По-моему, в нашем деле важно соблюдать баланс между мельчайшими деталями (к которым всегда можно придраться) и сутью, которая часто важнее.
Смотря, что считать синхронизацией. Ежедневное решение задач в тексте - легко. Чат одного из конкурсов на позицию эксперт насчитывает 300+ человек и там тоже никаких сложностей не возникает.
Из wow-инструментов хочется отдельно подсветить чат-бота. Нам она напоминает, когда у экспертов ДР, а экспертам - когда у них встречи с основателями. Мы избавились от пропусков консультаций экспертами. Бились с этой проблемой, синхронизируя их расписание с календарем и электронной почтой. Только бот решил эту проблему полностью.
Созвоны у нас тоже иногда происходят в Телеге. Но мы не храним верность одному инструменту. Skype, Аppear.in, Zoom и прочее. Обучалки с презами и мозгодробительной инфой - webinar.
Уточни, пожалуйста, про порог планирования, что имеешь ввиду? Вообще мы достаточно спонтанны, так как процессы очень гибкие. И экспертов подбирали, чтобы такой стиль работы их вдохновлял, а не раздражал.