Рутинная работа, перейди на HR-бота!
Если вы HR-специалист, который в течение дня чувствует себя как «и швец, и жнец, и на дуде игрец», то у вас наверняка есть огромное желание автоматизировать по максимуму все рутинные рабочие процессы.
Такие задачи, как массовая рассылка полезной информации, проведение опросов, либо получение обратной связи. Ведь оперативная коммуникация с каждым сотрудником, особенно, если часть из них находится на удаленке, это важная составляющая успеха. А ещё нужно поддерживать тёплую атмосферу общения в коллективе, проводить аналитическую работу.
Мы в компании Nord Clan ненавидим рутину и создали новый HR сервис, который помог нам решить эту проблему.
Всё началось задолго до пандемии, но обострилось в то время, когда наступил массовый lockdown. График и порядок работы резко «поплыли». Кто-то стал работать чуть ли не 24/7, кто-то решил, что это отличный способ делать видимость работы.
Разумеется, пинговать сотрудников и создавать иллюзию контроля — не выход. С коммуникацией тоже были проблемы: живого общения нет, большинство групповых чатов замьючены, а оперативно читать почту современное поколение совсем не любит.
При этом менеджменту нужно было максимально быстро и точно доставлять информацию коллегам и также оперативно получать сводку о состоянии задач на проектах, об отработанном времени сотрудниками, обратную связь от них. Самостоятельно и без множества действий, желательно с телефона.
Поскольку мы используем Telegram как корпоративный мессенджер, то решили развивать тему ботов. Благо возможностей он даёт много, да и сам мессенджер очень быстро развивается. Так мы пришли к разработке и внедрению у себя нового сервиса для HR-службы и менеджмента.
Нам хотелось создать гибкую и автоматизированную систему, чтобы администрировать её было легко и удобно, плюс быстро подключать к ней другие сервисы компании.
В первую очередь мы подключились к системе с учётными данными сотрудников (в нашей компании для этих целей используется Ldap, но в дальнейшем мы добавили и поддержку Active Directory) и системе постановки задач (Jira).
И сразу получили первый профит:
- используя данные орг. структуры, мы могли формировать рассылки на группы или персонально
- автоматически по расписанию напоминать о встречах
- получали агрегированную статистику с таск-трекера
Дальше больше.
Нам захотелось автоматизировать опросы. Раньше HR всегда запускали опросы персонала либо в Google опросах, либо на листочках (да-да). Думаю, многие знают, сколько это отнимает времени и сил. Ведь, кроме составления опроса, его вручную приходится анализировать, добавлять всех получателей (при этом никого не забыть и не добавить лишнего), а главное, никакой историчности.
Мы повторили возможности Google опросов, добавив к ним вариативность сценариев, в зависимости от ответов пользователей. Плюс к этому, сделали отправку итоговой статистики с результатами напрямую руководителю.
Очень удобно, когда ты не ходишь за информацией, а тебе её «приносят»
Быстро составили пульс-опрос, запланировали отправку на нужную группу персонала, получили итоги персонально в личку. Удобно.
А в отличии от опросов в чатах нет бесконечного холивара и обсуждения, все коммуникации персональные.
Забегая вперёд, скажу, что Руководители направлений очень быстро заинтересовались этой темой и стали использовать сервис для своих рассылок и опросов. Благо гибкая система прав это позволяет.
Так сервис перестал быть сервисом только для HR службы.
OnBoarding и Адаптация
Жизнь не стоит на месте. Несмотря на вирусы, мы росли численно. Встал вопрос об удалённой адаптации.
Мы добавили сценарии адаптации: теперь бот ведёт новичков в первые недели работы, а также помогает бизнесу контролировать процесс в режиме «здесь и сейчас».
В компанию приходит новичок и сразу подключается к боту. Бот сопровождает его на всех этапах стажировки и обучения: сначала новички узнают самую необходимую информацию для работы в компании, знакомятся с коллегами, правилами и обязанностями.
Что важно — информация выдаётся постепенно, чтобы сотрудник мог её усвоить, а бот проверяет усвоение информации через тестирование стандартов/истории компании/ и т.д.
Все скучные дневники стажировки, инструкции, методические пособия переводятся в видео, инфографику, картинки, гиф-анимации и викторины. Такой контент привлекает внимание и легче усваивается.
Разумеется, чат-бот не отменяет привлечение менторов или наставников, но существенно облегчает их работу, сокращает временные и финансовые расходы. Контент для адаптации продумывается один раз и используется для всех, а при необходимости легко меняется через интерфейс.
