Лонгрид, часть первая: 30 сервисов, которые помогают работать из дома

Подборка цифровых решений, которыми мы реально пользуемся во время пандемии (и которые не стыдно посоветовать).

Сегодня многим приходится работать из дома. В этой ситуации важно перестроить и хорошо наладить привычные бизнес-процессы. Опросив коллег и знакомых, я собрал подборку софт-решений для эффективной удаленной работы на Windows. Получилось много, поэтому решил разбить на две части.

Надеюсь, подборка будет полезна владельцам бизнеса, менеджерам, рядовым сотрудникам и фрилансерам — всем, кто сейчас вынужден работать из дома. Не все из них «мастхэв», но, по крайней мере, они стоят того, чтобы попробовать.

Если вы и до кризиса работали из дома и «прошарены» в вопросе, вы вряд ли увидите что-то новое. А возможно, найдете какой-то hidden gem для себя — то, что всю жизнь было нужно, а вы и не подозревали. Это моя первая публикация, буду рад критике в комментариях.

Мы в fCoder делаем приложения для работы с документами. Мы и до «карантикул» работали полуудаленно (набегами печенегов на офис), поэтому хотим поделиться опытом.

И этот материал собрали удаленно: поставили задачу в Asana, опросили людей, накидали интересных деталей в общий google-документ, расставили акценты голосом, связавшись через Teams.

Содержание первой части:

Продуманный и приятный менеджер — задач и целых проектов. Здесь можно создавать проекты, секции внутри них, задачи, назначать ответственных, ставить сроки.

Сайт: asana.com

Цена: бесплатно для команды до 15 человек, есть планы начиная с $11 в месяц за пользователя

Платформа: Веб-версия для браузера, iOS, Android

Комментарии

Отличный инструмент, мы перепробовали несколько аналогов, перед тем как остановиться на Asana. Каждую задачу и подзадачу действительно удобно обсуждать и возвращаться к «висякам» позже. Ничего не потеряется, как это бывает с почтой.

Задачам можно вешать тэги (ярлыки), по которым потом можно быстро что-то найти. Таски можно делать приватные — поэтому как личный таск-менеджер Asana тоже сгодится. Поиск удобный. А еще здесь можно согласовывать заявки на отпуск и даже планировать бюджеты на какие-то нужды (мы это не делали, но видели, что так можно!).

Тоже довольно удобный менеджер задач, который организует ваши проекты и задачи в канбан-доски. Простой в использовании инструмент, который можно использовать для менеджмента в небольшой команде. Позволяет назначать задачи отдельным членам команды и отслеживать сроки выполнения.

Trello — это канбан-доски. Суть в том, что задачам в виде карточек назначается статус, например, «В планах», «В процессе», «Завершено». Внутри команды вы добавляете карты задач на доску и перемещаете их по мере продвижения к завершению.

Сайт: trello.com

Цена: бесплатно, есть планы Business Class и Enterprise, от $9.99 за пользователя в месяц

Платформа: Веб-версия для браузера, iOS, Android

Комментарии

Если по каким-то причинам Асана «не зашла», это достойный вариант.

Создание и контроль задач не обязательно должен быть совместными – какие-то вещи хочется просто записать себе, не держа в голове. С этим поможет Google Keep. Это для тех, кто хочет записывать дела и заметки (но не на листочке в блокноте). Также можно создавать напоминания, чтобы получать уведомления о дедлайнах.

Сайт: keep.google.com

Цена: бесплатно

Платформа: Веб-версия для браузера, iOS, Android, расширение Chrome

Комментарии

Google Keep это такой Evernote «на минималках». Можно составлять списки мелких дел и настраивать напоминалки. Если нужна более широкая функциональность по наведению порядка, присмотритесь к Evernote и его аналогам.

Персональное цифровое пространство, хранилище для заметок, картинок, ссылок и медиафайлов с «веб-клиппером» (инструментом для снимков веб-страниц), в виде базы структурированной текстовой информации и продвинутым поиском по ней. Среди прочего, позволяет красиво форматировать и вырезать «кусочки» статей, чтобы сохранить их у себя.

Правда, ограничение загрузки файлов до 60 МБ в месяц для бесплатного тарифа и моменты с нарушенной приватностью данных отпугнули много пользователей. Но наш сотрудник, несмотря на все нарекания, пользуется уже много лет из-за возможностей Evernote: хранение гигабайтов заметок, легкий поиск, хэштеги, кросс-платформенность, удобный «веб-клиппер».

Сайт: evernote.com

Цена: Evernote Basic – бесплатно, 219 рублей за Evernote Premium, 360,00 ₽ за Evernote Business

Платформа: Windows, macOS, iOS, Android

Комментарии

Об Evernote есть история на vc.ru. Сервис пережил рождение, расцвет и спад в 2000-е. Изначальная цель «помочь людям запомнить всё» и обеспечить быстрый доступ к собственным текстовым и аудиозаметкам была размыта, и приложение пережило не лучшие времена после взлета. Но по сбору, поиску и хранению любой информации это все еще отличный рабочий инструмент. Скорее всего, вы им пользуетесь, только если начинали пользоваться несколько лет назад. Переехать сложно, а достойных альтернатив мало.

