Если сотрудникам вашей компании нужно постоянно быть на связи с поставщиками и заказчиками, то в потоке информации легко забыть о важном звонке или встрече. Чтобы избежать таких ситуаций, руководители нанимают персональных ассистентов, напоминающих о предстоящих задачах и событиях. Но как быть рядовым сотрудникам? На помощь приходит автоматизация: настройте персональные уведомления в Телеграм из Битрикс24, чтобы менеджеры не забывали связаться с заказчиками, отправить коммерческое предложение или вовремя прийти на встречу. Как все настроить, расскажем в нашем кейсе.
1. Робот или персональный ассистент?
Итак, к нам обратился заказчик, занимающийся поставками для промышленности. Как ТОП-менеджер, он постоянно созванивается и встречается с первыми лицами других компаний, а также ведет с ними переговоры и заключает сделки. Эти задачи фиксируются в сущностях Битрикс24. Чаще — в сделках, но могут и в контактах, компаниях или лидах. При этом, если необходимо связаться с заказчиком, в сделке можно запланировать звонок, а если нужна встреча — запланировать событие.
Как правило, уведомление о предстоящем событии в Битрикс24 приходит в "колокольчик" (если поставить соответствующую галочку в настройках портала). Но оповещений на портале столько, что легко упустить нужное в потоке уведомлений о новых комментариях и задачах. А некоторые встречи пропускать никак нельзя, особенно если речь идет о заключении "жирных" контрактов.
Как же решить эту проблему? Как вариант — поставить задачу персональному ассистенту, который будет напоминать о важных переговорах. Но тут не исключен человеческий фактор: отпуск сотрудника, его внезапная болезнь или банальный приступ рассеянности. Поэтому, обращаемся к автоматизации, и уже не штатной, а персональной — в мессенджере Телеграм.
Кстати, здесь мы писали про похожий кейс — выгрузку комментариев из задач в телегу, правда, он больше подойдет для работы с подрядчиками на двух разных порталах.
2. Автоматизация отправки уведомлений из дел и звонков в сделках Битрикс24 в Телеграм
Первое, что мы делаем - создаем чат в Телеграм с заказчиком и добавляем туда бот Пинкит.
Далее, согласуем с заказчиком вид уведомления. Рассмотрим кейс со сделкой, уведомления для дел и уведомления для звонков.
Уведомление будет отправляться автоматически в чат за час до запланированного события. В нем фиксируются:
- название сделки,
- направление и стадия,
- название дела,
- компания, привязанная к сделке,
- контакт и его данные (если это звонок),
- описание и ссылка на сделку, которую можно открыть с компьютера или смартфона.
Технически, интеграция ищет все события, у которых время больше текущего на час, но меньше, чем час + 5 минут, и по ним отправляет сообщения.
Для настройки интеграции в личном кабинете Пинкит выполняем следующие шаги.
2.1. На шаге 1 отправляем данные из Битрикс24 в момент создания дела, тип дела выбираем "Звонок", добавляем условия, что событие запланировано через час.
2.2. На шаге 2 "Инструменты" настраиваем проверку, что звонок создан в сделке, получаем ее направление, стадию, компанию и другие необходимые данные.
2.3. На третьем шаге настройки отправляем данные в нужную группу Телеграм, также форматируем текст так, чтобы были доступны ссылки.
2.4. На шаге 4 "Сопоставление данных" пишем шаблон текста, который придет в сообщение Телеграм, где сопоставляем необходимые поля. Для этого указывая их кодовые значения в Битрикс24.
Указываем время первого запроса, с которого будет стартовать интеграция. Напоминаем, что триггером будет создание события или звонка, но уведомление будет приходить за час до наступления события (не через час после того, как оно будет создано, а за час до его начала).
Конечно, можно не ограничиваться уведомлениями о важных встречах и делах только для генерального директора. Такая автоматизация поможет любому рядовому сотруднику не забыть о важном событии.
Интеграция работает для любых типов дел, вы можете попробовать настроить ее самостоятельно тут.
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #телеграм #telegram #пинкит_телеграм_битрикс24
