В части 1 мы считали, как можно измерить выгоду внедрения системы обучения новых сотрудников в цифрах. Однако, чтобы эти расчеты не выглядели однобоко, мы рассмотрим выгоду обучения с учетом затрат времени и финансов на подготовку того самого обучения.
А ведь это важно, поскольку система — это целый новый продукт, на который надо, как минимум, потратить больше времени, чем просто руководитель выдает информацию “на месте”, да еще и, возможно, разрозненно и где-то субъективно.
На что мы тратимся при внедрении системы:
- Время специалистов
- Написание контента
- Съемка видео-материалов
- Подключение LMS
Система строится таким образом, чтобы информация о процессах компании соответствовала аудитории, на которую она распространяется, была полной и актуальной (инструкции и материалы, признанные с разных точек зрения) . Обучение должно иметь структуру, благодаря которой можно действительно усваивать полученные знания. Если система есть, то она впоследствии едина для всех будущих новых сотрудников.
Согласитесь, что было бы нечестно не включить затраты на подготовку обучения в общую стоимость обучения нового сотрудника, которую мы рассчитывали в прошлой части. Напомним, там мы рассчитывали только работу руководителя и сотрудника в момент обучения.
Давайте посмотрим, как можно рассчитать стоимость подготовки программы, которая будет учтена в сумме с чистой стоимостью такого обучения.
Снова играем с нашими верными показателями — время и зарплата.
Нагрузка на составление обучающих материалов может варьироваться в зависимости от специфики и объемов работы нового сотрудника. А также к этому могут привлекаться другие отделы: HR, бухгалтерия и т. д. Дабы не рассчитывать время зарплату каждого задействованного сотрудника (что вы можете сделать для получения более чистых результатов) для простоты объяснений возьмем за основу, что начальник подготавливает все сам.
Сначала разбираемся со временем.
Основываясь на наших обобщенных данных, на написание инструкций и наладку введение в действие LMS в основном может уйти 2 недели чистой работы. То есть по факту это можно делать и месяц, посвящая этому 3-4 часа в день, но в сумме получится пара недель.
Идем по прежней схеме, данной в первой части. Считаем неэффективное время, потраченное на обучение (в нашем случае — на подготовку обучения) и какая сумма покрывает это обучение из зарплаты руководителя.
(Опять же имейте в виду, что обучение может составлять не руководитель, а штатный копирайтер, или вообще несколько людей, однако схема та же. Учитывайте это при расчете затрат с конкретно вашими примерами. Это несомненно повлияет на итоговую стоимость затрат.)
Посчитаем, сколько будет стоить 2 недели (10 рабочих дней) для руководителя. Вспомним из прошлой части, что его зарплата 300 000 р.
ЗП за день = 300 000/21 = 14 286 р.
ЗП за 2 нед. = 14 286*10 = 142 860 р.
Вот еще, что стоит учесть. Если инструкции можно создать, порывшись в архивах общих папок в компании или спросив у коллеги, то LMS-систему придется брать со стороны.
Существуют как и бесплатные версии, так и платные — в зависимости от функционала, который вы хотите получить. Допустим, что создание и внедрение LMS обошлось вам в 100 000 р. Добавляем эту сумму в общую стоимость подготовки обучения. Имейте в виду, что LMS вы закупаете одноразово на долгий срок, поэтому ее стоимость необходимо учесть только при найме первого сотрудника.
Считаем стоимость “чистого” обучения (т. е. только работа руководителя и одного сотрудника в момент обучения — берем ее из данных, получившихся в прошлой части) + подготовка материалов для и получаем полную стоимость за обучение с системой.
Тут мы замечаем, что, кажется, обучение с системой проигрывает в обучению без его внедрения. Учитывая, что стоимость обучения без отдельной подготовки равнялась 137 144 р. (см. пред. часть), стоимость с подготовкой получилась гораздо больше, а именно:
на 145 478 р. (= 282 622 — 137 144) больше
Времени также затрачивается больше на 2 недели.
Однако, мы должны понимать, что подготовка материалов для обучения — разовая акция. Если программа уже есть, в дальнейшем она будет нуждаться только в коррекции.
Другими словами, руководитель тратит 2 недели на подготовку материалов и больше никогда к этому не возвращается. Все остальное время он будет работать по обычному принципу по четырем неделям, представленным ранее в первой части (5%, 10%, 10%, 10%) .
Кстати, рассчитаем корректировку материалов, которая должна проводиться в какой-то момент времени из-за непрекращающихся обновлений процессов в компании. В среднем это происходит один раз в месяц и хватает 1 полного дня, который будет равен ЗП руководителя за день = 14 286 р.
Таким образом, стоимость обучения с системой со второго сотрудника будет высчитываться так:
Все это дает нам надежду на то, что обучение окупится. Давайте посчитаем, когда.
Посчитаем, через сколько окупится обучение с системой по сравнению с обучением без нее. Суммируем стоимость обучения каждого сотрудника в одном и другом случае.
Без системы: складывается стоимость обучения без системы
137 144+137 144+137 144+137 144+…
С системой: складывается стоимость обучения с системой (однократно с первым сотрудником) + стоимость обучения со второго сотрудника
282 622+54 048+54 048+54 048+…
Таким образом, мы видим, что обучение с системой начинает окупаться, начиная уже с третьего сотрудника.
ВЫВОД
Может показаться, что создание системы обучения, которое определенно требует дополнительных расходов и ресурсов, невыгодно. Зачем тратить время и деньги, если обучить самому быстрее и проще.
Однако необходимо иметь в виду, что система — это налаженный процесс обучения сотрудника, который позволяет не отвлекать и так занятого руководителя для объяснений одних и тех же моментов постоянно приходящим новым сотрудникам при помощи вспомогательных платформ и ресурсов. К тому же информация структурирована и актуальна.
Один раз создав и хорошо продумав систему, ее необходимо лишь изменять или дополнять при необходимости.
Действительно, объяснить “на ходу” может быть и быстрее, однако страдает качество передаваемой информации, а также финансовая сторона вопроса.
Используя данные о времени и финансах, затраченных на обучение с системой, мы посчитали, что обучение с системой окупается через несколько наймов.
В вашем конкретном случае показатели могут быть другими, однако понять, выгодно ли обучение в ваших условиях, могут помочь формулы, выведенные в наших статьях.