Стоит ли шарить знания в компании? 7 проверенных методов и инструменты для внедрения
Нет организаций, где сотрудники не обмениваются знаниями и опытом в том или ином виде. Иногда процесс формален, и руководство не придает ему значения. Новичкам приходится набивать шишки и постоянно выбивать информацию из «старичков». Как долго продержится такой сотрудник? (Вопрос риторический).
Практика показывает, что среди конкурентов выигрывает и показывает большую продуктивность тот бизнес, где сбор, накопление и передача знаний организованы на высоком уровне.
Привет! Это TEAMLY – платформа для совместной работы. Мы помогаем систематизировать процессы, создавать общую базу знаний и управлять проектами, используя умные таблицы.
На личном опыте мы убедились, что целенаправленное внедрение инструментов и методов менеджмента знаний (knowledge management) открывает доступ к накопленной в организации информации большему числу сотрудников. А это помогает создать и поддерживать корпоративную базу знаний, улучшает коммуникацию между отделами и филиалами.
Хотите, чтобы новые сотрудники быстрее адаптировались, затраты на создание системы обучения снижались, квалификация повышалась, а таланты развивались? Тогда эта статья для вас.
Существует большое количество методов и инструментов для накопления и передачи знаний. Разберем подробнее самые актуальные:
Создание культуры для обмена знаниями
Представьте ситуацию: руководитель поставил задачу провести презентацию продукта крупному клиенту, а сотрудник, который его вёл, ушёл в отпуск и забрал блокнот с контактами и важной информацией. Работа застопорилась, все нервничают, клиент не доволен.
Так бывает в компаниях, которые привыкли хранить данные по старинке. Когда обмен знаниями ограничен непонятными регламентами, а «тайной» информацией владеет один человек, велик риск потери важных материалов. Результат – снижение производительности и замедление в развитии компании. Выход есть: создать атмосферу, в которой нормально передавать опыт и информацию. Это и называют культурой обмена знаниями: люди работают вместе, делятся идеями и мнениями для достижения общих целей.
Плюсы от создания культуры обмена знаниями:
Повышается вовлеченность сотрудников. Коллеги становятся более открытыми к взаимодействию и совместной работе, приобретают и передают знания, создающие ценность. Улучшается мотивация, так как люди чувствуют, что их ценят за вклад в общее дело.
Растёт ценность обучения. Сотрудники помогают накапливать знания организации, делятся ими – и тогда происходит непрерывное обучение.
Повышается производительность. Доступность знаний сокращает время на поиск информации, повышает эффективность работы и общую производительность.
Снижается риск и число ошибок. Когда информация доступна каждому, работники реже совершают ошибки. Сокращается число конфликтов, как с клиентами, так и внутри коллектива.
Поощряются инновации. Обмен неявными знаниями ускоряет инновационную деятельность. Когда существуют рабочие инструменты для обмена, сотрудники проявляют более высокий уровень изобретательности, чувствуя себя увереннее.
Стандартизированные процедуры
В любой организации есть повторяющиеся процессы: найм и увольнение персонала, выбор поставщиков, оформление счетов, ввод данных, простейшая вёрстка, ответы на частые запросы в техподдержку и т.д.
Чтобы каждый раз не изобретать велосипед, их стоит стандартизировать, т.е. описать по определенным правилам, как выполнять последовательность задач. Кстати, идея не нова – более 100 лет назад её подробно изложил инженер Фредерик Тейлор в книге «Принципы научного менеджмента».
Описывают процессы с помощью процедур, руководств и чек-листов. На начальном этапе придётся разработать и внедрить систему для управления этими документами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии, своевременно доводить до персонала. И тогда, например, можно передать чек-лист по вёрстке текстов в блог компании любому из коллег и спокойно отправиться в отпуск.
Инструменты, чтобы создавать инструкции и чек-листы, есть на платформе TEAMLY.
Вот что компании получают после стандартизации процессов:
- Повышается качество работы и минимизируются ошибки. Для каждого участника определены последовательность шагов, обязанности и ответственность.
- Оптимизируются процессы. Это происходит за счёт автоматизации рутинных задач. Ведь основа для автоматизации как раз и есть документирование процесса и его стандартизация.
