Как Otto Group Russia переходила на платформу Microsoft 365
Почему мы выбрали именно эту систему?
Предпосылки
Разные группы пользователей использовали большое количество отдельных инструментов для взаимодействия: Lotus Notes (почта, чат Sametime), Битрикс 24, Skype, Jira, Confluence и многое другое. Каждое решение само по себе удобно. Но когда у разных групп пользователей разные инструменты - сложно работать совместно: приходилось копировать, сохранять и пересылать данные из одной программы в другую, либо пересылать по почте. Отсутствовало единое информационное пространство. Информация была часто задублирована и непрозрачна. Все это съедало много времени и вынуждало сотрудников каждый раз осваивать новые, часто отличающиеся по логике и набору сервисов программы.
Выбор системы
Выбор системы в нашей компании был очевиден. Головной офис в Германии после тщательного анализа выбрал платформу Microsoft 365, которую они успешно используют в работе.
С помощью данной платформы мы хотели создать единое информационное пространство для совместной работы, дать возможность работать в любом месте с любого устройства, а также предоставить удобную опцию совместной работы над документами. Например, нам стали доступны адресная книга и календарь коллег из Германии, что, без сомнений, очень удобно. Единая система стирает границы между офисами и делает процесс общения и обмена информацией проще и эффективнее.
Этапы перехода на новую платформу
Перед стартом проекта головному офису необходимо было принять решение, присоединять нас к общему информационному пространству (Тенанту) или оставить в отдельном, локальном для России. В Европейском союзе действует GDPR, где зафиксированы правила работы с персональными данными и это накладывало определенные риски. Данное решение было непростым. Всегда есть дилемма между безопасностью передаваемой информации и свободой общения. В результате, с учетом проработки всех необходимых мер безопасности и юридических аспектов, выбор был сделан в пользу присоединения к общему информационному пространству.
Далее проект состоял из трех основных этапов:
1. Присоединиться к общему информационному пространству (Тенанту) Otto Group
2. Перевести пользователей с ОС Windows 7 на Windows 10 и установить приложения Office 365
3. Перевести пользователей с почтовой системы Lotus Notes на Outlook
Существенное влияние на проект оказала ситуация с COVID 19. Большинство сотрудников компании уже работало удаленно, а для перехода на Windows 10 требовалось физическое подключение к локальной сети, поэтому необходимо было организовать их присутствие в офисе.
Интересные кейсы
На каждом из этапов проекта мы столкнулись с различными вызовами и готовы поделиться одним из них.
Кейс переключения с почты Lotus Notes на Outlook:
До внедрения платформы Microsoft 365 почта была единым средством внутренней и внешней коммуникации. Также использовались технические почтовые ящики, интегрированные с различными информационными системами, на которые приходили заказы, уведомления и различные обращения клиентов.
Одномоментное переключение с почты Lotus Notes на Outlook было чревато высокими рисками остановки критически важных сервисов.
Дополнительную сложность добавляло то, что подобного опыта у головной компании в Гамбурге не было и помочь нам ничем не могли.
Для снижения рисков и более комфортного перехода пользователей было создано гибридное решение, когда обе почтовые системы работали одновременно. Это позволяло нам переносить пользователей частями и одновременно с этим не перегрузить техническую поддержку. А также переносить технические ящики последовательно, тестируя их на работоспособность.
Данный концепт был разработан и в теории все было прекрасно. На демо-стенде также проблем выявлено не было.
Но при тестировании на реальной ИТ инфраструктуре выяснилась интересная ситуация. При активации лицензии Microsoft 365 в Outlook автоматически создавалась учетная запись. Таким образом получалось, что при отправке одним сотрудником из Outlook почта приходила другому напрямую в Outlook, минуя Lotus Notes.
Для нас данная ситуация была неприемлемой, поскольку планировалось сначала всех пользователей перевести на Windows 10 и Office 365, а потом уже их мигрировать с одной почтовой системы на другую. В данной же ситуации фактически вся наша схема теряла смысл.
