Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

Если сотрудникам вашей компании нужно постоянно быть на связи с поставщиками и заказчиками, то в потоке информации легко забыть о важном звонке или встрече. Чтобы избежать таких ситуаций, руководители нанимают персональных ассистентов, напоминающих о предстоящих задачах и событиях. Но как быть рядовым сотрудникам? На помощь приходит автоматизация: настройте персональные уведомления в Телеграм из Битрикс24, чтобы менеджеры не забывали связаться с заказчиками, отправить коммерческое предложение или вовремя прийти на встречу. Как все настроить, расскажем в нашем кейсе.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

1. Робот или персональный ассистент?

Итак, к нам обратился заказчик, занимающийся поставками для промышленности. Как ТОП-менеджер, он постоянно созванивается и встречается с первыми лицами других компаний, а также ведет с ними переговоры и заключает сделки. Эти задачи фиксируются в сущностях Битрикс24. Чаще — в сделках, но могут и в контактах, компаниях или лидах. При этом, если необходимо связаться с заказчиком, в сделке можно запланировать звонок, а если нужна встреча — запланировать событие.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

Как правило, уведомление о предстоящем событии в Битрикс24 приходит в "колокольчик" (если поставить соответствующую галочку в настройках портала). Но оповещений на портале столько, что легко упустить нужное в потоке уведомлений о новых комментариях и задачах. А некоторые встречи пропускать никак нельзя, особенно если речь идет о заключении "жирных" контрактов.

Как же решить эту проблему? Как вариант — поставить задачу персональному ассистенту, который будет напоминать о важных переговорах. Но тут не исключен человеческий фактор: отпуск сотрудника, его внезапная болезнь или банальный приступ рассеянности. Поэтому, обращаемся к автоматизации, и уже не штатной, а персональной — в мессенджере Телеграм.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

Кстати, здесь мы писали про похожий кейс — выгрузку комментариев из задач в телегу, правда, он больше подойдет для работы с подрядчиками на двух разных порталах.

2. Автоматизация отправки уведомлений из дел и звонков в сделках Битрикс24 в Телеграм

Первое, что мы делаем - создаем чат в Телеграм с заказчиком и добавляем туда бот Пинкит.

Далее, согласуем с заказчиком вид уведомления. Рассмотрим кейс со сделкой, уведомления для дел и уведомления для звонков.

Уведомление будет отправляться автоматически в чат за час до запланированного события. В нем фиксируются:

  • название сделки,
  • направление и стадия,
  • название дела,
  • компания, привязанная к сделке,
  • контакт и его данные (если это звонок),
  • описание и ссылка на сделку, которую можно открыть с компьютера или смартфона.
Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

Технически, интеграция ищет все события, у которых время больше текущего на час, но меньше, чем час + 5 минут, и по ним отправляет сообщения.

Для настройки интеграции в личном кабинете Пинкит выполняем следующие шаги.

2.1. На шаге 1 отправляем данные из Битрикс24 в момент создания дела, тип дела выбираем "Звонок", добавляем условия, что событие запланировано через час.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

2.2. На шаге 2 "Инструменты" настраиваем проверку, что звонок создан в сделке, получаем ее направление, стадию, компанию и другие необходимые данные.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

2.3. На третьем шаге настройки отправляем данные в нужную группу Телеграм, также форматируем текст так, чтобы были доступны ссылки.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

2.4. На шаге 4 "Сопоставление данных" пишем шаблон текста, который придет в сообщение Телеграм, где сопоставляем необходимые поля. Для этого указывая их кодовые значения в Битрикс24.

Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24

Указываем время первого запроса, с которого будет стартовать интеграция. Напоминаем, что триггером будет создание события или звонка, но уведомление будет приходить за час до наступления события (не через час после того, как оно будет создано, а за час до его начала).

Конечно, можно не ограничиваться уведомлениями о важных встречах и делах только для генерального директора. Такая автоматизация поможет любому рядовому сотруднику не забыть о важном событии.

Интеграция работает для любых типов дел, вы можете попробовать настроить ее самостоятельно тут.

Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Автоматические уведомления в Telegram о событиях и планируемых звонках из Битрикс24
1
1 комментарий
Ответить