Как посчитать стоимость обучения сотрудников в цифрах и понять, будет ли это вам выгодно. Часть 1

Мы часто слышим мнение о том, что посчитать эффективность обучения невозможно, или, по крайней мере, очень сложно.

Есть устоявшийся стереотип, что его успех можно почувствовать словно запах первых ландышей — очень неуловимо и то, только основываясь на внутренних ощущениях и убеждениях. Но никак не посчитать.

Из-за этого многие CEO с недоверием относятся к этому процессу и отказываются от внедрения системы обучения сотрудников. Ведь для них важно считать эффективность, доказанную цифрами (!), и страх инвестировать деньги в трубу для них велик.

Однако можно не заниматься бесполезными догадками, а проанализировать довольно конкретные метрики, которые покажут, что обучение может быть выгодным.

Да, узнать, какую прибыль принесет сотрудник после обучения, — задача со звездочкой. А вот, экономим ли мы на этапе внедрения системы обучения — мы расскажем в этой статье, и этого уже будет достаточно, чтобы вписаться за обучение.

Мы поиграемся с показателями финансов и времени и покажем в цифрах, как мы понимаем, выгодно обучение или нет.

Первый приходящий в голову случай, где вы задумываетесь, внедрять или не внедрять обучение — это выход нового сотрудника на работу. Разберем конкретно этот случай.

Мы сделали расчет эффективности обучения в нескольких компаниях из разных сфер, и делимся унифицированным примером расчетов, где сравним продуктивность работы с новым сотрудником без специального обучения и с системой обучения.

Итак, чьи финансы и время нас интересуют здесь?

У руководителя есть время, которое он тратит на работу и на наставничество (второе — неэффективное с точки зрения других сотрудников и клиентов).

А еще — зарплата, которую он получает за основную работу и наставничество. За второе ему никто за это не доплачивает, что тоже неэффективно.

У сотрудника есть время, которое он тратит на то, чтобы включиться, а есть то, которое он тратит на реальную работу.

У сотрудника есть зарплата, которую он получает за свою работу, а также за обучение (неэффективное, и вам захочется его сократить).

Наша задача посмотреть, как будет влиять внедрение системы обучения на время и зарплату руководителя и сотрудника, которые будут формировать общую стоимость обучения.

Для начала разберемся вводными. Первое — зарплата. Возьмем средние цифры и будем отталкиваться от них.

Вторая вводная — время, потраченное на процесс обучения с обеих сторон. Сначала рассмотрим «чистый случай», когда руководитель обучает нового сотрудника сам. Для этого воспользуемся общими данными, которые есть у Edburo.

По нашему опыту, время руководителя и нового сотрудника на обучение распределялось следующим образом.

Задача руководителя в первую неделю описать новому сотруднику общую картину работы в компании и конкретно его задач. Цель ученика — познать как можно больше.

Причем у нового сотрудника картина немного другая. Обучение самостоятельными силами может происходить и без пристального контроля руководителя. Он будет также обращаться к коллегам, искать информацию в интернете, разрозненных инструкциях от прошлых сотрудников, поэтому может потребоваться больше времени.

Итак, зарплата известна, время, выделенное на обучение, известно.

Считаем стоимость обучения одного сотрудника. Для этого нам необходимо узнать, какая часть зарплаты обоих покрывала обучение понедельно и сложить эти две суммы. Воспользуемся такой формулой.

Чтобы расчеты недельной зарплаты были более точными, узнаем зарплату за день. Для этого разделим зарплату на среднее число рабочих дней в месяц — 21. Затем узнаем недельную зарплату, умножив зарплату за день на 5 рабочих дней.

Попробуем сравнить получившуюся в прошлом расчете стоимость с суммой, которая получится, если мы внедряем обучение. Под «системой обучения» мы будем подразумевать то, что у нового сотрудника появляется возможность обучиться, основываясь на программу обучения с готовыми инструкциями и LMS, продуманных заранее.

В этом случае время руководителя значительно сокращается. В основном, в его обязанностью становится предложение практических задач и контроль их выполнения. Посмотрим, как меняется время руководителя:

А вот у нового сотрудника ничего особо не меняется. Но меняется скорость потребления информации благодаря налаженным инструкциям и LMS.

Естественно, эти изменения отразятся на стоимости обучения, ведь эффективного времени на обучение тратится меньше. Посчитаем, стоимость обучения в этом случае по аналогичной схеме.

Какие выводы можем из получившихся цифр?

Первое. Время руководителя на каждой неделе было значительно сокращено, а именно: 1-я неделя — на 75%, 2-я неделя — на 60%, 3-я неделя — на 10%. 4-я неделя — остается прежней, но компенсируется за счет других. Именно настолько руководитель стал эффективнее заниматься своей основной работой.

Второе. Время освоения учеником новой работы также уменьшается: 1-я неделя — на 10%, 2-я неделя — на 20%, 3-я неделя — на 30%, 4-я неделя — 25%. Эффективного времени также стало больше.

Третье. Посмотрим на две получившиеся цифры стоимости обучения — традиционного обучения от руководителя (137 144 р.) и обучения по системе (39 762 р.). Система обучения сохранила вам ого-го столько денег!

Посчитаем выгоду: 137 144 — 39 762 = 97 382 р.

Это количество денег, которое было сэкономлено при внедрении программы обучения на каждом нанятом сотруднике.

Четвертое. Таким образом, у нас появляется дополнительный бюджет, который можно потенциально потратить на различные нужды компании.

Например, это позволит нанять нового сотрудника параллельно с первым или, по крайней мере, раньше. В первом случае самостоятельного обучения можно долго куковать, ожидая, когда уже появятся деньги на найм следующего.

Зарплата и время на обучение — это конкретные данные, которые не нужно недооценивать. Рассмотрев динамику изменения времени, потраченного на обучение с системой или без, можно понять в цифрах, эффективен тот или иной способ обучения нового сотрудника или нет, не дожидаясь результатов перформанса сотрудника.

В следующей Части 2 мы посмотрим на этот кейс глубже и попытаемся учесть стоимость подготовки программы обучения как неотъемлемую и, бесспорно, затратную часть процесса.