Как улучшить качество обслуживания и оптимизировать бизнес-процессы в ресторане, кафе или баре?
Автоматизация ресторанов сегодня - это не “что-то” доступное исключительно лидерам рынка, а неотъемлемая часть деятельности любого предприятия общественного питания. Однако прежде чем поговорить, какое программное обеспечение помогает ресторанам оптимизировать работу, расти, и масштабироваться, я хочу напомнить, что не только ресторанный бизнес становится более зрелым и диджитализированным, но и конкуренция во всей сфере общественного питания растет с каждым годом.
В таких условиях важно не только предложить вкусные блюда, но и обеспечить высокое качество обслуживания. Для этого и требуется разработка специального программного обеспечения под потребности ресторанного бизнеса, с учетом его особенностей и уникальности.
С какими запросами по диджитализации ресторанов обращаются в ItFox?
Основные проблемы ресторанного бизнеса связаны непосредственно с процессом обслуживания. Оптимизация этого бизнес-процесса – вот, что действительно волнует рестораторов. Я собрала самые популярные проблемы\запросы, с которыми обращаются заказчики в ItFox для разработки кастомного ПО:
1. Управление персоналом: с ростом и развитием ресторана управление персоналом, мягко говоря, может выйти из-под контроля. Необходимо внедрять не только систему обучения, но и управление графиками, мотивацию работы сотрудников.
2. Управление запасами: ресторанный бизнес требует эффективного управления производственными запасами - продуктами питания, напитками, другими необходимыми компонентами. Это включает в себя заказ и поставку товаров, контроль за сроками годности и минимизацию потерь.
3. Управление столами и бронированием: эффективное распределение столов и управление бронированием может быть сложным, особенно во время пиковых часов и зависеть от масштабов заведения или сети. К тому же все слышали хоть раз фразу «Админ зашивается» - она как раз про работу в пиковые часы, когда не хватает рук на всех. Здесь важно найти баланс между ожиданиями клиентов и оптимальным использованием ресурсов.
4. Контроль качества обслуживания: он выступает основным фактором, который влияет на привлекательность ресторана для клиентов. Ресторан должен иметь механизмы для контроля качества обслуживания, своевременного реагирования на отзывы клиентов и улучшения процессов. Иначе клиентов в заведении просто не станет. Нужны постоянные улучшения, это должно стать непрерывным стратегическим действием любого заведения.
5. Финансовое управление: управление финансами - это вызов, несомненно. Необходимо учитывать переменные расходы, например, изменение цен на продукты, налогообложение и зарплаты, а также управлять прибыльностью и оптимизировать затраты. Задача не из простых, особенно, если заведение большое, однако в финансовом отделе недостаточно квалифицированных кадров.
6. Технологические решения: применение технологий, таких как: программное обеспечение для управления заказами или автоматический анализ данных бронирования и учета, могут улучшить эффективность бизнеса, но они также вызывают сложности при внедрении и обучении персонала. Таким образом, для запуска этих решений требуются надежные подрядчики и ответственный менеджер со стороны ресторана.
Как я и сказала, это лишь основные проблемы и запросы, с которыми обращаются в компанию ItFox. Однако каждый ресторан имеет не только свои особенности, но и уникальные проблемы, которые требуют индивидуального подхода и решений. Такими решениями выступает разработка кастомного программного обеспечения под индивидуальные задачи и потребности ресторана.
Программное обеспечение для ресторанов: виды и функционал
Программное обеспечение для ресторанного бизнеса - это специальные компьютерные программы и приложения, которые помогают автоматизировать управление бизнес-процессами. В России активно используется несколько видов программного обеспечения, которые мы, в ItFox активно интегрируем во все наши кастомные разработки, чтобы создать единую диджитал экосистему с максимально прозрачными и удобными функционалом и системами аналитики.
Как программное обеспечение влияет на повышение качества обслуживания в ресторанном бизнесе
Программное обеспечение напрямую влияет на повышение качества обслуживания за счет упрощения работы сотрудников. Таким образом, ПО работает в нескольких направлениях, о которых я расскажу далее.
Онлайн-бронирование. Ресторанное ПО помогает клиентам бронировать столы онлайн через веб-сайт или мобильное приложение. Забронировать столик становится легче, а вероятность ошибок коммуникации приближается к минимуму. Грубо говоря, исключается ситуации, когда администратор что-то куда-то забыл записать.
Управление очередью и временем ожидания. ПО определяет и фиксирует среднее время ожидания и процесс заказов, что позволяет ресторанам точнее предсказывать время обслуживания и предоставлять более точную информацию клиентам.
Мобильные приложения для заказа и оплаты. В этом случае ПО дает возможность клиентам самостоятельно оформлять заказы через электронное меню и сразу оплачивать счета. Так клиенты экономят время, а особо интровертные могут не стрессовать от разговоров с официантами и администраторами.