- Экономятся ресурсы. При стандартизации из цепочки процессов выбывают лишние элементы: те, что тратят ресурсы и время.
- Улучшается контроль. Всё благодаря централизации управления бизнесом. Стандартизация помогает внедрять лучшие практики во все подразделения и филиалы.
- Упрощается адаптация и обучение новых сотрудников. Учиться удобнее, когда есть чёткие правила и инструкции. Так не будет путаницы, когда один опытный коллега говорит одно, а другой уверен, что его советы лучше.
- Снижается текучка кадров и повышается удовлетворённость персонала. Сотрудники испытывают меньший стресс, понимая, чего от них ждёт работодатель.
- Улучшаются качество обслуживания и удовлетворенность клиентов. Заказчик может быть уверен в результате и сроках исполнения услуг, благодаря стандартизации процессов по работе с клиентами.
Не все процессы можно стандартизировать. Но, даже если описать и автоматизировать часть из них, работа станет проще, а затраты – ниже.
Обучающие курсы
Если в компании много новичков или необходимо массово внедрить очередную технологию, то централизованное обучение – самый эффективный способ передать знания. Преподавателем может стать сотрудник компании, который обладает специфической информацией, накопленной в процессе работы. Другой путь – пригласить внешнего специалиста для обучения по определенным программам.
Существуют привычные инструменты, чтобы реализовать техническую сторону вопроса. Например, платформы Zoom, Skype или Microsoft Teams, которые позволяют проводить онлайн-встречи и презентации.
А на платформе TEAMLY можно собрать полноценный курс с таблицами, схемами, текстами и видео прямо из документов базы знаний. Для этого предусмотрен раздел «Обучение». Как всё подготовить, рассказали в нашей Академии. В каждый урок или блок можно подтянуть любые материалы компании: как уже существующие в базе знаний – документы, списки, файлы, так и новые.
Отслеживать процесс удобно через прогресс-бар, который показывает количество выполненных тестов. Доступ к курсам можно открыть всем пользователям аккаунта или конкретным сотрудникам.
Готовые решения для управления проектами
Сложно эффективно управлять проектом, в котором задействовано много сотрудников, если нет общих знаний и информации, возможности отслеживать прогресс. Это понимание когда-то стало точкой отсчёта для создания специальных платформы управления проектами (среди популярных – Klutch, Jira). Их цель: облегчить задачи и оптимизировать коммуникацию для команд любого размера и бюджета.
Особую актуальность решения показали во время и после пандемии COVID-19, когда многие бизнесы перевели сотрудников на удаленку.
Уход иностранных платформ из России стал настоящим вызовом для бизнеса. Вдруг оказалось, что лучший выход – использовать отечественные продукты.
TEAMLY создавалась специально для обмена знаниями. Время показало, что платформа удобна как для небольших, так и для крупных компаний и даже позволяет координировать работу нескольких команд одновременно.
В Тимли можно:
Организовать совместную работу. Материалы одновременно редактируют несколько пользователей. Можно следить за историей изменений и контролировать версии документов. Среди плюсов – интуитивно понятный интерфейс.
Использовать инструменты для визуализации и анализа данных. Есть несколько инструментов визуализации, в том числе канбан-доски, диаграмма Ганта, календарь, форма, интерактивные доски, интеллект-карты.
Организовывать контент. Есть возможность создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела, проекта или задачи с древовидной структурой, полноценным файловым хранилищем и классификаторами.
Быстро искать информацию. Доступен поиск по ключевым словам и синонимам, фильтры и сортировка результатов, автоматические подсказки и исправление опечаток. А ещё можно использовать умный поиск (AI). В этом случае сервис быстро сгенерирует ответ и даст список релевантных статей-источников.
Быть в курсе рабочих процессов. На платформе настраивается новостная лента и уведомления.
Управлять доступом. Предоставить можно всем или отдельным сотрудникам компании, подразделениям, командам или гостям.
Чаты
Рабочие чаты давно стали привычным инструментом: их создают по задачам, отделам, проектам в популярных мессенджерах WhatsApp или Telegram. Конечно, информация здесь не так хорошо структурирована, но можно найти список отправленных фотографий, ссылок и файлов, и, опираясь на них, разобраться в вопросе. Важно не допускать сообщений, не относящихся к теме чата. Чтобы актуальная информация не терялась, рекомендуют использовать закреплённые сообщения.
