Как электронные подписи ускорили работу транспортного терминала
Заказчик «Такскома» – один из крупнейших и самых современных грузовых терминалов в России. Среднесписочное количество сотрудников – более 600 человек, а средняя выручка – 6,5 - 6,9 млрд рублей в год. К сожалению, по NDA мы не можем публиковать название компании-клиента.
Какая задача стояла перед нами
К нам обратились представители одного из крупнейших транспортных терминалов в России. Требовалось увеличить пропускную способность терминала. Первоочерёдной задачей для этого стал перевод в электронный вид оформление пропусков, доверенностей и приёмо-сдаточных ордеров вывозящим грузы водителям. Для этого было создано мобильное приложение. При переходе на электронный документооборот у терминала возникла потребность обеспечить сотрудников и клиентов электронными подписями (ЭП) для заверения электронных документов и обеспечения юридически значимого документооборота.
Для заверения документов на смартфоне водителям требовалась особая электронная подпись физического лица – мобильная. А оформление и выпуск такой ЭП должны быть быстрыми, ведь специально посещать Удостоверяющий центр водителям некогда и крайне неудобно.
Какое решение мы предложили и как оно работает
Для быстрого оформления ЭП сотрудникам терминала и водителям был внедрён сервис «Управление сертификатами»*. Его интерфейс представлен в виде онлайн-кабинета. Благодаря этому сервису взаимодействие компании с Удостоверяющим центром «Такском» осуществляется через администраторов – ответственных работников, назначаемых внутри компании-заказчика после заключения договора с нашим удостоверяющим центром.
Администраторы выступают в качестве доверенных лиц компании, поскольку они заказывают сертификаты ЭП прямо в онлайн-кабинете. Именно к ним сотрудники и водители подходят с паспортом, СНИЛС и другими необходимыми для выпуска ЭП документами.
Администраторы идентифицируют личности работников и водителей, сканируют документы и загружают их в электронном виде в «Такском – Управление Сертификатами». Далее формируют заказ на получение сертификатов в УЦ. Со своей стороны УЦ «Такском» за 15 минут проверяет эти документы и, если всё в порядке, направляет администраторам терминала уведомление о разрешении выдать ЭП.
Благодаря этому решению сотрудникам терминала и водителям, вывозящим грузы из терминала, не нужно тратить время на посещение офиса Удостоверяющего центра.
Для заверения водителями электронных документов в мобильном приложении мы организовали для заказчика выпуск мобильных электронных подписей.
Какой результат мы получили
Благодаря предложенному решению обслуживание каждой заезжающей в терминал автомашины производится на 10 минут быстрее, что непосредственно влияет на увеличение его пропускной способности. Теперь водителям нет необходимости посещать Сервисный центр и тратить дополнительное время на оформление и печать документов. Также этот сервис активно используется сотрудниками терминала, что значительно облегчает работу с документами.
*«Такском – Управление Сертификатами» полностью соответствует обновлённому Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».