Эффективное и простое приложение для подсчета рабочего времени и отслеживания задач. Может легко интегрироваться с приложением списка дел Todoist, а также с Asana. Удобно пользовать просто для себя — смотреть сколько времени в целом уходит на ту или иную задачу (плюс отвлечения, кофе-брейки, перекусы, передышки, перекуры:). Есть много других планировщиков, но этот подкупил своим минимализмом — здесь просто нет ничего лишнего.

Сайт: toggl.com

Цена: бесплатно, есть планы от $9 в месяц за пользователя

Платформа: Windows, iOS, macOS, Linux, расширение Chrome

Комментарии

Приложение будет удобно для фрилансеров, подрядчиков с почасовой оплатой. Можно отправлять заказчику скриншоты о том, сколько времени заняла задача. Или, нажав на значок доллара, задать почасовую ставку (доступно в платной версии).

Мы все любим Skype (кроме его постоянных изменений интерфейса!) за хорошее качество связи, да и просто привыкли. Skype прочно занимает второе место после Zoom по популярности этой весной.

Нужен ли Skype for Business? Согласно Microsoft, бесплатная, потребительская версия Skype подходит для предприятий до 20 сотрудников. «Обычный» Skype бесплатен, если оба пользователя установили приложение. Есть смысл использовать Skype for Business, если вы хотите:

Сайт: skype.com

Цена: бесплатно, различные платные опции для звонков с мобильных и стационарных телефонов

Платформа: Windows, macOS X, Linux, iOS, Android

Комментарии

Не спешите переходить на Skype for Business, если планировали. На skype.com/ru/business уже предлагается ознакомиться с Microsoft Teams. Это намекает, что в скором времени Teams полностью заменит Skype for Business. Об этом намерении компания Microsoft объявляла еще в 2017 году.

Microsoft Teams полностью заменит Skype for Business в течение года. Мы посмотрели вебинар и протестировали это сравнительно новое приложение сами.

Функциональность напоминает Skype/Zoom (видеоконференция с несколькими юзерами) + чаты с историей переписки, приправленные социальными элементами в виде смайликов + хранилище для файлов (которыми можно обмениваться, а также ссылаться на них) + интегрированные сервисы Microsoft.

Сайт: microsoft.com/en/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Цена: бесплатно, есть платные опции от $5 в месяц за пользователя

Платформа: Windows, iOS, Android. Есть веб-версия для браузера, десктоп-версия, мобильные приложения

Комментарии

При создании встречи можно дать ссылку, чтобы подключить людей извне (не из твоей компании или MS Team) – поставщиков, партнеров можно позвать. Также есть вариант прямо набрать номер, чтобы попасть на видеоконференцию с обычного смартфона.

Встроена SharePoint Document Library, примерно копирующая вид обычных папок Windows Explorer – в том числе для совместной работы с документами. Можно Эксель-файл открыть прямо внутри Teams (интересно, приживется ли это на практике?).

Можно включить субтитры всего, что говорится на онлайн-встрече, и слова автоматически сохраняются в текстовый документ после записи, что-то типа лога. Это пока для английского, французский на очереди, далее остальные языки. Также в течение года обещают автоматический перевод на локальный язык подключившегося в прямом эфире, примерно как это реализовано на YouTube.

В этом сезоне мегапопулярен Zoom, про него даже неловко писать, историй много. Он не только организует видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы.

Помимо стандартных функций для видеоконференций, есть чат в реальном времени, запись видео, совместное использование экрана, интеграция с календарем, клевые виртуальные фоны и даже фильтр, помогающий выглядеть лучше на камеру (“Touch up my appearance”).

Сайт: zoom.us

Цена: В бесплатной версии можно организовывать видеовстречу до 40 минут с количеством участников до 100 человек. Чтобы снять ограничения, нужно оформить платную подписку – от $15 в месяц с организатора.

Платформа: Windows, iOS, Android, расширение Chrome, различные плагины

Комментарии:

Дочь нашего сотрудника регулярно занимается через Zoom, онлайн-уроки как раз по 40 минут. По ее словам, связь в прямом эфире лучше, чем в каком-нибудь Скайпе, потому что можно «перебивать» друг друга, и все равно будет слышно и понятно. Много раз протестировано на онлайн-встречах около 10 человек, и получается хороший интерактив. В этом плане MS Teams показал себя тоже хорошо.

В апреле были новости о том, что у сервиса проблемы с безопасностью: появились объявления о продаже 4200 аккаунтов Zoom, из которых 31 принадлежит пользователям в домене ru. Также появилось явление zoombombing, когда мошенники или тролли попадают в чужие сессии видеосвязи. Защиту уже активно усиливают шифрованием, и от таких нападок рекомендуют ставить пароли.

Видеосервис для всех, у кого есть аккаунт Google или G Suite. Разработчики делают упор на высокий уровень security и доступность прямо из почты Gmail. Не очень популярное у нас, но распространенное на западе решение от Google. В условиях жесткой конкуренции с другими сервисами, Google предоставляет бесплатный доступ к расширенным функциями для всех в мае этого года.