Внедрение корпоративного чата – отличный способ стимулировать сотрудничество и ускорить работу, особенно когда люди находятся в разных городах (или на разных этажах).
Корпоративные Wiki
Кто-то уже знаком с понятием корпоративной Wiki – такие базы знаний создавали крупные компании с помощью программного обеспечения с технологией вики. Её основная цель – обеспечить эффективное управление знаниями внутри компании.
Корпоративные вики используют для управления документами, проектами, отношениями с клиентами, планирования ресурсов предприятия и других задач, связанных с управлением данными.
Преимущества wiki:
- Можно вводить информацию с помощью простых алгоритмов создания страниц и размещать ссылки на другие внутренние информационные ресурсы.
- Легче организовать обмен информацией между участниками проекта: доступ к вики-страницам дают только тем пользователям, которые действительно в этом заинтересованы.
- Позволяют структурировать как новую, так и имеющуюся информацию. Структуру данных, подобно содержанию, могут редактировать пользователи.
- Вики даёт возможность систематизировать разные точки зрения по определённой теме на одной странице. Это особенно ценно при создании документации и подготовки презентаций, когда мнения участников проекта различаются. В итоге можно прийти к согласию.
- Вики позволяет разграничить права и роли.
Профессиональные сообщества
В последние десятилетия всё больше организаций стали поощрять создание внутренних профессиональных сообществ. Объединить можно коллег из it-отделов, маркетологов, бухгалтеров, эйчаров, инженеров и не только. Главное, чтобы они хотели сотрудничать и делиться опытом в неформальной обстановке. При обмене знаниями в свободной творческой форме, рождаются новые подходы к решению профессиональных проблем. Встречи могут проходить регулярно или переместиться в корпоративные чаты.
В идеале сообщества могут вырабатывать стратегию, открывать новые направления деятельности компании, распространять передовые технологии и методы работы. А ещё – находить и удерживать таланты.
Создавать, поддерживать и интегрировать сообщества в структуру компании не легко. Ведь они по природе добровольны, не терпят контроля и вмешательства. Руководители организации могут лишь создать условия и мотивировать специалистов участвовать в них. Но это, несомненно, окупается в ближайшей перспективе.
Кстати, в нашем телеграм-канале недавно рассказывали, как OZON наладил культуру наставничества и на 85% увеличил лояльность сотрудников при взрывном росте штата.
Подписывайтесь, чтобы получать ещё больше полезной информации о возможностях TEAMLY.
По моему опыту, создать внутреннее комьюнити тяжелее - это как сдвинуть паровоз, толкая его сзади а одиночку. Была идея для корпоративной культуры создавать внутреннее сообщество, но не по проф признаку, а по хобби - сначала все вызываются участвовать в движухе, а по ходу дела сливаются
чтобы сдвинуть паровоз, нужен паровоз )) из числа участников процесса. мы так называем человека, наиболее заинтересованного во внедрении, пробивного и способного увлечь остальных )))
как показывает практика, если паровоз дохлый, то и внедрение вялое. и не до конца ))
неистово плюсую
"Профессиональные сообщества" — это какие-то СРО или неофициальные всякие штуки?
вот есть сеть производств в разных городах (допустим мяснов какой-нибудь или вкусвилл с своей пищевкой), и там есть, люди одинаковых профессий — повара, наладчики оборудования, технологи. И вот они между собой имеют некий чат или там портал, где обсуждают, кто как решает такую-то рутинную задачу. Один одно посоветует, другое — другое, и перенимают друг у друга такой опыт, и все доволльны.
о нет, создавать чаты для обмена знаниями тухлая идея - там все тупо теряется, а в нужный момент о нем и не вспомнишь.
ну или если создавать чат, то нужен жесткий модератор, который будет структурировать инфу и раздавать люлей за срачи по теме и без
Согласен, мы так и сделали. У нас в рабочем чате часто всё превращалось в кучу мусора, сил уже не было. Зато сейчас уже получше, инфа не теряется, не нужно копаться в потоке сообщений по типу кто и куда ребенка в сад сдаст😁