Как перевели компанию на удаленку: Опыт команды агентства «Акцент на результат»
Здравствуйте! На связи Станислав Голоднов, основатель агентства комплексного интернет-маркетинга «Акцент на результат». В начале 2020 года все столкнулись с пандемией, и компаниям массово пришлось переходить на удаленный формат работы. Для многих это было неожиданно, сложно и заняло много времени. Но наша команда справилась с этим всего за день и мы хотим рассказать, как нам это удалось.
Содержание:
Мы справились с этим так просто, потому что еще несколько лет назад я решил для себя, что не хочу быть привязанным к офису. Мы начали выстраивать работу, внедряя и используя самые разные решения для удаленной работы. И когда настал локдаун, все сотрудники просто ввели логины и пароли к корпоративным сервисам на домашних компьютерах. Рассмотрим подробнее каждый аспект.
Оборудование и системы для удалёнки
Для всех сотрудников, кто работает с клиентами, мы изначально приобрели ноутбуки и смартфоны. Мы исходили из того, что они могут работать не только в офисе, но и на выездах. Так что, вначале пандемии они просто забрали ноутбуки и телефоны домой.
В отделе продаж мы внедрили amoCRM с облачной телефонией. CRM-система (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами) — это программа, которая автоматизирует взаимодействие с клиентами, она учитывает потенциальных заказчиков, сделки, оптимизирует работу отдела продаж. Все наши контракты по Лидам и исходящим звонкам стали создаваться автоматически, настроились статусы сделок, а все входящие и исходящие звонки менеджеров стали записываться (у всех корпоративные мобильные телефоны), письма отображаться. Таким образом, любой наш менеджер еще до пандемии мог спокойно работать из дома или другого города.
В клиентском отделе и в производстве мы внедрили Битрикс24. Это облачный сервис, который объединяет различные инструменты управления проектами (CRM, онлайн-офис, задачи и проекты, контакт-центр, сайты и магазины) и корпоративную социальную сеть. В этой системе все задачи трекаются, а телефонные звонки менеджеров проектов записываются. А доступ к ней можно получить с любого компьютера. Материалы проектов мы стали хранить в защищенном облаке.
Вначале пандемии, конечно, как у всех случился "шок" что делать дальше, однако наша деятельность по digital продвижению никогда не ограничивалась одним городом, мы работали и будем работать по всей России, поэтому переход для нас был сильно проще, чем большинству offline компаний.
У отдела продаж было существенное преимущество, мы уже давно ведем клиентов в amoCRM, общаемся по облачной телефонии, и проводим онлайн встречи в скайпе/зуме.
Переход от офисной работы на "домашнюю" практически не поменял наш бизнес-процесс, мы быстро влились в современный ритм. И вот по итогам уже двух лет пандемии, видно, что нам это сыграло на руку, тогда как конкуренты долго пытались наверстать упущенное.
Планируем и дальше развивать "удаленку" и его инструменты, как полноценный бизнес-процесс в компании!
Коммуникация на удалёнке: формальная и не очень
Для видео собраний мы раньше использовали Skype, но с началом пандемии мы не стали отставать от остальных компаний и перешли на Zoom. Ограничение в бесплатные 40 минут конференции нам помогли не отвлекаться и во время собраний говорить кратко и по делу. Теперь наша коммуникация проходит в корпоративных чатах Telegram, так как телефон всегда под рукой и сотрудник всегда на связи.
Хоть сейчас большая часть сотрудников вернулась в офис, мы периодически проводим совещания в удаленном формате, если кто-то не может присутствовать в оффлайн.
Мы не забываем также просто поддерживать дружественные отношения. Отмечание праздников вместе всегда было частью нашей корпоративной культуры. Мы вместе отмечаем день рождения компании, новый год, дни рождения сотрудников. Любим вместе повеселиться, и стараемся в наши праздники привнести изюминку: сделать тематические вечеринки, например в кубинском стиле или 2000-х со всем соответствующим антуражем. И у нас есть неформальные чаты, где мы обсуждаем еду и вообще все, что не связано с работой. И во время локдауна мы продолжали общение в этом чате.
Когда объявили карантин и отправили работать удаленно, я очень обрадовалась. Ведь работать дома в пижаме, счастье-подумала я. Первая неделя проходила спокойно, клиенты пытались понять, как им работать дальше. Проектные менеджеры, пытались понять, как помочь клиентам у кого офлайн бизнес.
Проводя несколько мозговых штурмов с проектными менеджерами и обсуждая каждый проект, разработали несколько гипотез/предложений для проектов. Со второй недели начали реализацию по предложениям в бизнесе каждого клиента, кто пытался хоть как-то его спасти. Вот здесь началась жара. Задач стало вдвое больше, обычного дня в офисе. Поэтому рабочий день увеличился на пару часов.
Задачи ставились на отдел производства, бурно обсуждались с клиентом и быстро вносились какие-либо коррективы на сайты, в рекламные кампании, в соц.сети клиентов. Подобный ритм был все 1,5 месяца. И тут, начала скучать по офису.
Благодаря этой проработке, клиенты могли полностью оплачивать нашу работу без ущерба своему бюджету компании. Поэтому мы получали свои зарплаты.
Контроль работы при удалённой команде
Задачи мы ставим в Битрикс, где у каждого сотрудника есть дедлайны. Туда можно загружать промежуточные результаты работы и видеть проделанный объем. Также все менеджеры отмечаются утром, когда приступают к работе и остаются на связи, отписавшись в чате. Они предупреждают, если отлучаются на обед или закончили работать. В конце дня сотрудники сообщают о проделанной работе и планах на следующий рабочий день.
Сейчас большая часть сотрудников вернулась в офис, хотя есть несколько человек на удаленке в Казани и в других городах. Они работают также эффективно как и все остальные.
Если честно отрицательно отношусь к удаленке, и считаю работу в офисе более эффективной, чем удаленную.
Удаленка пока не может сравниться с ситуацией, когда вся команда в сборе в офисе. Особое внимание надо уделять совместным активностям в онлайне, среднее время ответа увеличивается в 2 -3 раза из-за отвлечения домашними делами кого-то из членов команды.
Для поддержания эффективности работы необходимы дополнительные ежедневные онлайн встречи утром, планирование действий на день и четкая отчётность, а также еженедельные командные совещания в Zoom.
Из плюсов вижу только сокращение времени на дорогу.
Выводы
Еще вначале локдауна мы безболезненно перешли на удаленку всего за один день и это без потери качества сервиса и эффективности работы. Мы смогли этого достичь благодаря тому, что строили бизнес процесс так, чтобы в любой момент можно было бы работать удаленно. И пандемия стала отличной проверкой организации нашего рабочего процесса.
Локдаун закончился, но отношения сотрудников к компании и в целом подход к организации рабочего места уже изменился, люди попробовали работать в новом формате и многим это понравилось. Сейчас благодаря этой инфраструктуре, нанимать сотрудников стало проще. Мы не ограничены специалистами только нашего города и без проблем нанимаем сотрудников из других городов без потери качества работы.
Новая реальность с пандемией показала, что сейчас нужно организовывать работу так, чтобы в любой момент безболезненно можно было бы перейти на удаленную работу, не теряя при этом эффективности вне зависимости от того, в офисе находятся сотрудники или нет.