Подробнее о том, почему мобильные приложения завоевывают сердца рестораторов и клиентов, и каким заведениям они нужны, я уже рассказывала в своей статье.
Системы учета и аналитики. Здесь все просто - используя прозрачные, настроенные под бизнес-процессы конкретного предприятия общественного питания, системы учета, финансисты или собственник получает возможность экономить там, где можно это сделать и, наоборот, повышать эффективность и вкладывать больше в те процессы, что напрямую влияют на эффективность деятельности. То есть, мы можем минимизировать просрочку и отправить “освободившийся” бюджет на маркетинг. Помимо всего прочего, аналитические инструменты предоставляют менеджерам информацию о популярных блюдах, времени загруженности, предпочтениях клиентов.
Интеграция с системами доставки. ПО позволяет ресторанам принимать и обрабатывать заказы на доставку без использования отдельной программы. Это открывает новые пути развития и расширения бизнеса, экономит время и позволяет осуществлять все действия в одном окне К тому же, доставка помогает привлечь новых клиентов.
Системы лояльности. Это могут быть системы бонусных баллов, скидок или специальных предложений для постоянных клиентов. На последнем остановимся подробнее: так как программное обеспечение анализирует предпочтения клиентов, оно может делать индивидуальные предложения и, тем самым, значительно повышать удовлетворенность гостей и стимулировать новые посещения. То есть сегодня программа лояльности, которая просто дает небольшую скидку, считается изжившей себя и не оказывающей существенного влияния на удовлетворенность гостей.
Управление отзывами и обратной связью. В обслуживании клиентов это направление особенно важно для развития. И программное обеспечение может предоставлять функции для сбора отзывов и обратной связи от клиентов. В результате это обеспечивает большую прозрачность и коммуникацию с гостями.
Все эти возможности ПО помогают ресторанам удовлетворить потребности гостей, минимизировать ошибки и предоставлять персонализированный сервис. А в 21 веке он ценится превыше всего.
И для того, чтобы этот сервис перевести на максимум, специалисты ItFox разрабатывают кастомное программное обеспечение. Одно из них - «FotoBox», - индивидуальное решение для крупной сети ресторанов, созданное для контроля качества подаваемых блюд.
Подробнее о том, как и для чего создавался «FotoBox», вы можете прочитать в статье.
Топ-менеджмент \ Бизнес-процессы \ Внедрение ПО
Звучит также, как и легендарное «Карты, деньги, два ствола», только лучше. Разработка программного обеспечения под индивидуальные потребности ресторана отражается не только на качестве обслуживания, но и на работе топ-менеджмента, которая завязана с бизнес-процессами.
Программное обеспечение это про возможность автоматизировать множество повседневных операций. Например, автоматизация обслуживания, автоконтроль остатков на складе и расчетов сотрудников – приведут к сокращению временных затрат на ежедневные рутинные задачи. Это снижает риск человеческих ошибок, что приводит к более эффективному управлению и повышению качества обслуживания.
Оно же предоставляет топ-менеджменту доступ к аналитическим и отчетным инструментам. Менеджеры могут анализировать данные о продажах, прибыли, предпочтениях клиентов и прогнозировать спрос.
Также ПО позволяет топ-менеджменту создавать графики работы, отслеживать рабочее время, следить за производительностью и оплатой сотрудников. Это помогает рационализировать рабочие процессы, улучшить управление.. Оно также может предоставлять инструменты для обучения и оценки сотрудников, чтобы обеспечить высокий уровень сервиса..
Благодаря уникальным разработкам для ресторанов, менеджеры могут отслеживать уровень запасов, автоматически заказывать необходимые товары и контролировать их стоимость. Это помогает избежать нехватки товаров или большого количества просрочки.
Программное обеспечение можно интегрировать с другими системами, например, r-keeper, iiko и 1С. Так топ-менеджмент ресторана может управлять всеми своими процессами и каналами продаж и развиваться в них, как в новом направлении.
Программное обеспечение улучшает коммуникацию не только между персоналом, но и с клиентами. Внутренние коммуникационные инструменты, такие как чаты или уведомления в реальном времени, помогают персоналу быстро обмениваться информацией и решать рабочие вопросы.
Не менее важна и безопасность, которую обеспечивает современные разработки фудтеха. Например,системы контроля доступа,системы видеонаблюдения для обеспечения безопасности персонала и гостей, а также средства безопасного хранения информации о клиентах и платежных данных.
И, конечно же, мечта любого управленца - программа, которая сама считает все, вплоть до налогов. Программное обеспечение в ресторанном бизнесе помогает управлять финансами ресторана, вести учет продаж, платежей, налогов, зарплат и других расходов. Оно предоставляет возможность осуществлять финансовый анализ, что позволяет принимать обоснованные управленческие решения.
