Хьюстон, у нас проблема?! Что, если завтра Google Документов у нас не будет? План Б готов, забирайте!

Как показывает практика, вероятность такого события далеко не нулевая, поэтому необходимо быть готовыми к любому сценарию.
А чтобы было проще ориентироваться в многообразии классных продуктов и найти тот самый, свой, подходящий под сценарии именно вашей работы — открывайте этот материал и выбирайте!

Всем привет! Меня зовут Вадим, и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю, чем они хороши, и делюсь своим опытом в формате обзоров.

Кроме того, я главный редактор OnReport.ru — проекта, помогающего бизнесу находить классные сервисы для продуктивной работы.

Практически еженедельно Google получает предписания и протоколы о штрафах. На 28 октября сумма требований телеканалов уже достигла 2 ундециллионов (2 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 000 ₽, для наглядности), это без учёта прочих штрафов. Эта сумма превышает все богатства мира.

На этом фоне блокировка или отказ самого Google работать в России уже не выглядят чем-то неожиданным и тем более невероятным.
Напротив — последние пара лет должны были научить всех, особенно бизнес, быть готовыми к любым неожиданностям. Но нет, сани летом готовят далеко не все.
Тем более, что в последнее время всё больше разговоров и публикаций на тему блокировки вообще всех сервисов Google в России. Поэтому задуматься над тем, какие российские замены Google Docs есть и что можно выбрать — однозначно стóит.

Этот материал — для всех, не только для «ждунов» и «авосьников», здесь каждый найдёт инструмент, подходящий именно вашей компании/команде или лично вам. Поехали!

Бипиум заменяет электронные таблицы, превращая их в полноценную ИТ-систему, где всё лежит по полочкам. И эти «полочки» — структуры данных и процессы — вы создаёте сами, так же просто, как в таблицах, но с гораздо более широкими и продвинутыми возможностями.
Платформа сохраняет привычную простоту работы, но устраняет ограничения, с которыми вы сталкиваетесь в Excel и Google Sheets.

С Бипиум вы получите лучшее из обоих миров: простоту и гибкость электронных таблиц и мощь полноценной ИТ-системы. Да, ребята, это совершенно законно 🙂 И вот что это значит для вас:

Бипиум позволяет вам работать эффективнее, сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на поддержке зоопарка сложных таблиц.

Сервисы, которые может заменить Бипиум: Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers, Airtable, Salesforce, Zoho, ClickUp, Jira.

В случае TEAMLY мы имеем дело не с обычным текстовым редактором, а с сервисом для ведения дел, одна из функций которого — создание статей со всеми вытекающими. В нём можно создать документ, оформить его привычным способом — с заголовками, иллюстрациями, блэкджеком и ссылками 😉.
Особый шик в том, что можно не просто создать пачку таких документов, но и структурировать их в виде базы данных — хоть персональных тренировок, фильмотеки и набросков мемуаров.

В общем, давайте посмотрим что там под капотом!

Визуальный редактор

В первую очередь можно отметить, что все популярные функции Google Docs в наличии. Интерфейс предельно понятен, можно добавить таблички, файлы, даже майнд-карту нарисовать, это не говоря уже о шрифтах и кеглях — в верхнем меню-панели инструментов есть все нужные кнопки 👍🏻

А вот что любопытно — это пункт AI. Рука тянется немедленно нажать!

Открывается AI-ассистент, можно попросить его написать текст, дополнить его, сократить, сделать выжимку или составить структуру. Весьма неплохо для людей со страхом чистого листа.

Потестил эту функцию, как без этого?! Крышесносных креативов и откровений ждать не приходится, но если не знаешь, что сказать, можно спросить у глубокоуважаемого AI.

Командная работа

За что мы любим Google Docs? Да, мальчики и девочки, — за то, что можно совместно работать над одним документом.
Это есть и в TEAMLY, причём в некоторых моментах даже удобнее. Например, комментарии к фрагментам показываются, если на них кликнуть, а не мельтешат все сразу справа от листа, что порой раздражает, особенно если их довольно много.