Основная прелесть в том, что эта система — единая точка коммуникации, полная прозрачность процессов и возможность их контролировать. На персональной карточке сотрудника видна его статистика по коммуникациям, адаптации, опросам. Все ответы сотрудников отображаются в виде статистики, поэтому руководитель в любой момент может проверить, как идёт обучение, какой материал усваивается, а какой нет.
База знаний
Даже успешно пройденная адаптация сотрудника не избавляет вас от регулярных вопросов от сотрудников.
Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов.
Около 80% времени команды HR-поддержки уходит на обработку типовых запросов:
«Как пойти в отпуск?»
«Где взять заявление?»
«Когда зарплата?»
Мы добавили в системе управление кнопками и подключили базу знаний. Можно настроить контент (с текстами, файлами, контактами и т.д.) и выдавать его по запросу.
Теперь бот может консультировать персонал в автоматическом режиме, а HR-команда может анализировать вопросы, поступающие от сотрудников для оптимизации своей деятельности.
А другие плюшки?
Забыть о дне рождения сотрудника — ужасно.
То чувство, когда спустя пару дней после дня рождения начинаешь судорожно придумывать такой текст поздравления, чтоб сгладить неудобство. Особенно, если команда сильно распределённая или она на удаленке, а внимание и забота всегда важно.
С учетом множества других важных задач и человеческого фактора без автоматических напоминаний не обойтись. Когда мы добавили это в бота, HR вздохнули свободнее и больше сфокусировались на персонализации поздравления.
Если в вашей компании HR следят за днями рождения вручную, поверьте, они могут потратить это время на более важные вещи.
От продукта “для себя” до идеи продвижения его в массы
Спустя некоторое время к нам постучался первый клиент.
Оказалось, что с подобными HR проблемами столкнулись не только мы.
Многие знакомые компании и наши клиенты сейчас озадачены повышением эффективности рабочих процессов, никто не хочет заниматься рутиной. Они активно внедряют автоматизацию различных блоков HR, в том числе через ботов, и большинство довольны результатами.
Наблюдая за особенностями работы каждой компаний клиента, мы расширяем и обогащаем систему.
После полного перехода TuTu.ru на удалёнку, потребовалась автоматизация отдельных HR-процессов, ведь мы уже не могли пересечься на кухне у кофемашины или в коридоре, чтобы быстро перекинуться парой фраз или задать вопрос. Нам был нужен инструмент, с помощью которого каждый сотрудник сможет быстро получить информацию, не упустив что-то важное.
К примеру, процесс Cross review теперь тоже можно делать через бота. Сотрудник может запросить обратную связь у коллег, а также поделиться своим мнением о взаимодействии. Наконец-то сотрудник может опросить руководителя, а не как все привыкли, наоборот:)
Рекрутмент тоже заинтересовался, ведь им часто приходится отвечать на вопросы потенциальных соискателей относительно вакансии или опрашивать кандидата на соответствие должности.
Бот адаптируется именно для кандидатов, выдавая только доступную им информацию о компании, а рассылки по базе соискателей позволяют поддерживать интерес к компании. Кандидат получает информацию хоть ночью, проходит тест или заполняет анкету. А рекрутер, в свою очередь, собирает всю информацию о кандидате и при необходимости связывается с ним. Экономим ценное время!
И как же без онлайн-праздников! Добавили в бота возможность отправки Валентинок на 14 февраля! Ведь это ещё одна возможность для коммуникации внутри компании, а для HR — данные для аналитики ;)
Планы
Несмотря на то, что время абсолютной изоляции проходит, мы продолжаем использовать и расширять продукт. Без него уже как-то никак:) Да и гибридный формат работы теперь норма.
Во-первых, мы каждый месяц выпускаем обновление.
Сейчас идут работы над интеллектуальной аналитикой и статистикой действий, запросов и ответов пользователей.
Сотрудники сами предлагают идеи, мы активно их изучаем, затем берём в работу и реализуем. Бывает и так, что клиенты подкидывают свежие идеи по улучшению бота.
Мысли напоследок.
Разумеется, внедрение бота это не исключает работы с персоналом в живую. Все мы люди и хотим общаться с людьми. Но множество рутинных задач уж точно можно автоматизировать, освободив время для важного.
А какие новые инструменты для работы с персоналом появились у вас? И прижились ли у вас в компании?