Кстати, один из наиболее успешных кейсов компании ItFox связан с разработкой решения для управления финансами - «РестОтчет». Подробнее о том, как это работает и к какому результату приводит, вы можете прочитать по ссылке.
Таким образом, программное обеспечение играет существенную роль в улучшении бизнес-процессов и качестве обслуживания в ресторанном бизнесе со стороны топ-менеджмента. А в результате внедрения новых решений, рестораны могут предлагать более быструю, точную и персонализированную услугу своим гостям.
Как выбрать ПО для ресторана. Конкретные рекомендации и опыт успешных рестораторов.
Выше я уже рассказала о функционале, который может присутствовать в программном обеспечении для эффективной работы ресторанного бизнеса. В этом разделе поговорим о том, как подойти к выбору этого самого ПО.
Здесь важно учитывать несколько факторов:
- Потребности. Все начинается с них. Первоначально важно понять, какие проблемы существуют сейчас в ресторане, и что, на ваш взгляд, можно улучшить. Лучше всего составить список. Например, вам нужно снизить 5% “брака” при подаче блюд или стоит минимизировать ошибки при бронировании столов. Для этого обратите внимание на основные бизнес-процессы в вашем ресторане. Оцените ситуацию с финансовым учетом, эффективностью меню, заказами, доставкой, складом и учетом персонала. И уже после оцените, что необходимо для эффективного управления этими процессами.
Чтобы лучше со всем разобраться, записывайтесь на бесплатную консультацию со специалистами ItFox. Мы поможем разобрать конкретно вашу ситуацию и составить пошаговый план увеличения эффективности при помощи IT продуктов. - Рассмотрите опыт своих прямых конкурентов. Что используют лидеры рынкаы, чтобы расти. После этого можете подходить к выбору поставщика ПО или обратиться в ItFox за разработкой кастомного ПО под индивидуальные задачи и требования бизнеса. Все наши кейсы успешны и полностью закрывают запросы клиентов.
- Демонстрация и тестирование пробной версии программного обеспечения. Этот опыт поможет вам понять, верный ли выбор вы сделали, или нужен совсем другой функционал для решения текущих задач. Оцените пользовательский интерфейс, удобство использования, функциональность и соответствие ваших потребностей. Проверьте, насколько легко внедрить и настроить программное обеспечение в вашем ресторане. Конечно, это возможно только при покупке готового решения.
- Обратите особое внимание на безопасность и надежность программного обеспечения. Узнайте, как оно обеспечивает защиту данных клиентов и компании, соблюдает правила обработки платежей и какие меры безопасности принимаются для предотвращения взломов и утечек информации.
Узнайте, как программное обеспечение интегрируется с другими системами, такими как системы онлайн-заказов, платежные шлюзы и POS-терминалы. Также важно узнать, как обеспечивается поддержка и обслуживание программного обеспечения, включая вопросы обновлений.
- Сравните стоимость различных программных решений и учтите, какие дополнительные расходы могут возникнуть, например, за настройку, обслуживание и обновления. Убедитесь, что выбранное программное обеспечение соответствует вашему бюджету и имеет приемлемое соотношение цены и качества.
- Изучите отзывы клиентов о выбранных программных решениях. Более детально изучите рекомендации и опыт пользователей, чтобы получить представление о том, насколько эффективно программное обеспечение работает на практике.
- Учтите возможность программного обеспечения для автоматизации ресторанного бизнеса масштабироваться с ростом вашего бизнеса. Убедитесь, что выбранное решение способно обрабатывать большие объемы данных и справится с увеличением числа заказов и клиентов.
- Взгляните на возможности мобильного доступа к программному обеспечению. Если вы планируете использовать планшеты или смартфоны для принятия заказов или контроля выполнения задач, убедитесь, что выбранное программное обеспечение обеспечивает поддержку мобильных устройств.
- Использование программного обеспечения для ресторана должно помочь вам получить ценную аналитическую информацию и создавать отчеты. Узнайте, какие возможности по аналитике и отчетности предоставляет выбранное решение, включая данные о продажах, статистику посещений и предпочтения клиентов. Это поможет вам сделать более точные бизнес-решения и повысить эффективность бизнеса.
- Учитывайте, насколько легко ваши сотрудники смогут освоить выбранное программное обеспечение. Убедитесь, что обучающие материалы и техническая поддержка предоставляются в самом программном обеспечении и полном объеме, это поможет сотрудникам быстро освоить и использовать программу правильным образом.
- Изучите репутацию поставщика программного обеспечения. Узнайте, сколько лет компания находится на рынке, кто ее клиенты и что они говорят о качестве их продуктов и услуг. Репутация поставщика является важным фактором для успешной реализации программного обеспечения в вашем ресторане.
