером не работает бесплатно жена владельца, конечно.

Не согласны? Велкам в комментарии. Давайте обсудим, можно ли доверить учёт и отчётность «посторонней тёте» или тётя обязательно должна быть в штате.

Больше интересной информации — на канале Про безопасный бизнес. Присоединяйтесь!