Отчеты в Google Sheets из amoCRM: как, работая с большим объемом данных, отследить все изменения в CRM
Делимся новым кейсом автоматизации крупной тендерной компании для amoCRM, рассказываем, как настроить кастомизированные отчеты и принимать управленческие решения на основе фактов, а не мнений.
Наш клиент — большая тендерная площадка для корпоративных закупок с функцией подбора поставщиков алгоритмами на основе искусственного интеллекта. Это очень крупная и серьезная компания, у которой много известных партнеров. В качестве CRM они используют amoCRM.
Клиент пришёл с запросом настройки управленческой отчетности. Например, руководство хочет контролировать активность менеджера: какие задачи были поставлены в сделке, результат и комментарии по ним, сколько дней сделка находится на определенной стадии и другие показатели активности.
Для большей наглядности нужно выгружать все данные по активностям менеджера из amoCRM в Google Sheets и на основании выгружаемых данных строить красивые интерактивные дашборды.
Чтобы реализовать поставленную задачу, нужно автоматически выгружать большие массивы данных в таблицу Google, а именно:
1. Выгружать все события по сделке/контакту/компании. Условие: если где-то изменилось поле, ответственный, стадия сделки (в общем, любое изменение) — все это фиксируется и передается в таблицу. Передаём значение "До" и "После", чтобы видеть изменения в динамике.
2. Если удалили сделку, контакт, компанию — это тоже нужно фиксировать в таблице Гугл, чтобы не потерять важную информацию по причине ошибок человеческого фактора.
Мы выгрузили множество полей на разные листы Гугл-таблицы, в том числе все сделки по воронкам, и далее по каждой воронке настроили глубокую аналитику. Получился примерно такой список полей:
2.1 По фиксации любых изменений: Дата, Автор, Объект, Название компании, Номер компании, Событие, Значение "До", Значение "После";
2.2 По выгрузке звонков: Дата звонка, Сотрудник, Группа сотрудника, Входящий/исходящий, Результат, Длительность звонка, Номер телефона клиента, Имя клиента, Название компании клиента, Код компании клиента.
Дальше, как вы понимаете, с этими данными можно отслеживать динамику продаж, оценивать эффективность звонков в разрезе менеджеров и длительности звонка. Данные для аналитики удобно представлять в виде графиков и диаграмм с помощью интерактивных дашбордов. Для руководителя это незаменимый инструмент.
На этапе выгрузки данных у нас возникли сложности — не все поля можно было выгрузить в таблицу. К примеру, не все менеджеры добавляли комментарии к задачам, когда их закрывали, а для нас комментарий был важен как элемент отчета.
Здесь нужно было провести работу с менеджерами, чтобы они корректно заполняли необходимые поля и на портале был порядок. Поэтому мы написали клиенту регламент, как корректно работать по сущностям, чтобы избежать ошибок в работе интеграции.
Интересным кейсом для нас стал запрос на выгрузку удаленных сущностей. Например, если сделка по компании задублировалась, ее по идее нужно удалить, но при этом она все равно должна попасть в выгрузку. Поэтому для таких сделок мы добавили тег, что она удалена.
Вы, наверное, спросите, а что в этом такого, всего лишь выгружать изменения в таблицу. Напомним, компания большая, много менеджеров, ещё больше контактов и компаний, огромное количество сделок по разным воронкам.
Выгрузка всех событий по всем сотрудникам за месяц дает нагрузку в более чем 100 000 API-вызовов, и Пинкит успешно с этим справляется.
При этом мы не монетизируемся от количества вызовов. Главное — наша платформа вытягивает такую нагрузку и интеграция успешно работает. Всю выгруженную информацию очень удобно визуализировать в виде дашбордов: это наглядно покажет руководству активность сотрудников, узкие места бизнеса и моменты, требующие особенного контроля, без анализа громоздких таблиц или ручного подсчета числовых показателей.
Итог
Как видите, у нас ни дня не проходит без новой интересной истории: в этот раз вы узнали, как можно контролировать штат огромной компании с помощью выгрузки данных из amoCRM в Google Sheets, а изюминкой стало решение по выгрузке удаленных сущностей. Мы активно развиваемся не только в Битрикс24 :) Также хотим рассказать Вам о новой акции:
Мы запустили новую акцию "Космос наш!": чтобы ваша автоматизация взлетела, мы делим цену на 12. Никаких ограничений по количеству вызовов: больше вас ничего не остановит. Вдохновляйтесь и будьте с нами!