Есть и дополнительные функции: можно писать обсуждение прямо под текстом — очень удобно, если статья написана давно и вы уже не помните, что там обсуждалось по её поводу. Если же нужно максимально быстро всё решить — можно поскандалить в чатике, он внизу справа и для каждой статьи свой. В общем, выбирайте, что удобнее и больше подходит инменно вашей команде.

Вёрстка статей

Интерфейс статей в TEAMLY может выглядеть более актуально, это роднит сервис с покинувшим нас Notion — можно оформить статью блоками, с использованием разных рамок, эмодзи и даже древовидной структуры. Так можно получить читабельную и выразительную статью, и поделиться ей со всем миром, оформив общий доступ. Практически одностраничный минисайт.

Честно говоря, поначалу даже глаза разбегаются от количества инструментов и есть риск создать аляпистое нечто, если заиграться с инструментами. Но ребята и тут подстелили соломки — составили библиотеку шаблонов 👆🏻 Просто бомбическая штука!

Пока она не очень многочисленная, но для большинства рабочих пространств (для HR, маркетинга, разработки и тому подобных) есть полный набор вариантов. Можно выбрать нужный, заполнить его или перекроить все блоки под себя.
И да, создавать свои шаблоны также никто не запрещает.

Чуть больше, чем редактор

TEAMLY позиционирует себя, как пространство для совместной работы, а не просто сервис ведения баз знаний. И документы в нём — это лишь кирпичики, из которых можно построить базу знаний, систему управления бизнесом, площадку для обмена оперативной информацией. В сервисе есть просто отличная функция Умные таблицы — так там называются базы данных. Для них существует несколько вариантов представления — таблица, канбан-доска, диаграмма Ганта и так далее.

То есть, работа в TEAMLY — это выход далеко за рамки просто набора статей: их можно активно использовать, используя поиск, теги и классификаторы. В общем, если разобраться, можно собрать в один рабочий контур не только документы, но и всё рабочее пространство, настроить разные уровни доступа и создать виртуальный аналог вашего офиса.

Сервисы, которые может заменить TEAMLY: Google Docs, Notion, Confluence, Trello, Jira, Wrike, ClickUp, Asana, Monday, GanttPro, MS Project, Microsoft 365, Pages, Numbers, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.

Мегаплан известен большинству прежде всего как сервис, помогающий управлять продажами, проектами и командой. Там можно работать с базой клиентов и обрабатывать заявки, ставить, отслеживать и выполнять задачи, вести календарь дел, созваниваться, общаться в рабочих чатах и по видеосвязи — мультикомбайн, ей богу!
Круто неимоверно, но казалось бы, где здесь про то, как и какие функции Google Документов Мегаплан берёт на себя? А я отвечу (-:

Летом 2024 года Мегаплан выпустил большое обновление, флагманом которого стали «умные» дашборды с возможностью создания и редактирования документов. Благодаря этой новинке документы каждого пользователя теперь находятся в одном рабочем пространстве его аккаунта, данные защищены от внешних угроз, а всю важную информацию можно вывести на один экран.

В Мегаплане удобно делать заметки, вести списки дел, сохранять важные ссылки или работать с черновиками. Но наиболее востребована у пользователей возможность формировать корпоративную базу знаний с внутренними регламентами и инструкциями — это даже не веяние времени или «модная» функциональность, а насущная необходимость.
Документами из базы знаний легко делиться с новыми сотрудниками, чтобы их адаптация проходила быстро и гладко, или с давними коллегами, которым нужно напомнить правила.

В общем, рутину нужно делегировать, если с этим справляется набор документов (а мы знаем, что справляется) — пусть так и будет 😉

Документы в Мегаплане — это инструмент для написания текстов, который работает аналогично любому другому текстовому онлайн-редактору. Вы можете набирать, редактировать и форматировать текст, вставлять изображения, таблицы, графики. Все изменения сохраняются автоматически, работает расшаривание на других сотрудников. Причём открыть документ можно сразу отделу и команде проекта, а также пользователям с гостевым доступом в Мегаплан.
Небольшое уточнение: речь идёт именно о Google Документах, не Таблицах и Презентациях. Ну да последние далеко не всем и нужны.

