Вычислить и обезвредить: как контролировать работу сотрудников, не нарушая их права

«Доверяй, но проверяй», — сказал Рональд Рейган на встрече с Михаилом Горбачевым в Женеве в 1985 году. Пословица стала негласным стилем управления многих бизнесменов. Предпринимателей волнует, чем заняты их сотрудники в рабочее время, и это нормально. Однако, между контролем и слежкой тонкая грань.

В этой статье разобрали, когда и как правильно контролировать сотрудников, и как не проглядеть шпиона.

На сегодня 78% российских компаний сталкивались со сливом инсайдерской информации, для 61% из них такие сливы закочились серьезными убытками.

Помимо слива инсайдерской информации, бизнесы рушат ленивые и некомпетентные сотрудники. Многие работодатели считают, что если человек находится в офисе — он работает. Это в корне не верно. После установки специальных ПО или внедрения CRM-систем, работодатели сталкиваются с неприятной правдой — в рабочее время сотрудники могут заниматься чем угодно, но только не работой.

Контролировать персонал полезно для бизнеса — это дисциплинирует и помогает команде не расслабляться, где бы они не работали: дома или в офисе. Вот ситуации, когда стоит контролировать сотрудников:

Через отдел продаж проходит много денег. Каждая российская компания хотя бы раз сталкивалась с вороватым менеджером. Менеджеры могут красть как часть продаж, так и клиентскую базу, или продавать закрытую информацию. Чем крупнее компания, тем выше риск.

Сотрудники часто срывают дедлайны. Когда у задач стоят нормальные сроки, а сотрудник все равно срывает сроки и не может внятно объяснять почему — стоит проследить за его работой.

В компании много удаленных сотрудников. Чтобы проверить, чем заняты сотрудники в офисе — работодателю достаточно заглянуть в соседний кабинет. С удаленкой сложнее, вы не видите подчиненного и не можете оценить его продуктивность.

Уволили недовольного сотрудника. Человек может оказаться мстительным по натуре и если вы его чем-то обидели, постарается оставить какой-нибудь неприятный сюрприз после своего ухода.

Руководителю сложно оценить продуктивность сотрудников. Такое бывает, если руководитель далек от специфики работы подчиненных. Тогда он может установить специальное ПО с согласия сотрудников и контролировать их работу.

В офисе испортилась рабочая атмосфера. В этом случае руководителю стоит понаблюдать за сотрудниками — это единственный способ найти возмутителя спокойствия.

Однако, в каждой из этих ситуаций есть свои ограничения, когда контроль превращается в сталкинг или посягательство на личную жизнь подчиненных.

Следить за сотрудниками — законное правило работодателя. По статье 23 Конституции РФ каждый имеет право на тайну телефонных разговоров и личных переписок.

Но как только человек переступает порог офиса — он обязан придерживаться правил, прописанных у него в трудовом договоре. Это подтверждает статья 22 Трудового кодекса РФ:

Руководитель имеет право заходить без спроса в кабинет к подчиненным, садиться за их рабочий компьютер или просто стоять и наблюдать за работой. Только есть еще один нюанс.

Если сотрудник будет на работе вести личные переписки или использовать интернет в личных целях — работодатель может сделать ему выговор или уволить. А вот работник может засадить своего начальника за вторжение в его частную жизнь.

Стоять за спиной подчиненного и действовать ему на нервы — не выход. Сегодня есть множество решений, как контролировать работу, не нарушая ничьих личных границ. Например, такие.

Видеонаблюдение — чтобы не ходили долго на перерывы. Закон разрешает работодателю устанавливать видеонаблюдение в офисе, торговом зале или над прилавком камеры. А вот устанавливать камеры в туалете, комнате отдыха или столовой — нельзя, потому что здесь сотрудники проводят личное время.

Причем, вы должны взять с сотрудников разрешение на установку системы видеонаблюдения и прописать это в договоре. Для старых сотрудников достаточно сделать дополнение к договору.

