Документация в строительстве – что включает, как оформить и избежать проблем с проверками

Документация в строительстве — это важнейшая часть любого проекта. Без нее невозможно согласовать проект, следить за его реализацией, контролировать качество и передавать объект в эксплуатацию.

Часто документы превращаются в головную боль. Ошибки в оформлении, потеря важных файлов или несвоевременная сдача отчетности могут вылиться в штрафы, срывы сроков или, что хуже, остановку проекта.

В статье поговорим:

– какие документы являются обязательными,

– в чем заключаются типовые ошибки,

– и как автоматизация помогает навести порядок в бумагах.

Согласно ГОСТ Р 21.101-2020, проектная и рабочая документация должны соответствовать установленным стандартам и включать текстовые и графические материалы, отражающие технические решения и планы строительства.

– Диаграмма Ганта, с этапами строительства

– Перечень поданных коммерческих предложений

– Шаблон формы зарплаты/почасовой оплаты сотрудникам

– Шаблон отслеживания, контроля документации субподрядчиков

Скачайте шаблоны бесплатно по ссылке

Это основной набор документов, описывающий проект строительства. В него входят:

• Генплан.

• Архитектурные решения.

• Конструктивные и технологические решения.

• Сметная документация.

• Разделы по инженерным сетям, экологии, пожарной безопасности.

В крупном проекте строительства торгового центра в Москве компания столкнулась с отказом в экспертизе из-за отсутствия согласованного раздела по вентиляции. Задержка стоила застройщику миллионы рублей аренды за промедление сдачи объекта.

Документы, которые используются непосредственно на стройплощадке, при выполнении строительно-монтажных работ:

• Рабочие чертежи.

• Уточнения к проекту.

• Документы на изменение решений.

На одном из промышленных заводов в Сибири рабочие начали монтаж оборудования по устаревшим чертежам. Исправление обошлось компании в несколько недель простоя и дополнительные 3 млн рублей.

3. Исполнительная документация

Фиксирует выполненные работы:

• Акты скрытых работ.

• Журналы авторского и строительного надзора.

• Акты сдачи-приемки конструкций.

1. Неполная или неверно оформленная документация

Неправильное оформление документов приводит к их отклонению надзорными органами.

• Проблема: Неправильное указание ГОСТов, СНиПов или требований заказчика.

• Как решать: Внедрить контрольные списки и автоматическую проверку на соответствие нормативам.

2. Несвоевременное обновление документов

• Проблема: Проект корректируется, но на площадке продолжают работать по старым чертежам.

• Решение: Единое хранилище с доступом ко всем актуальным версиям документов, с папками и разделением доступов.

3. Потеря данных

• Проблема: Бумажные носители теряются, а файлы остаются на флешках сотрудников.

• Решение: Переход на цифровые платформы с автоматическим резервным копированием.

4. Отсутствие унифицированного подхода

• Проблема: Каждый отдел работает по своим стандартам.

• Решение: Создание корпоративного стандарта оформления и хранения.

Сегодня технологии помогают избавиться от “бумажного хаоса” и снизить риск ошибок. Вот ключевые инструменты, которые стоит внедрить.

1. Облачные системы хранения

Битрикс24, 1С помогают централизовать доступ ко всем документам. Поэтому все участники работы над документами будут иметь возможность:

• Доступа 24/7.

• Контроля версий.

• Уведомлений о сроках и изменениях.

Строительная компания внедрила облачное решение для работы над проектами ЖК в Подмосковье. Сотрудники перестали обмениваться документами по почте, создали автоматический процесс электронного подписания документов и ускорили согласование в 1,5 раза.

2. Электронные журналы

Вместо бумажных записей используют цифровые журналы строительного контроля. Программы для автоматизации работы ПТО ускоряют подготовку исполнительной документации в два раза, обеспечивая электронное заполнение и редактирование документов, а также контроль их актуальности.

Плюсы:

• Удобный поиск.

• Легкость интеграции с надзорными органами.

3. Автоматизированные системы управления проектами (АСУП)

ПО для создания, согласования и хранения проектной документации. Renga или Autodesk BIM 360.

• Возможность визуализации проекта.

• Интеграция с расчетами и бюджетированием.

4. Электронная подпись

Ускоряет подписание документов и делает процесс полностью цифровым.

К тому же, переход на цифровые формы хранения и обмена документами снижает риски потери информации и облегчает доступ к ней. С 1 января 2023 года вступил в силу стандарт, устанавливающий требования к ведению исполнительной документации в электронном виде.

Ошибки в строительной документации обходятся дорого, но современные технологии дают все инструменты для минимизации рисков. Внедряйте автоматизацию, стандарты и контролируйте каждый этап — и тогда документация перестанет быть “головной болью”, превращаясь в надежного помощника.

Какие подходы к управлению документацией используете вы? Делитесь опытом в комментариях!

Вы — руководитель строительной компании? Обязательно подпишитесь на мой Telegram канал:

– Новости строительного рынка

– Бесплатные шаблоны управления строительной компанией

– Обзор инструментов с искусственным интеллектом для строительства

Недавно, кстати, вышел пост «Топ-10 инструментов с ИИ для строительного бизнеса» – Подписывайтесь!