Диаграммы Ганта — когда время растяжимо

У Гермионы Грейнджер был маховик времени, у Путешественника и Марти МакФлая из «Назад в будущее» – машины времени. Хотя ни перед одним из этих героев не стояла задача просто выполнить свою работу в срок.

У сотрудников и руководителей современных компаний нет фантастических возможностей манипулировать временем, а в их сутках неизменно остаётся 24 часа. Значит, надо эти часы использовать максимально эффективно.

Всем привет! В эфире TEAMLY – платформа для совместной работы. Мы помогаем собрать воедино три составляющих успешного проекта:

В этом списке лишь время невосполнимо. Знания можно получить или изобрести вновь, а ротация кадров в любой компании — дело привычное.

Что же делать со временем? Учитывать и распределять!

В 1910 году американский менеджер и инженер Генри Гант предложил новое видение представления задач при работе над проектами. Взяв за основу шкалу времени, которую вовсю использовали историки, он наложил на неё не периоды существования империй, войны и строительство пирамид, а задачи.

Первая диаграмма Ганта напоминала, скорее, всем привычный табель учёта рабочего времени. Строки — фамилии и имена, столбцы — дни. Но отмечать стали не отработанные дни, а дни, за которые начислена премия.

Позже придумали вместо фамилий писать задачи и отмечать на диаграмме:

Таким образом пришли к современному виду диаграммы.

Есть нюанс, который касается взаимозависимых заданий: если выполнение задачи невозможно без завершения предыдущей, на диаграмме Ганта рисуют стрелку от конца блокирующей задачи в начало блокируемой.

Диаграммы Ганта не рисуют вручную более 20 лет. Сейчас любой таск-трекер может представить график работ в виде гистограммы, обозначив блокировки и другие связи между задачами, выделив цветом исполнителей и подсветив просроченные или близкие к срыву сроков задачи. Нелишними стали фильтры и группировки — по исполнителям или их группам, по любым другим признакам, присутствующим в базе данных.

Откуда вдруг появилась база данных? На самом деле диаграмма Ганта — это только одно из представлений задач. А задачи хранятся в базе данных — обычной прямоугольной таблице, напоминающей Excel или Google Docs.

Рассмотрим создание диаграммы Ганта и управление задачами с её помощью на примере TEAMLY. Там этот функционал реализован в Умных таблицах. Такие же есть в Notion или ClickUp, и принцип разных представлений базы данных сохраняется. Интересно, что у Wrike этот удобный инструмент доступен только на платных тарифах.

Приступая к работе, лучше сначала изучить материалы в Академии Teamly. Затем «потренироваться на кошках» — взять готовое из шаблона, покрутить, прикинуть на себя и «доработать напильником» по необходимости. Или сделать самому.

Трекер задач и диаграмму Ганта можно создать с нуля самостоятельно. Для этого нужно пройти несколько простых шагов.

Шаг 1

Включить модуль «Свойства» в настройках рабочего пространства. Это автоматически добавит к задачам исполнителя, дату и позволит задавать зависимости одной задачи от другой.

Шаг 2

Создать Умную таблицу и дать ей осмысленное название. Например «Трекер задач».

Шаг 3

Добавить необходимые свойства (столбцы) в таблицу, такие как «Статус», «Этап» и прочие, необходимые для отслеживания и группировки задач

Шаг 4

Создать пару задач, понять, чего не хватает в трекере — например, деления по командам/отделам. Создать недостающие столбцы (свойства).

Шаг 5

Добавить представление «Гант».

Шаг 6

Бинго! Мы создали простейший трекер задач с удобной диаграммой Ганта.

Шаг 7

Добавить фильтры: Настройки — Фильтры — Добавить фильтр. В результате получаем удобный инструмент для просмотра задач только по выбранным пользователем атрибутам.

Шаг 8

Добавить представление «Канбан» (доска) и снабдить его удобными фильтрами и группировками в настройках. Отдел — это дополнительная группировка.

Шаг 9

Добавить автоматизацию. Например, автоматически назначать исполнителем руководителя и оповещать всех разработчиков при планировании новой задачи. При этом неважно, кто её изначально создал — например, Сергей Айзенберг для себя. Задача руководителя (Николай Быков) — оценить задачу по трудоёмкости, назначить сроки и ответственного — пусть это будет тот же Сергей Айзенберг.

Шаг 10

Создать зависимость выполнения одной задачи от другой.

Можно сразу создать связное и логичное рабочее пространство из шаблона, а можно формировать его под себя, добавляя статьи в соответствии со своими представлениями о прекрасном, логичном и полезном.

В TEAMLY реализовано несколько шаблонов для отслеживания задач. Всю мощь можно оценить в шаблоне бэклога, а если нужно что-то попроще, то в шаблонах «Задачи службы поддержки» или «Простой трекер задач».

Для примера возьмём трекер знакомого нам стартапа «Проект Б» и его задачи. Диаграмма Ганта показывает, когда начинается, заканчивается и сколько длится задача, позволяет отследить параллельное выполнение разных задач и своевременный выход на дедлайн.

Здесь также удобно управлять задачами. В частности, менять даты начала и конца, растягивая или сужая полоску задачи мышкой — элементы управления на рисунке показаны синими стрелками.

А если потянуть мышкой один из кружков и отпустить его на другой задаче, будет создана связь типа «end-to-start» — показано зелёным.

Связь, сделанная в один клик, отражается в обеих задачах.

Если нужны более сложные связи, их лучше делать непосредственно из карточки, добавляя задачи в раздел «Зависимости».

В Notion или ClickUp работа с зависимостями на самой диаграмме Ганта реализована аналогично. Да и в карточках всё то же самое: есть блокирующие и блокируемые задачи.

Диаграмма Ганта — наглядный и удобный инструмент для планирования задач и отслеживания их выполнения. Годится он не только для разработчиков — с планами работают практически все. Кроме, разве что, аварийных бригад. Планирование — вообще признак культуры производства, неважно в какой сфере.

Для отделов HR и маркетинга, для саппорта и продаж, для многих других применений и ситуаций в Тимли есть удобные шаблоны — бери, адаптируй, используй.

Больше полезной информации в нашем телеграм-канале.