Видеонаблюдение помогает улучшить бизнес-процессы. Например, вы поняли, что в обед сотрудники вынуждены посещать здание далеко от офиса, потому что своя комната отдыха плохо оборудована. Внесли несколько изменений и вот с перерыва больше никто не опаздывает.

Кнопка учета времени — чтобы не опаздывали и было понятно, чем занимаются. Вы можете установить в компании биометрические системы по учету прихода или ухода сотрудников, а также подключить кнопку по учету времени. Сегодня такую кнопку можно настроить в любой CRM-системе.

Специальное ПО — чтобы сотрудники не сливали информацию. На рабочий компьютер сотрудника вы можете установить софт как «Стахановец» или StaffCop — программы будут демонстрировать экраны сотрудников в реальном времени. При просмотре записей обратите внимание на историю браузера, время на развлекательных сайтах и общение с клиентами.

Отчеты — чтобы сотрудники не ленились работать. Разработайте для каждого отдела свои KPI исходя из специфики работы. Если вы зададите хорошим сотрудникам вектор, они будут сами ставить себе задачи и находить способы, как достигнуть KPI.

Например, мы в «Клиентской базе» отчеты разработали для всех отделов: для техподдержки — на закрытие заявок, для менеджеров — план звонков в день. Все отчеты разработали на конструкторе прямо в CRM.

Помните — ставить прослушку или программы слежения на личную технику сотрудников нельзя. Но есть выход: например, выдать удаленщикам рабочие ноутбуки, а менеджерам — телефоны.

В июне 2018 года международные новости встряхнуло дело об инсайдерской утечке из компании Tesla. Владелец компании Илон Маск подал в суд на своего сотрудника Мартина Трипа за корпоративный шпионаж. Чтобы найти «шпиона», Маск пригласил экспертов провести внутреннее расследование.

Tesla крупная компания, но утечки важной информации случаются и в небольших компаниях. Здесь расследование может провести сам руководитель компании. Например, в созданных на платформе «Клиентской базы» CRM-системах есть такой инструмент «Логи» — через него можно отследить всю историю работы сотрудника.

С помощью логов в «Клиентской базе» вы можете вычислить все изменения настроек программы, просмотры конкретных таблиц, смены паролей, экспорты данных из таблиц, редактирование или изменение конкретных записей. Чтобы узнать, чем занимался сотрудник в течения дня — задать в настройках его имя и дату.

Например, сотрудник экспортировал клиентскую базу и продал ее конкурентам, но продолжает работать в вашей компании. Чтобы выяснить, кто это сделал — можете отфильтровать в логах все экспорты таблицы.

В результате поиска вы узнаете:

С помощью настроек групп доступа и логов в CRM вы можете заранее обезопасить данные от недовольных сотрудников. Например, скрыть какие-то поля и таблицы от пользователя. Если же, он все-таки удалит записи из таблиц или отредактирует данные — вы сможете выяснить, что он сделал и как через логи.

Если пользователь удалил данные из таблицы навсегда — сотрудники техподдержки помогут их восстановить с помощью бэкапов. Вы можете самостоятельно настроить автоматическое сохранение бэкапов по расписанию.

Многие нечестные конкуренты могут специально подослать шпиона в вашу компанию. Он может уйти сразу после собеседования, или задержаться — чтобы выяснить больше информации. Понять, что к вам подослали троянского коня можно еще на этапе собеседования.

Лайфхаком поделился директор рекрутингового агентства hrKazan.ru Юлиана Чуева.

В больших компаниях сотрудники срывают дедлайны и плохо работают в 49% случаях, а вот в мелких — 70%. Руководителям часто сложно принять, что их отдел откровенно халтурит, потому что многие работают по такой схеме долгие годы. Как правило, внедрение CRM, отчетов и установка дополнительных систем наблюдения дисциплинирует и сводит сливы инсайдерской информации к нулю.

Доверяйте своим сотрудникам, но заботьтесь о безопасности компании.