Права доступа гибко настраиваются, чтобы сотрудник Ваня мог только просматривать содержимое, Федя — редактировать, а Петя — ещё и делиться с коллегами.

Подробнее обо всех возможностях можно прочитать в справочном центре на сайте Мегаплана, а после регистрации — попробовать работу с сервисом бесплатно первые 14 дней. Таким образом, в придачу к сервису для работы с документами вы получаете на выбор менеджер задач, планировщик, CRM-систему или конструктор бизнес-процессов. Круто же? Круто, конечно!

Сервисы, которые может заменить Мегаплан: Wrike, Trello, Jira, ClickUp, MS Teams, Monday, Salesforce, Asana, Pipedrive, Google Docs, Pages, Microsoft 365, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.

Обычно Google Документы — это не только текстовые файлы или таблицы, но ещё и Google Диск, где компании хранят огромное количество документации. Это к вопросу о сценариях использования сервиса.
На платформе VK WorkSpace есть своё облачное хранилище, где можно хранить и редактировать любые типы файлов: документы, таблицы, презентации. Визуально интерфейс напоминает сервисы Microsoft, что удобно и привычно, так что бухгалтерия может спать спокойно 😄

В облаке можно распределять файлы по папкам. Если вы работаете одновременно с десятками или даже сотнями документов в разных проектах, это удобно — структура и порядок предельно важны. Можно даже сортировать документы по типам: PDF отдельно, а таблички отдельно. А ещё можно настроить отдельные доступы к своим папкам.

Редактирование документов вместе с коллегами — уже давно необходимость, а не роскошь. В VK WorkSpace встроен редактор «Р7-Офис». Оставляйте комментарии, принимайте или отклоняйте их, отслеживайте изменения.

Разумеется, всеми (в смысле каждым) документами можно делиться по ссылке: на просмотр или редактирование с любыми пользователями, даже не авторизованными, то есть внешними, например, подрядчиками или клиентами. Доступ при этом можно выдать навсегда или на определённое время. Тогда у бывших коллег не будут годами храниться доступы к бухгалтерским отчётам и другим важным документам.

Можно даже сделать так, чтобы доступ к документам был только у людей из вашего домена, то есть компании: крайне удобно, если нужно сохранить конфиденциальность информации. Ещё одна фишка, полезная для бизнеса — режим шифрования документов. Выделите часть текста и установите пароль, если хотите, чтобы никто не смог внести изменения или даже просмотреть документ. Вроде срытого текста в Telegram, но под паролем. Офигенно удобная фишка. Можно отправлять личные дела Джейсона Борна или Фрэнка Мозеса, вымарывая самое секретное и не переживать за безопасность данных:

Кроме текстовых файлов можно создавать таблицы и презентации, функциональность и интерфейс как в Excel и PowerPoint. Здесь тоже можно настроить доступы и делиться по ссылке. Кроме того, работает импорт файлов — загружайте документы, раскладывайте по папкам и вперёд!

Сервисы, которые может заменить VK WorkSpace Документы: Google Docs, iWork, Microsoft 365, Zoho Docs, OnlyOffice.

Что такое МойОфис? Это целая группа решений для офисной работы (помимо офисных приложений у этих ребят есть Squadus — корпоративный мессенджер, но речь сегодня не о них): редактор документов, таблиц, презентаций, почта, календарь, чаты, проведение вебинаров и ВКС.

До подготовки этого материала я не знал о всём многообразии решений этого вендора. Это просто невероятно — у них есть готовые комплекты для частных лиц, крупного и среднего бизнеса, государственных и образовательных учреждений (этих кейсов у ребят особенно много), благотворительных организаций.

Причём дело не ограничивается наборами типа: этим Документы и Таблицы, этим — Презентации и Документы, а этим — всё сразу.
О нет, всё куда сложнее 🙂

Мало того что разные решения подготовлены с учётом потребностей того сегмента, для которого они предназначены и различаются составом пакетов приложений, так ещё и разные варианты предоставления продукта: облачные решения; программы-редакторы , доступные на десктопах и мобильных устройствах; почтовые системы для компаний с количеством сотрудников до 1 000 000 (Карл, ты чего?!) и цифровая платформа для совместной работы и корпоративного общения.