В результате мозгового штурма удалось найти решение. В платформе Microsoft365 можно отдельно отключать лицензии на конкретные продукты, в нашем случае это был Outlook. Это позволило нам развернуть все приложения Microsoft, но без активации почтового клиента. В момент миграции мы просто активировали лицензию и гибрид начинал работать.
Сроки
Несмотря на все вызовы и испытания проект удалось завершить точно в обозначенный срок и на текущий момент все пользователи компании уже несколько месяцев используют платформу Microsoft 365 в своей работе.
Автоматизации рабочих процессов
Платформа Microsoft Office 365 объединила не только сотрудников нашей компании в России, но и коллег из других стран в рамках всей Otto Group. Работая в объединенных командах, мы смогли быстрее получать ответы на свои вопросы и делиться нужной информацией. И это здорово: ведь в современном мире скорость реакции определяет успех компании!
Также в связи с COVID-19 многие сотрудники были вынуждены работать удаленно в течение нескольких месяцев, а это непросто – находиться в изоляции от коллег и вдали от привычных инструментов работы. Office 365 помог нам быть максимально эффективными в это непростое время, выполняя свои служебные обязанности.
И, конечно, в решении Office 365 мы можем совместно (несколько пользователей одновременно) вносить изменения в файл (тексты, таблицы, презентации). Все эти изменения отображаются в режиме онлайн и автоматически сохраняются. В результате мы работаем всегда с самой актуальной версией файла, и в то же время можем посмотреть и, при необходимости, восстановить предыдущие изменения.
Удобные технологии
В своей работе мы активно используем Teams для совместной коммуникации. Удаленные совещания, групповые обсуждения, совместная работа с файлами, обмен информацией.
Все данные содержатся в одном месте, в удобном и структурированном виде в отличие от почты, где письма разбросаны. Там зачастую сложно восстановить всю последовательность событий и найти все актуальные файлы.
Более того, теперь мы можем общаться в любом месте с любого устройства. Это позволило стать более мобильными и быть на связи в удобной для сотрудников локации.
С платформой Microsoft 365 способы обмена информацией также стали намного удобнее. Мы можем использовать все типы мессенджеров - почту, чаты, аудио и видео звонки, оффлайн встречи. Это как со столовыми приборами. Можно, конечно, практически все есть ложкой, но где- то удобнее вилкой, а где-то палочками. Да и ложки бывают разных размеров для разных видов блюд.
Корпоративная ценность
Otto Group Russia идет в ногу со временем, мы меняемся и трансформируем наш бизнес и технологии. В этом году прошел проект по трансформации корпоративной культуры.
В компании одной из ценностей является открытость. Платформа MS 365 позволила нам собирать всех сотрудников в едином информационном пространстве и давать информацию из первоисточника, а сотрудникам - задавать вопросы напрямую.
Все это стало возможным во многом благодаря современным средствам коммуникации и нашему своевременному переходу на новую платформу. Раньше мы физически не могли собрать всех в переговорной комнате, а если даже и могли, то это занимало много времени, как у организаторов, так и самих участников. А теперь мы это делаем в 2 клика мышкой.
Мы перешли на Outlook и Teams, начали осваивать такие инструменты, как планировщик задач и опросы в Forms, обучающий портал на Share Point. В ближайших планах запустить новостной портал Otto Group Russia.
Большой путь уже пройден. Этот год прошел для нас под знаком диджитал перемен. Переход на платформу Office 365 был только первым шагом. Мы изучаем все возможности и работаем над дальнейшим развитием этого направления.
Следите за нашими новостями!
Статью подготовили: Николай, Старший менеджер ИТ проектов; Наталья, Менеджер по внутренним коммуникациям; Виктория, Бизнес партнер по работе с персоналом; Дарья, PR менеджер.