Почему сотрудники не пользуются вашей корпоративной Базой знаний?

В своей работе мы часто сталкиваемся с запросом переделать имеющуюся Базу знаний.

Причина — материалы лежат мертвым грузом, а у сотрудников нет желания и/или возможности пользоваться ей. Очень обидно, тем более что на создание этого инструмента вложено кучу времени и сил.

Сегодня мы в нескольких пунктах разберем, почему процесс позиционирования Базы важна наравне с контентом, и что надо сделать, чтобы все работало.

1. Рассказывайте о Базе знаний сразу на этапе онбординга. Для сотрудников она должна стать главным инструментом и рассказать о его существовании надо сразу. Объясните, почему ее важно использовать и как это вяжется с ценностями компании.

2. Сделайте так, чтобы Базу нельзя было обойти, если есть необходимость. Создайте обучение новых сотрудников на основе Базы знаний. Внутри БЗ можно составить определенную структуру контента по главам и подглавам, с которыми сотруднику необходимо ознакомиться за установленное время. В конце сделать тестирование.

Так сотрудник будет знать расположение инструкций, файлов и материалов. Главное, что у него появится связь, что важную информацию можно найти там.

3. Если База создана для существующих сотрудников, ее пиар будет необходим как никогда. Сотрудники все время обходились без этого инструмента и вначале могут не понять ценность внедрения базы. Трубите об этом везде: расскажите в рассылке, в мессенджере и в других каналах коммуникации.

4. Отдельно попросите руководителей компании донести информацию и ценность Базы до сотрудников. Крайне важный пункт, потому что во многих компаниях дело не двинется, если руководитель в этом не заинтересован. Руководство имеет авторитет, и, скорее всего, его более охотно послушают, чем коллегу по соседству.

В идеальном варианте первую коммуникацию о внедрении инструкций нужно провести самому CEO компании. Это придаст значимости.

5. Назначьте ответственного за Базу знаний. Обязательно нужен тот, кто будет подталкивать сотрудников работать с БЗ и администрировать процессы.

Если у кого-то появилась новая идея или нашли неточности в материалах, ответственный запишет их и расскажет об этом всем. Идея отдать контроль просто всем — скорее всего, обречена на провал.

6. Делайте рассылку с информацией о новых материалах в Базе знаний. Период вы можете определить свой, но и слишком перенасыщать информацией не надо. Каждые 2-3 недели будет достаточно. Лучше, если поделить рассылку на аудитории и сегменты, чтобы присылать сотрудникам только релевантную для них информацию.

Не бойтесь использовать и локальные социальные сети, чтобы быстро отправлять информацию и быстро получать фидбек.

7. Обновляйте материалы. Если однажды сотрудник увидеть устаревшую информацию, ему не захочется возвращаться туда обратно.

8. Уделите внимание тому, как выглядят ваши материалы. Если ваша инструкция написана на 20 листов, вдобавок и канцелярским языком, вероятность, что к таким материалам вернутся, крайне мала.

Больше о том, как писать инструкции, мы писали здесь: https://vc.ru/u/876208-nataliya-kharitonova/600800-kak-napisat-instrukciyu-tak-chtoby-ee-chitali

9. Сделайте понятную и детальную структуру Базы. Так по ней будет проще ориентироваться и находить информацию. Чем больше элементов в названии глав и подглав, тем проще искать.

Что в итоге

Грустно, но правда. Сотрудники не пользуются Базой знаний в основном, потому что ей не уделяется должного внимания.

Контроль, контроль и еще раз контроль. Это не откровение, но если руководитель не заинтересован в использовании БЗ, то и сотрудники за ней не потянутся.

Сделайте Базу настоящим инструментом, без которого не обойтись. Объясняйте, почему это важно и назначьте ответственного. Контент таже важен. Сделайте его “для людей”, продумайте структуру и постоянно обновляйте.