Гайд по релокации для сотрудника и работодателя: как не потерять работу, если решил переехать в другую страну?

Как оформить сотрудника, который уехал за границу? Подписать с ним трудовой договор или ГПХ? Как обмениваться с ним документами? Опыт специалиста по кадрам компании Artsofte.

Artsofte — IT-компания из Екатеринбурга. В ней работают 300 сотрудников из Москвы, Санкт-Петербурга, Венгрии, Грузии и Казахстана. Чтобы обмениваться документами с сотрудниками, Artsofte использует Nopaper — cервис мобильного электронного документооборота с удаленным получением подписи.

Законодательство в сфере трудовых отношений действует только на территории России (статья 13 ТК РФ).

Если сотрудник находится за границей меньше чем 183 дня, с ним можно не расторгать трудовой договор, но как подписать отпуск или взять отгул, лучше продумать заранее. Если сотрудник уезжает на ПМЖ, мы оформляем ГПХ.

Если работник оформлен по ГПХ, то кроме договора каждый месяц с ним нужно подписывать акт выполненных работ для начисления вознаграждения.

Есть несколько вариантов отправки документов:

Отправить документы почтой России.
Заказать экспресс-доставку курьером.
Обменяться скан-копиями.
Установить классический электронный документооборот.
Веб-сервис, который позволит обмениваться документами через интернет с использованием квалифицированной электронной подписи — ее нужно получать и обновлять в удостоверяющем центре.
Использовать мобильный электронный документооборот.
Приложение для электронного документооборота, в котором в смартфоне можно сформировать и хранить неквалифицированную электронную подпись.

Вариант со сканированием документов мы даже не рассматривали, так как нам нужны были оригиналы документов. Отправлять почтой РФ — долго, поэтому мы сначала работали с сотрудниками из других стран через курьерскую службу.

Чтобы подписать акт, нужно было сформировать документ, согласовать его с бухгалтером и юристом по почте, распечатать, подписать у директора, попросить офис-менеджера оформить и оплатить доставку.

Чтобы сотруднику из Венгрии деньги пришли вовремя, квест по отправке акта начинался за неделю до выплаты. Приходилось постоянно следить, где документ, не забыл ли директор его подписать, дошел ли документ до сотрудника.

Такой процесс нас не устраивал:

Увеличились расходы на доставку: курьер, бумага, картриджи. За год мы потратили 480 тыс. рублей на почтовые и курьерские доставки.
Было сложно точно рассчитать время, когда придет документ, когда сотрудник сможет его забрать.
Юристы, кадровый специалист, директор, бухгалтеры отвлекались от своих задач, чтобы убедиться, что все в порядке.
Полки постепенно занимали огромные папки с документами.

Чтобы снизить затраты и освободить пространство офиса, мы начали искать систему электронного документооборота. Сначала использовали классический ЭДО с квалифицированной электронной подписью. Но поняли, что это неудобно.

Чтобы выпустить электронную подпись, нужно приехать в удостоверяющий центр и заплатить за подпись 2 тыс. рублей. А если сотрудник находится за границей, выпустить для него подпись невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Чтобы решить эту проблему, в 2021 году мы перешли на сервис электронного документооборота Nopaper, в котором электронная подпись выпускается и хранится в телефоне.

Сейчас в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО). HR-менеджеры загружают кадровые документы в веб-версию приложения и отправляют на подпись руководителю и сотруднику. С намерением подписать документ, сотрудник в любой точке мира скачивает приложение на телефон, подтверждает свою личность и выпускает неквалифицированную электронную подпись (НЭП).

