KPI или OKR: какая система постановки задач подойдет вашей команде

Эффективность работы команды и результативность зависят не только от компетенций ее членов, но и от правильности постановки целей. Мало просто сказать «мы должны через месяц закончить разработку» или «надо в этом квартале продать 10 000 единиц продукта». Нужно грамотно выстроить задачи, чтобы это было выполнимо и при этом шло на пользу бизнесу, а не просто создавало красивые цифры на бумаге.

Как выбрать систему постановки задач для вашей команды и какие есть подводные камни у разных подходов, рассказал Андрей Карабанов.

Существуют две основные системы для постановки и управления целями: KPI и OKR. Они работают по-разному и их нельзя назвать взаимозаменяемыми. В рамках одной компании можно использовать две системы.

Например, KPI для отдела маркетинга — пять рекламных кампаний с конверсией 10% в регистрации на сайте за месяц. Если подразделение выполняет задачу, получает премию. Также KPI выступает инструментом мониторинга производительности, движения компании по намеченной стратегии: сделали 100 продаж за неделю — хорошо идем, не сделали — повод вместе с руководителем разобраться, что помешало.

KPI повышает прозрачность работы каждого отдела и сотрудника, потому что теперь менеджеры и высшее руководство видят четкие результаты труда каждого. Это помогает разделить тех, кто работает на результат, а кто — ради процесса или создает видимость действия. Но есть и обратная сторона — криво поставленные KPI провоцируют противоречия и конфликты между отделами. А в погоне за результатами сотрудники забывают о бизнес-целях компании.

В основном подход OKR ориентирован на краткосрочные цели — то есть фокус идет на ближайшие результаты. Чаще всего горизонт планирования по OKR — месяц. Получается очень короткий план действий на небольшой срок. Впрочем, есть компании, где этот подход применяют и на сроках до года.

В зрелых компаниях, которые научились использовать OKR на уровне компании и команд, определяют цели каждого конкретного сотрудника и отдела и синхронизируют команды с целями всей компании. Это помогает повысить прозрачность внутри бизнеса.

У KPI основная проблема в том, что это не самостоятельная система. У команды появляется цель и срок — например, те же пять рекламных компаний с конверсией 10% за месяц. Однако неизвестно, насколько эта цель достижима на конкретном временном отрезке. И порой получается так, что команда просто пытается получить (а то и подрисовать) заветные цифры, но бизнесу это никак не помогает.

Большинство проблем OKR связаны с тем, что либо подход не стоило применять в конкретной компании, либо его неправильно внедрили. Например, составили слишком много ключевых результатов для одной цели, из-за чего эффективность управления падает.

Во-первых, определите, с какими целями вы собираетесь работать. Идет речь о разработке стратегии или о планировании задач на ближайший квартал — в каждом из вариантов нужно использовать свой подход.

Во-вторых, ответьте на вопрос — нужно структурировать и сделать более эффективными уже известные типовые процессы или новые. Если следует просто улучшить обработку запросов клиентов, это KPI. Если нужно увеличить продажи в новом направлении, речь идет про OKR. Здесь сложно определять какой-то KPI, потому что совершенно неясно, как все организовать и к каким результатам отдел придет.

Если слегка утрировать, то OKR — для развития бизнеса, а KPI — для поддержания бизнес-процесса на должном уровне.

Для любой системы постановки задач главная ошибка — раскатывать новый метод сразу на всю компанию. Во-первых, всегда есть риск, что сотрудникам идея не понравится. Отработать возражения условных пяти человек проще, чем пятидесяти. Во-вторых, не исключено, что метод не сработает в вашей компании, поэтому тестировать новое лучше на одном конкретном отделе. Вдобавок, даже если вы решили, например, использовать везде OKR, найдутся подразделения, к которым этот подход не применим — например, call-центр. Здесь достаточно четких KPI.

Кроме этого нужно учитывать возможные проколы при внедрении каждой из систем.

В целом, даже в рамках одного проекта можно совмещать обе перечисленные системы. И с высокой вероятностью в одной компании вы будете использовать несколько подходов. Поэтому подбирайте их не под весь проект, а под каждый отдел и команду индивидуально.