Как работает ваш тендерный отдел: 7 шагов проверки «на коленке» для собственника

Тендерный отдел – особая магия. Есть руководители, которые полностью доверяют своим сотрудникам, ведь это прекрасные люди. Но, если вам кажется, что тендерный отдел работает как-то не так, скорее всего вам не кажется. В статье расскажу о 7 точках, которые легко проверить. Они «подсветят» эффективность работы отдела.

Привет! Это Альберт Гизатуллин, государственный поставщик, эксперт и бизнес-аналитик в сфере госзакупкок, автор Telegram-блога Ticket to Tender. Я одним из первых придумал настольную игру по госзакупкам.

В статье хочу поделиться с вами этими семью простыми шагами.

Содержание:

1. Сотрудник не находит тендеры
44-ФЗ
223-ФЗ
Закрытые площадки
Закупки малого объема
Закупки «с полки»
2. Менеджер «оставляет за бортом» много тендеров
3. Изменилась прошлая конверсия
4. Вы можете поставить не тот товар, который требуется
5. Менеджер не успевает подавать заявки
6. Проблема не понятна
7. Заявок много – побед мало

На вопрос о количестве заявок ваш сотрудник говорит, что тендеров просто больше нет, их мало. Так ли это? Давайте проверим.

Как выявляется:

Если с ключами все ОК, стоит уточнить, по каким законам и на каких площадках сотрудник проводит поиск.

Вот основные законы и площадки для поиска:

Это, наверное, самый популярный Федеральный закон. По нему работают большинство поставщиков.

Где искать:

Рынок, работающий по этому Федеральному закону, в 3 раза больше, чем по 44-ФЗ. И самое приятное, что конкуренция здесь в 2 раза меньше.

Где искать:

Здесь конкуренция еще ниже. Закрытые площадки не найти в агрегаторах. И это не только гособоронзаказ. Помимо него сюда входят университеты, подсанкционные предприятия и ряд других.

Где искать:

Отдельные тендеры по 44-ФЗ с суммой до 600 тыс. рублей, которые реализуют в ускоренном режиме (оформление до 5 дней).

Отдельные тендеры по 223-ФЗ с суммой до 1 млн рублей. И в том же 223-ФЗ есть еще электронный магазин с быстрым электронным документооборотом для субъектов малого и среднего предпринимательства с суммой до 20 млн рублей.

Где искать:

Или электронные малые закупки. Или заказы у единственного поставщика. Еще один частный случай 44-ФЗ, статья 93, часть 12 с суммой до 5 млн. рублей и электронным документооборотом.

Если у вас есть типовой товар, его обязательно стоит разместить на полки для разных регионов.

Где размещать:

Итак, если менеджер не находит тендеры, нужно проверить, какие ключи и стоп-слова он использует, а также уточнить – на каких площадках и в каких типах закупок подает заявки.

Почему? Сложно технически, низкая рентабельность и еще куча подобных обоснований. Такое действительно может быть. Чего не хватает работнику? Знаний.

Что делаем?

Тендеров действительно мало.

Что сделать?

Организовать поиск в смежных областях.

Мы разобрали три типичных проблемных ситуации на этапе поиска тендеров. И настроили этот этап. Перейдем к следующему – подача заявок.

Специалист обшарил рынок в поиске тендеров. Нашёл и подал заявки. Сколько заявок подано? В чем причины отклонений?

Разберем сложности на примерах.

Ваш товар – Жигули. Менеджер нашел 30 тендеров на автомобили и подал всего 10 заявок. Потому что лишь в 10 тендерах нужны Жигули, а в большей части (20) – требуются Москвич и Нива.

Что делаем?

Вы тот же поставщик автомобилей. Но только вместо 10 тендеров, сотрудник нашел 50 (или даже 500). И физически не успел заявиться на всё.

Что делаем?

Все мы иногда сталкиваемся с ситуациями, которые не можем исправить, потому что не понимаем, что и где не работает.

Что делаем?

Находим профессионала со стороны и идем к нему на консультацию. Если нужен такой специалист – приходите. Разрулим!

Выяснили и настроили этап подачи заявок. Подбираемся к финалу. Что у вас с конверсией заявок в победы?

Если вы устали подавать заявки и не выигрывать, то предлагаю попробовать следующее:

К примеру, у нас был случай.

Приезжаем мы на исполнение контракта. Видим папки «Дело», которые поставляли ранее. В контракте указывалась плотность – 440 г/м2. По факту они были тоньше – всего 320 г/м2.Получается, предыдущий поставщик изначально на регулярной основе везет товар более низкого качества. Если появляются претензии, то включается «Ой, случайно!», и делают замену. Но первоначально все равно поставляют более дешевый товар.

Выходит, на рынке демпинг. И те, кто чаще выигрывают, несколько хитрят. Тогда логично рождается вопрос: вы хотите в таком рынке работать? Можно сменить нишу или уйти на прямые контракты.

В статье разобрал 7 проблемных точек в работе тендерного отдела, которые уменьшают потенциальную прибыль компании. Они случаются на всех трех этапах закупок: поиске тендеров, подаче заявок, победе/проигрыше. Для каждой точки предложил решение.

А как вы проверяете работу тендерного отдела?

У вас есть свои отработанные способы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.