Попробую рассказать с учетом NDA. То, что сделал заказчик без нас.
По шагам:
1. Для начала были описаны основные бизнес требования без детализации (текущая проблема-> причина->как можно решить ).
Плюс описаны целевые показатели, но не в стиле "продажи выросли на 5%", а в стиле "если было общение менеджера с клиентом, то все кто должен это видят" или "клиент оставил заявку, запустился процесс ее обработки, видны его стадии, сроки, уведомления о нарушении SLA". В таком ключе.
2. Кратко описан процесс, в какой системе сейчас происходит, как можно ускорить, автоматизировать, упростить с помощью новой системы. Включая интеграционные вещи (условный пример, ускорение рассмотрения заявок на кредит за счет интеграции с внешними источниками).
3. Потом ИТ департамент пообщался с 20+- вендорами, сделал первичный отбор с основными отсекающими критериями: санкционные риски, наличие версии on premise, наличие крупных внедрений на 1000+ пользователей,
4. Осталось 5-7 платформ, дальше уже с каждым более плотное общение, детализация задач, демо бизнесу. Примерные оценки бюджета (порядки цифр конечно же)
5. Дальше осталось 3 платформы и более строгие параметры с весовым коэффициентом (стоимость лицензий, стоимость человеко-часа, наличие людей на рынке, отзывы-рекомендации, технические параметры и т.д.).
6. Собственно расчет этих критериев, умножаем на баллы, складываем. Получаем результат.

Естественно в ходе этих шагов были корректировки самих этапов внедрения (что в первый, что во второй и дальше), требования к функциональности (увидели что-то интересное в демо, добавили к себе).