Сколько экономит компания, переводя бумажные отчеты в бизнес-процесс? Кейс true.code для компании из Новой Зеландии.

Всем привет, меня зовут Артем Шеленговский, я основатель и руководитель IT-компании true.code. Мы специализируемся на разработке сложных IT-решений для среднего и крупного бизнеса. Работаем с компаниями, которые осознают необходимость внедрения IT-решении.

Подписывайтесь на мой тг-канал

Мы разработали и внедрили сервис двусторонней интеграции для учета рабочего времени с аналитикой затрат по каждому проекту и расчету заработной платы по каждому дню😄

Этого кейса не было бы, если бы не моя новозеландская история. В 2022 году мы с женой решили….

…что хотим пожить в Новой Зеландии!

И переехали туда на год. Эта история полна приключений и интересных событий, но оставим это на потом. По приезде в НЗ мы думали, что помимо работы отдохнем и попутешествуем. Но от себя не уйдешь, и сразу после приземления самолета начали появляться новозеландские проекты.

В Новой Зеландии не хватает компаний, подобных нашей, и хороших it-специалистов, поэтому недостатка в проектах не было. Одним из первых проектов как раз и была компания Morgan Engineering.

Morgan Engineering — новозеландская инжиниринговая компания, которая специализируется на изготовлении и монтаже металлоконструкций из стали.

Если объяснять простыми словами, то Morgan Engineering сварит вам металлический каркас под ангар, аэропорт, театр, а если вам нужен забор или будка для собаки, то тоже не проблема. У компании собственные производственные цехи, на которых задействована большая команда: от инженеров металлоконструкций до сварщиков.

Первая задача – автоматизировать учет времени работы каждого специалиста над проектом, чтобы в конце отчетного периода заказчикам уходил автоматически составленный счет, который содержал сумму отработанных часов всех задействованных специалистов на проекте.

И вторая задача – минимизировать простои, внедрить учет времени работы команды, так как компания ориентировалась только на ежедневный бумажный отчет сотрудника.

Пример отчета на момент начала работы:

Как работал учет времени на момент старта?

На основе данных вот таких отчетов (Рис. 1), бухгалтер заносил время работы каждого сотрудника в проекты в XERO (аналог 1С), где были заведены все сотрудники и проекты, далее формировалась заработная плата и параллельно отправлялся счет клиенту.

В самом начале, чтобы исключить бумажные отчеты, мы подобрали сервис учета рабочего времени – Timedock. Выбрали его из множества сервисов совместно с клиентом. Списались с Timedock, примерили его функционал на свои задачи, выяснили, что дорабатывать нужно только API и остановились на нем.

СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ, сейчас будет много серьезной информации, но без нее не бывает хороших кейсов.

После внедрения и доработки TimeDock мы перешли к его интеграции с Xero:

Чтобы «срастить» функциональность Xero и TimeDock мы разработали модуль двусторонней интеграции для автоматического обмена данными между системами.

В Xero и TimeDock используются свои форматы данных. Что мы сделали, чтобы интеграция между системами стала возможна?

Напомним. Учетная система Xero – первичный источник информации по сотрудникам и проектам. Информация о сотрудниках и проектах должна быть актуальной в обеих системах и любые изменения, вносимые в Xero, например, добавление нового проекта, должны автоматически отражаться в TimeDock.

Мы проанализировали возможности API платформы Xero и разработали алгоритм синхронизации передачи данных по сотрудникам и проектам.

Например, когда в учетную систему Xero заказчик добавляет нового сотрудника, синхронизация позволяет корректно внести данные по сотруднику и автоматически обновить списки сотрудников в приложении TimeDock.

Приложение timedock можно установить на устройство каждого сотрудника. В приложении формируются индивидуальные QR-коды для сотрудника и проекта, и есть функция сканирования qr-кода – для того, чтобы сотрудник считывал старт работы по проекту.

Вот так это выглядит в TimeDock:

Когда сотрудник приходит на работу, он обязательно сканирует свой QR-код и система понимает, что рабочий день начался. При переходе на выполнение работ по конкретному проекту процедура повторяется. При выходе с работы тоже сканируется QR-код.

❗Кроме того, мы добавили функционал и отдельный QR-код для регистрации времени вне проекта.

Например, сотрудник уходит на обед, сканирует свой QR-код и активирует время вне проекта. Общее время работы сотрудника в течение рабочего дня складывается из периодов времени, затраченного на проекты, а также времени, проведенного вне проектов.

Резюмируя: система понимает, когда человек ПРИШЕЛ на работу, когда НАЧАЛ работать над проектом №1, сколько потратил времени и когда ПЕРЕШЕЛ на проект №2, и сколько затратил времени там.

Тестирование проходило в два этапа: на тестовых аккаунтах приложения TimeDock и копии базы Xero и в реальных условиях работы, отработка процесса с командой заказчика.

❗Судя по нашему опыту, на этапе внедрения возникает интересный момент – команды против использования новых сервисов. Это понятное состояние психики: зачем что-то менять, если и так работает? Получается, что наша второстепенная задача – помогать командам лучше понять процесс, научить и снизить сопротивление изменениям в компании.

Мы постарались, чтобы сотрудники компании Morgan Engineering могли максимально эффективно использовать сервис двусторонней интеграции, мы учли все сложности, с которыми работники могут столкнуться при использовании нового инструмента, и проработали решения для их преодоления: провели обучение, подготовили инструкции и поддерживали сервис в течение 2х месяцев.

Наше решение помогло клиенту:

Помимо этого, интеграция позволила оптимизировать 1 рабочее место в цехе, благодаря сокращению простоев и оптимизации графика работы.

Причем никого не уволили, самый старательный работник из цеха был повышен до менеджера, которого компания как раз искала, таким образом мы помогли сэкономить....

35000 $ в год, и улучшить жизнь целого коллектива. Win/Win!

Хотелось бы еще раз отметить, что мы очень глубоко внедряемся в бизнес клиентов, внимательны ко всем особенностям, и, помимо своей основной работы (IT решения), мы много времени посвящаем внедрению проекта в жизнь. Разговариваем, объясняем, помогаем команде на старте. Оставляем прекрасные инструкции и поддерживаем после внедрения.

Наша интеграция в Morgan Engineering была в итоге принята хорошо, как руководством компании, так и сотрудниками.

Если вам необходима подобная разработка или цифровизация других процессов в компании – свяжитесь с нашей командой или лично со мной, все детально обсудим!

Подписывайтесь на мой тг-канал

Сайт true.code

Мы в VK

Читать другие мои статьи