С электронный документооборотом на отправку акта вместо недели уходит пять минут, и HR, и сотрудник видят, кто подписал документ, и уже не беспокоятся, что он потеряется на почте:

До электронного документооборота я отправляла документы по почте и каждый день обновляла статус трек-номера, чтобы проверить, дошли ли они до России, все ли в порядке. А сейчас я просматриваю документ и подписываю его в приложении, это намного надежнее.
Дарья Фоменко, Аккаунт-менеджер TradeDealer (ГК Artsofte), проживает в Венгрии

С переходом на ЭДО обмен документами стал проще, поэтому, когда сотрудники решаются на переезд, одним вопросом у них становится меньше:

Когда переезжал из Екатеринбурга в Грузию, не представлял, как мы будем обмениваться документами. Когда я работал на удаленке в Екатеринбурге, если что-то нужно было подписать, приезжал в офис. Но из Грузии приехать быстро в Екатеринбург не получится, перелет займет часов восемь с пересадками.
Проблема решилась просто: я скачал мобильное приложение и теперь подписываю документы за пятнадцать минут, и это очень просто.
Дмитрий Порох, Специалист техподдержки TradeDealer (ГК Artsofte)

С сотрудниками из Екатеринбурга или других городов России мы тоже оформляем документы удаленно. Если сотруднику нужно взять отпуск или уйти на больничный, он формирует документ в приложении и направляет руководителю на подпись.

А если сотруднику нужна бумажная копия кадрового документа, например, справки о доходах, ее можно скачать из приложения и распечатать.

В Nopaper можно подписывать трудовой договор. Если у вашей компании есть КЭП, то вы можете предложить сотруднику скачать приложение Nopaper и выпустить НЭП. Это быстрее и дешевле, чем выпускать для каждого сотрудника КЭП.

Какие преимущества КЭДО?

Скорость подписания документов и выплат
Теперь сотрудники получают деньги на следующий день после подписания акта.
Снижение затрат
На курьерскую доставку одного документа из Екатеринбурга до Будапешта мы тратили около 500 рублей, а сейчас — ноль. Было бы 5 рублей, если бы не делали себе скидку, как разработчикам сервиса.
Снижение рисков
Бумажный документ легко потерять среди других бумаг или случайно пролить на него кофе, а при электронном кадровом документообороте все хранится на облаке или сервере компании. Приказ или положение легко найти и выгрузить через поисковую систему.
Прозрачность
Статус документа отображается в приложении, то есть сразу видно, если кто-то забыл поставить подпись. В таком случае мы пишем в чат.
Увеличение пространства
Некоторые документы нужно хранить годами, например, договор ГПХ — 50 лет. С ЭДО все находится на диске или в облаке, поэтому при расширении офиса вместо новых шкафов под архив мы сделали небольшую лаунж-зону с диванами и цветами.
Спокойствие
У кадрового специалиста перестал дергаться глаз при фразе: «Мы нашли нового тестировщика, он живет в Таиланде».

Как выбрать систему кадрового электронного документооборота?

Проанализируйте, какой у вас штат и объем кадровых документов в компании.
Посчитайте, сколько вы сейчас тратите на бумагу, обслуживание техники и доставку. Определите, сколько готовы выделить на систему ЭДО.
Прочитайте отзывы о системах КЭДО, проанализируйте сайты разработчиков.
Определите, какие возможности ЭДО вам важны: быстрый поиск документа, возможность работать с телефона, дизайн интерфейса, а может быстрая регистрация в системе?

Для перехода на КЭДО нужно оформить:

1. Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нем обязательно укажите:

Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя.
Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.
С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ.
Можно начать с самых распространенных документов: подписывать в ЭДО больничные и отгулы. В качестве эксперимента распространить доступ на нескольких сотрудников и постоянно подключать к системе новых работников и новые документы.
Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда ведете КЭДО в работу.

2. Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. В нем пропишите:

Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
Учитывайте график работы сотрудников: если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.
Алгоритм работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
Алгоритм работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
Работа с профсоюзом.
Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения.

Если работник отказался от КЭДО, документооборот с ним ведется на бумаге. Если он передумает, то может перейти на КЭДО в любой момент. Если у сотрудника нет стажа работы и он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.

Подпишитесь на телеграм-канал об электронном документообороте и цифровых бизнес-процессах в компании.

Гайд по релокации для сотрудника и работодателя: как не потерять работу, если решил переехать в другую страну?

Что говорит закон?

Окей, подписываем ГПХ, а как его отправить?

Бумажный документооборот: проходим квест «Отправь акт»

Мобильный электронный документооборот

А что с сотрудниками, которые работают в России?

Памятка: как организовать электронный документооборот?