Обычная версия Hangouts по-прежнему доступна, хоть и Google ее сейчас не продвигает. В Hangouts можно созваниваться с видео, до 10 человек, но там не так много дополнительных функций.

Сайт: meet.google.com

Цена: бесплатно

Платформа: Веб-версия для браузера, iOS, Android

Сейчас сервисы для онлайн-конференций на небывалом подъеме – устроим импровизированную битву!

Офисный пакет «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации» на Google Диск – это приложения для работы с документами, взаимодействия с коллегами и хранения файлов. Продукт отлично подходит для совместной работы и дает массу возможностей для коллективного редактирования документов, причем в реальном времени.

Можно работать с документами из любой точки мира, зайдя в свою учетную запись Google. Мы не можем представить нашу работу без этих сервисов. Обмениваться по почте отдельными документами Word с комментариями? Ну уж нет!

Кстати, на vc.ru недавно показали пример организации документооборота на Google Drive.

Сайт: docs.google.com, drive.google.com

Цена: бесплатно, для корпоративных клиентов есть расширенный вариант G Suite, с планами от $6 до $25 за пользователя в месяц

Платформа: Windows, веб версия для браузера, macOS, iOS, Android

Комментарии:

Огромным преимуществом является возможность доступа и редактирования файлов даже без Интернета и с мобильных устройств.

Речь о всеми известных Microsoft Word и Excel, но не только. Для эффективной удаленной и совместной работы предлагается полный пакет Microsoft 365: Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Outlook, Publisher, Access, Skype, Teams и другие сервисы от Microsoft. Оформив подписку, вы получите 1 ТБ хранилища OneDrive на пользователя или 6 ТБ на «семейном» плане.

Сайт: microsoft.com/ru-ru/microsoft-365

Цена: есть два тарифа: 365 Personal ($6,99 в месяц или $69,99 в год), 365 Family ($9,99 в месяц или $99,99 в год), цены в рублях варьируются в зависимости от онлайн-магазина

Платформа: Windows, macOS, iOS, Android

Комментарии:

Office 365 был недавно переименован в Microsoft 365.

Оценивать этот офисный пакет не хочется, чувства противоречивые. Остановлюсь на хорошем. Лучше Excel, наверное, нет ничего, когда речь идет о больших массивах данных — бесплатные LibreOffice и OpenOffice здесь могут подвести. Все равно продукты Microsoft остаются наиболее мощными и популярными инструментами в своей области.

На официальном сайте люди пишут гневные отзывы, что не могут купить подписку онлайн, что было бы удобно в условиях вынужденной самоизоляции. Изменена политика Microsoft на территории РФ. Теперь можно купить только коробочную версию, в розничных сетях и интернет-магазинах.

Acrobat считается «золотым стандартом» для создания и редактирования PDF-файлов. Можно создавать, редактировать, объединять/разбивать многостраничные файлы, делиться документами, загруженными в облако, добавлять электронные подписи, конвертировать PDF в «офисные» форматы и обратно, сверять два документа на экране, двигать страницы внутри документа, распознавать символы с помощью OCR. Доступ к документам можно получить практически на любом устройстве. С другой стороны, в отзывах отмечают громоздкий интерфейс, множество запутанных опций и настроек, медленное открывание файлов, цену.

Сайт: acrobat.adobe.com/ru/ru/acrobat.html

Цена: ознакомительная бесплатная версия, 1610 ₽ в месяц или от 966 ₽ (на год)

Платформа: Windows, macOS, iOS, Android, веб-версия для браузера

Комментарии:

Ситуация похожа с пакетом Microsoft 365 — дорогой, признаваемый во всем мире бренд, куча функционала (который не факт, что пригодится), повышенная уверенность в безопасности использования, подписная модель с ежемесячной оплатой.

Офлайн-приложение DocuFreezer может сконвертировать сразу множество файлов из разных форматов в PDF (в том числе объединить в один многостраничный), TIFF, PNG, или JPG. Воспользовавшись этой утилитой, можно быстро получить документы в популярных «общепринятых» форматах. Ваш коллега или партнер точно сможет открыть присланный вами документ, а вы сэкономите время, не конвертируя каждый файл вручную.

Программа устанавливается на компьютере локально и не требует подключения к Интернету, поэтому не стоит беспокоиться, что важные данные куда-нибудь «утекут».

Сайт: docufreezer.com

Цена: $49, есть бесплатная версия для ознакомления с наложением водяного знака

Платформа: Windows

Комментарии

Типичная проблема: от поставщика приходит инвойс, а документ при этом в виде обычного скана, то есть растровая картинка внутри PDF. Цифры не выделить, приходится набивать руками, чтобы внести данные в «1С». Здесь поможет DocuFreezer, так как это конвертер файлов с функцией распознавания символов (OCR, Optical Character Recognition). Можно быстро перевести картинки в searchable PDF, и тогда символы можно будет выделять мышкой и копировать.

Спасибо, что дочитали! :)

Читайте в следующей части:

#удаленка #продуктивность #инструменты