Как «Дукалис» помогает приоритизировать задачи в Jira

CEO прибежал с новым видением продукта через фичу A, важный клиент требует настройку B, модный блог пишет про использование C, инвесторы подкинули идею сделать X, маркетинг требует Y, а разработчики меняют базу данных на Z. Компания должна уметь говорить «нет» большинству идей фичей, пропускать через фильтр целей, принципов и ценностей. Эту историю описывал Дез Трейнор из Intercom.

Хитен Ша честно признался, что проблемы с приоритизацией погубили его KissMetricks. Он, как бомбами, закидывал команду «гениальными идеями», которые разрывали все планы, тянули команду в разные стороны, и в итоге продукт потерял все позиции на рынке.

На днях Steli Efti из Close.io написал пост про важность овер-коммуникации в распределенной команде. Важно понимать не только, кто и над чем трудится, а зачем: что эта идея, фича или статья принесет компании в данный момент времени. Важно посмотреть на нее с разных сторон.

Делать ненужные задачи — самое большое воровство времени в компании.

Мы тоже оказались в подобной ситуации. Команда разработки брала задачи, про которые продуктовая команда спрашивала: «Зачем это вообще делать? Приоритеты уже давно поменялись!»

Мы пытались делать еженедельные обсуждения. Записывали важные задачи в Google Keep. Использовали маркеры приоритетов в Jira. Систему спринтов. Все это не помогало, ненужные задачи продолжали случайно доставаться из беклога и переходили в разработку.

Нам помогла методология взвешенных оценок приоритизации задач, которую мы спроектировали сначала в Google Spreadsheets. А позже перенесли в отдельный продукт — «Дукалис». Он стал учитывать наши разные и изменяющиеся взгляды на приоритеты компании — и в любой момент времени показывал самый важный топ задач, над которыми стоит работать.

Каждую неделю вся команда субъективно выставляет баллы от 0 до 3 для каждой задачи по критериям, важным для конкретного проекта.

Каждый раз отвечая на вопросы вроде:

Мы решили не использовать общие системы критериев типа RICE, а использовать свои, важные именно для нашей стратегии продукта.

У нас получилось:

Критерии от 0 до 3 означают важность:

Интерфейс старались сделать максимально быстрым. Заполнить оценки, вспомнить задачи и критерии можно было за несколько секунд.

Создание разных досок для оценки задач. Доска — это граница оценки задач. Кто, что и как оценивает. Это могут быть одни и те же люди и даже те же задачи, но, например, другие критерии. У нас два проекта: фичи Tendee и фичи самого «Дукалиса». На каждой из досок все параметры разные.

Далеко не все задачи требуют оценки. Убираем задачи со статусами «в разработке», «на тесте» или «сделанные». Фильтр в Jira оставляет нужное. Сохраняем фильтр и связываем его с доской «Дукалиса».

Все юзеры «Дукалиса» импортируются из Jira (только через нее авторизация). Добавляются только пользователи из одной организации в Jira (на одном поддомене).

У нас это разработчики и менеджеры. Каждый по-своему смотрит на продукт. Например, только разработчики могут оценить время на разработку, и это критерий с отрицательным весом. А продуктовые менеджеры оценивают по шести равнозначным критериям.

Каждому критерию можно присвоить вес (коэффициент) и описание (подсказка/напоминалка при заполнении критериев).

Оценка важности фичи/задачи, как оказалось, штука непостоянная. То, что было важно месяц назад, сейчас уже может оказаться ненужным. Поэтому мы выставили автоматический сброс оценок «Дукалисом» каждые 30 дней.

Мы это называем «переоценкой ценностей». Напоминание про заброшенные задачи на дне беклога. И повторное решение выкинуть их или вспомнить что-то важное потерялось. Часто то, что казалось безумно важным месяц назад, через некоторое время кажется бесполезным.

А сама оценка делается в конце каждого еженедельного спринта.

Договорились с командой, что по пятницам в 2 часа дня (по мск) уходит уведомление в слэк, что пора бы дооценить задачки. Новые или же те, которые пора переоценить после 30 дней с прошлой оценки.

После выставления всех оценок и подсчета итогового балла выбираем топ-20 задач, обозначенных звездочкой, на которых фокусируемся в спринте.

Делаем звонок в начале спринта по тому, кто и что берет в работу. Такой топ не является железным требованием, но дает команде понимание, что сейчас важно для компании. Часто для кого-то оказывается неожиданностью: «Ого, а что это за задача? Почему она важна?».

Весь процесс занимает всего минут 10-20, если разбирать задачи раз в неделю. В любой момент времени можно посмотреть, что у нас сейчас в топе приоритетов, а что нет.

Конечно же все по разному смотрят на задачи. Что-то более внимательно оценивается, что-то менее. Но даже не 10 людях система работает каким-то магическим способом, что большинство задач в общем сводном топе действительно важные.

Если что-то важное не попадает в топ, то дообсуждаем голосом на звонке в начале спринта

Он задумывался как внутренний продукт, поэтому выбирали что-то забавное. Попалась картинка Дукалиса в образе Судьи Дреда. Его коронная фраза: «Я есть закон!». Приоритизация — штука жесткая и неприятная, всегда что-то нужно отрезать и искать компромисс. Добродушное лицо Дукалиса смягчает ситуацию.

Система уже работает у нас целый год, без него уже не представляется работа.

Если вам кажется это полезным для вашей команды продактов / разработки / маркетинга, и вы пользуетесь Jira, то напишите на vit@ducalis.io, заполняйте форму или в личку в фб, сделаю вам бесплатный аккаунт. Буду рад вашему фидбеку.

P.S. Это не замена Jira, это хорошее дополнение.

#jira #стартапы #приоритетзадач #инструменты