*А вот репутацию itFox долго изучать не придется - за нас говорят наши успешные решения, которые внедряют рестораторы и минимизируют издержки, масштабируются и совершенствуют бизнес-процессы.
- Попробуйте найти информацию о пользовательском опыте с выбранным программным обеспечением. Спросите у других ресторанов, кто использует это решение, насколько удобно им пользоваться, насколько оно гибко и эффективно в реальных условиях работы.
- Убедитесь, что выбранное программное обеспечение предлагает постоянное обслуживание и регулярные обновления функций и безопасности. Это гарантирует, что ваше программное обеспечение будет всегда готово к использованию и соответствует последним требованиям индустрии. Или убедитесь в том, что компания-поставщик ПО сможет гарантировать вам поддержку.
Важно принять во внимание эти факторы перед тем, как начать внедрять ПО в работу ресторана. Учитывая их, вы сможете более осознанно и правильно выбрать программное обеспечение для автоматизации вашего ресторанного бизнеса. А для того, чтобы этот выбор стал еще более осознанным, я хочу дать вам несколько рекомендаций успешных рестораторов, которые внедрили кастомное ПО в своих заведениях.
Важно учесть, что каждый ресторан имеет свои уникальные потребности, поэтому рекомендации подходят для большинства ситуаций, но выбор новых решений, связанных с программным обеспечением, должен быть сделан исходя из специфических требований и задач конкретно вашего ресторана.
Итоги и перспективы использования кастомного ПО в ресторанном бизнесе
Я начну с итогов, ведь каждому предпринимателю, топ-менеджеру, важно найти те решения, которые смогут з привести к результату.
Улучшение эффективности работы. ПО помогает улучшить и автоматизировать многие операции, связанные с обслуживанием, такие как заказы, оплата, учет товаров и т.д. Это позволяет сократить время обработки заказов, снизить вероятность ошибок и оптимизировать использование ресурсов.
Рост клиентской удовлетворенности. Благодаря ПО, рестораны могут предлагать более быстрое и точное обслуживание, что ведет к увеличению уровня удовлетворенности клиентов. ПО также позволяет улучшить коммуникацию с клиентами, например, через электронное меню или системы лояльности, что создает более персонализированный опыт обслуживания.
Сокращение ошибок и потерь. ПО помогает сократить вероятность ошибок в обработке заказов, оплате или составлении меню. Также, благодаря усовершенствованным системам учета и контроля склада, ПО позволяет предотвратить потери и избытки товаров, что способствует снижению издержек.
Аналитика и прогнозирование. Большинство ПО для ресторанного бизнеса предлагают аналитические инструменты и системы отчетности. Они позволяют анализировать ключевые показатели эффективности, такие как продажи, рентабельность, популярность блюд и др., что помогает принимать обоснованные решения, улучшать планирование и прогнозировать будущие тренды.
Что касается перспектив внедрения ПО в ресторанном бизнесе, то они достаточно обширны. Я расскажу про некоторые особо актуальные направления:
Развитие мобильных приложений и систем самообслуживания предлагает новые возможности для клиентов и ресторанов. Например, уже сейчас клиенты могут сделать заказ заранее через приложение или использовать систему самообслуживания для выбора блюд и оплаты. Рестораны могут также использовать мобильные приложения для коммуникации с клиентами и повышения их уровня удовлетворенности. Актуальным является заказ блюд через QR-коды прямо за столиками, либо самообслуживание через приложение.
Технологии распознавания голоса и чат-боты могут быть использованы для обработки заказов и коммуникации с клиентами. Например, клиенты могут оставить голосовой заказ или задать вопросы чат-боту для получения информации о ресторане или меню. Схема работы как с голосовым помощником на линии банка.
Программное обеспечение для автоматизации процесса управления персоналом, чтобы сэкономить время и силы топ-менеджмента, а также снизить вероятность ошибок. Ведь, как мы знаем, кадры в общепите - одна большая головная боль.
В целом, использование ПО в ресторанном бизнесе для повышения качества обслуживания и оптимизации бизнес-процессов оказывает положительное влияние на работу ресторанов и становится все более востребованным.
Управление ресторанным бизнесом с новыми технологиями и инновациями постепенно переходит на новый уровень и эта тенденция только усилится, что поспособствует развитию и совершенствованию всей сферы.
Ну и в завершении скажу: чтобы идти в ногу со временем и использовать все возможности, которые предлагают современные технологии, , обращайтесь в ItFox – мы не только разработаем решение, которое будет актуально конкретно для вашего бизнеса, но и поможем масштабироваться, то есть стать не просто рестораном, а полноценной фудтех компанией, твердо занимающей свое место на ресторанном рынке России и мира.
Хочу напомнить, что вы всегда можете обратиться к нам по номеру телефона +7 928-854-24-62 или через почту: hello@itfox-web.
Дополнительную информацию вы также можете получить на нашем лендинге: