Как упорядочить работу в команде с помощью визуализации

Делимся приёмами Agile, которые помогают навести порядок в проектах и сфокусироваться на ценностях, а не процессе.

Чем больше компания, тем больше задач у каждой команды. Чтобы работать продуктивно, нужно серьёзно подходить к планированию нагрузки всей группы и каждого отдельного сотрудника. Рассказываем, как мы в Сбере распределяем задачи с помощью визуализации.

Эта статья написана по мотивам выступления Дмитрия Маева, Agile-коуча Сбера, «Как визуализация помогает договариваться» на Sbergile Talks. Если захочется узнать больше деталей, посмотрите видео.

В корпорациях проблемы команд часто идентичны. Например, типичная картина в проектах такая:

Дальше всё идёт по такой цепочке: кто-то из сотрудников нарушает обязательства → возникает недоверие в команде → становится сложнее договориться между собой.

У этих проблем разные причины, и универсальных рецептов решения нет. Но есть рекомендации и практики, которые работают.

Ситуация. Менеджеру нужно узнать, что происходит в команде. Он приходит к каждому сотруднику с вопросами: что делают, какие сложности, какой прогноз выполнения задач, где нужна помощь. Но условный тестировщик может быть перегружен задачами и оставит вопросы без ответа. В его представлении давать фидбек менеджеру не очень важно.

В этой точке коммуникация между сотрудниками переходит в стадию «сложнее договориться между собой».

Решение — визуализировать задачи сотрудников. Для этого подойдёт обычная доска или канбан. Её удобно помечать визуальными сигналами, например выделить красным цветом задачу, с которой есть трудности. На доске видно, чем занят сотрудник сейчас и какие у него задачи на будущее. Этот способ сокращает коммуникацию с менеджером, потому что он сам видит:

Ситуация. Доска упрощает работу, но не вносит ясность в проект. Дело в том, что команды нацелены на общий результат, а доска визуализирует задачи каждого отдельного сотрудника. На ней не видно, куда движется весь проект и на какой он сейчас стадии. Например, канбан не отражает сроки завершения проекта и выполнение обязательств перед заказчиками.

Решение — визуализировать процесс работы над задачами, которые несут ценность клиентам. Разбить доску на элементы, где финалом будет выполнение задачи заказчика, например сделать колонки аналитики, разработки, тестирования. В таком виде доска отражает работу команды над общими задачами.

Ситуация. Информация на доске не показывает потери, которые случаются в командной работе, например, если аналитик уже завершил свои задачи, а разработчик ещё не приступил.

Решение — добавить на доску промежуточные колонки: переход между работой одного специалиста и другого. Так видно, например, что у тестировщика локальный завал и перед его колонкой скопилось очень много работы. Эти промежуточные стадии помогают сделать работу равномерной и предсказуемой.

Если в ситуации аврала у одного сотрудника много новой работы, очередь из задач вырастет, а в проекте будет ещё больше потерь. Поэтому следующее действие с доской — ограничить очередь незавершённой работы. Например, договориться, что на этапе перехода в тестирование будет не больше пяти задач. Так команда станет работать по-другому: все будут думать над тем, как быстрее завершить начатое, а не создавать большое количество внутренних очередей.

Как это происходит на практике. Команда договаривается:

Ситуация. До того как задачу берут в работу, она находится на этапе идеи. На доске их обычно не отображают, и поэтому непонятно, как и почему замысел вдруг становится задачей с высоким приоритетом.

Решение — добав��ть на доску первую колонку, в которой отразить все идеи команды или заказчиков. А дальше задавать вопросы, чтобы понять ценность каждой идеи:

Так появится вторая колонка на доске и получится отсечь задачи без видимой ценности.

Если построить эти несколько досок, получится увидеть картину проекта от момента зарождения идеи до реализации. Визуализация показывает, где в командной работе «узкие» места и как ими управлять. По сути, такая доска — это инструмент для управления стратегическими проектами компании, где договариваются о том, как работает команда.

Мы в Сбере стараемся делать процессы проще, а не усложнять их. Если вы хотите работать в командах с налаженным и прозрачным управлением, переходите на карьерный сайт и откликайтесь на подходящие вакансии.