Как не потерять все деньги в почти готовом проекте из-за ошибки подрядчика? Гайд работы с привлеченными компаниями
В 2022 году строительная компания X столкнулась с критической ситуацией из-за отсутствия четкого контроля за своими субподрядчиками.
Их подход к выбору подрядчиков и управление проектом без должного контроля привели к накоплению проблем, которые вылились в крупные убытки и штрафы на сумму 1,3 млн рублей.
Меня зовут Артем, я помогаю автоматизировать строительный бизнес — в этом кейсе подробно разберем правильные и неправильные подходы при работе с подрядчиками. При этом информация будет полезна всем предпринимателям.
P.S. Перешлите эту статью своим знакомым—строителям, они вам точно будут благодарны) И еще много полезных материалов для строителей здесь
История проблемы
Компания «X» взяла на себя ответственность за крупный строительный проект, который включал возведение офисного здания и инфраструктуры.
Из-за увеличившегося объема работ было принято решение привлечь субподрядчиков для выполнения отдельных задач, таких как прокладка инженерных сетей, монтаж электросистем и отделочные работы.
Подбор субподрядчиков происходил без детального анализа их возможностей и без должной проверки прошлых проектов.
На первых этапах проблем было немного: субподрядчики успевали в сроки, и качество работы казалось удовлетворительным. Однако на этапах прокладки инженерных сетей начались серьезные отклонения от графика.
Работы задерживались, качество страдало, и, несмотря на устные предупреждения, ситуация только ухудшалась. Когда объект вот вот должны были передать заказчику, он не соответствовал техническим требованиям, что привело к необходимости доработок за счет компании «X».
К тому же, в договоре компании X были прописаны штрафы за каждый день просрочки — Заказчику важно было как можно скорее въехать в новое офисное помещение.
Основные ошибки компании, которые она осознала только после оплаты неустойки
- Отсутствие детального анализа субподрядчиков: Компания выбрала подрядчиков, опираясь лишь на их обещания и поверхностные данные, не проверив историю проектов и репутацию. В результате компания столкнулась с субподрядчиками, у которых отсутствовал опыт работы на крупных объектах. Нет четкой системы подбора и проверки подрядчиков.
- Отсутствие четких договорных обязательств: Договоры с субподрядчиками были составлены поверхностно, без четкого определения условий контроля качества и сроков. Не были прописаны штрафные санкции за срыв сроков и недостаточное качество выполнения задач, что дало субподрядчикам большую свободу действий и минимизировало ответственность. Нет контроля документации, чек-листа начала работы с новыми субподрядчиками.
- Нехватка системы контроля качества: На протяжении всего проекта компания не создала внутреннюю систему для постоянного мониторинга качества выполнения работ. Проверки проводились нерегулярно, и многие дефекты были выявлены уже на этапе сдачи объекта.
- Ручное управление задачами: Все задачи передавались субподрядчикам в устной форме или через неструктурированные письма по электронной почте, в мессенджарах, что привело к недопониманию и потере важной информации. В итоге часть задач либо не была выполнена, либо была выполнена с ошибками.
Где возникли риски
- Неоправданное доверие субподрядчикам: Компания полностью полагалась на обещания подрядчиков и их уверения, что всё будет выполнено вовремя и качественно, что стало основой проблем с задержками. Особенно этот фактор подстегивали действия подрядчика на этапах, до прокладки инженерки.
- Недостаточный контроль над процессами: Без регулярных проверок выполнения задач и системы обратной связи невозможно было оперативно выявлять проблемы. Субподрядчики злоупотребляли доверием, оттягивая выполнение работ и снижая качество.
- Отсутствие автоматизации: Все процессы велись вручную — задачи передавались в мессенджерах и на площадке, и не было единого места для отслеживания прогресса, что затрудняло контроль и организацию. Не было прозрачности в распределении обязанностей и контроля за исполнением.
Как мы помогли решить проблему
После того как компания «X» понесла серьезные убытки, они обратились к нам с целью создания системных процессов(ведь бизнес хочет расти, а с такими рисками получается в лучшем случае стоять на месте) и внедрения инструментов контроля на всех этапах работы с субподрядчиками. Мы предложили решение, которое включало несколько ключевых изменений.
Условия поэтапной сдачи работ
Штрафные санкции за невыполнение качественных стандартов. Это обеспечило жесткую дисциплину и привязало ответственность субподрядчиков к результатам.
Внедрение автоматической системы работы с подрядчиками
Мы настроили и автоматизировали систему управления проектами через Битрикс. Теперь все задачи для субподрядчиков формируются в этой системе и отправляются по электронной почте с четким указанием сроков выполнения и требований по качеству.
Благодаря этому, стало возможным:
– Исключить недопонимание между сторонами.
– Отслеживать прогресс в режиме реального времени.
– Фиксировать все изменения и корректировки в одном месте.
– Также система обеспечила полноценный контроль выполнения задач, что позволило вовремя выявлять отклонения от плана.
Регулярный мониторинг и промежуточные проверки
В рамках новой стратегии компания начала проводить регулярные проверки на каждом этапе выполнения работ.
– Регулярные выезды на площадки для проверки качества выполненных работ.
– Использование независимых экспертов для оценки сложных этапов.
– Промежуточная приемка с фиксацией результатов в акте.
Создание отчетов для руководителя строительства
Хотите получить Excel шаблон отчета для руководителя компании о работе подрядчиков? Скачайте его прямо сейчас бесплатно по ссылке
*Подойдет шаблон не только строителям, но изначально заточен под эту нишу
Страшно подумать, что потом стало с нерадивыми подрядчиками. Это ж стройка: котлованы, бетон и всё такое )
Суды, разбирательства были бы полезны, если документацию правильно вели
Как будто все дело в програмке)) все дело в людях, рабочие останутся рабочими а отсюда все проблемы и здесь человеческий фактор на 1 месте всего то
Не все дело в «программке», но она даёт людям образ системной работы, чего так не хватает бизнесу без этой самой «программки»
Договор — от слова «договорились», а подрядчики, да и заказчики тоже крутят им как хотят.
Это правда — но юридически всегда важно быть защищенным
Ох уж эти подрядчики. Как сложно найти нормального