Одно мне не понравилось: сайт МойОфис. Вроде бы всё в порядке, но какой-то он раздрыганный, кегль заголовков меню разный в разных разделах, картинки странно обработаны, в общем, к сайту есть вопросики 🙂, но это, скорее, профдеформация, не зря я столько лет сайты разрабатывал. В общем, ребята, жду улучшенную версию сайта!

По приложениям (говорю об облачной версии) принципиальных вопросов нет, всё работает отлично.

Сервисы, которые может заменить МойОфис: Google Docs, Microsoft 365, iWork, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.

Ожидаемо? Разумеется (-: В этой подборке инструментов на замену Google Docs обойтись без Яндекс Документов совершенно невозможно.

Яндекс — крупная, разветвлённая и весьма неоднозначная компания: есть полезные сервисы, которые ругают многие или практически все, например, Яндекс Go. Есть там вопросики по ценообразованию 😉
А есть сервисы-помощники, без которых обойтись очень сложно, а порой просто невозможно: Вебмастер, Метрика, Директ, Вордстат, РСЯ — это тоже веб-разработка во мне говорит. Но те же Документы, Почта, Календарь и целый ряд других сервисов заслуживают уважения, недаром ими пользуется огромное количество людей.
Подписка Плюс, на мой взгляд, пожалуй, вообще единственная, достойная оплаты, уже почти два года пользуюсь.

Я-то старый солдат и моей ванлав почти 20 лет назад стала экосистема (хотя тогда сервисов было куда как меньше и экосистемой это не называли) Google. Оттого нам тяжелее сейчас... Ну да ладно.

Яндекс Документы тесно интегрированы с Яндекс Диском, что удобно: раскладывайте себе документы по папкам, раздавайте доступы, работайте вместе, благодать, в общем.

Самое удобное — интеграция Документов с Диском в частности с Яндекс 360 в целом. То есть работать с документами можно как в личных целях, так и с корпоративной подпиской в рабочем пространстве.

Вся функциональность в наличии: создавайте, раскладывайте документы, предоставляйте доступ, редактируйте вместе с коллегами/друзьями, да хоть с соседями — всё в вашей власти.
Создавайте файлы, открывайте существующие документы прямо из Диске или импортируйте их.

Сама работа с документами вполне обычная, что прекрасно, закон Якоба никто не отменял, так что переучиваться никому не придётся.

Сервисы, которые может заменить Яндекс Документы: Google Docs, Microsoft 365, iWork, Keynote, Dropbox Paper, Zoho Docs, OnlyOffice.

Ну что сказать? Народ, надо предварять события, пока всякие петухи не заклевали, не грянул гром и так далее.
Все ведь всё понимают, умеют планировать и выстраивать стратегии.

Поэтому снова даю рекомендацию: не затягивайте! Просто выберите инструмент, подходящий вашему бизнесу, протестируйте, оцените и примите решение. В этом случае вы будете готовы к любым ожидаемым неожиданностям.

Это простому пользователю достаточно легко перейти с одного сервиса на другой, да и то не всегда. А команда или компания не столь оперативна, масса нюансов и сценариев работы.

Далеко не всем в работе необходим полный аналог офисного пакета — кому-то необходимы сложные таблицы с возможностью автоматизации и создания базы данных; кому-то — дополнительные возможности для работы с текстовыми материалами и их представлением в виде инструкций, списков, заметок и чек-листов; кому-то — функциональная база знаний с возможностью работы с задачами; кто-то ждёт дополнительных возможностей облака для хранения документов XXX и, разумеется, всем необходима возможность совместной работы.

Поэтому просто нужно не ждать плохих новостей, а подготовиться.

И пользуйтесь на здоровье 🤘🏻

#бипиум #teamly #мегаплан #vkworkspace #мойофис #яндексдокументы #подборка #документы