Как система бронирования переговорных в офисе увеличивает эффективность компании

Рассказывает разработчик игр SPDstudio, который теперь делает офисное ПО

Меня зовут Алексей Скрылев и являюсь техническим директором SPDstudio. В основном наша компания специализируется на разработке игр для ПК и мобильных устройств, но также мы занимаемся и разработкой коммерческого ПО. За наш десятилетний опыт разработки мы написали игры под различные платформы, Blackberry, iOS, Android и консоли: BSoD CCG, Jaws & Claws, Space Apocalypse, Cubemania. Так сложилось, что изначально мы делали игры под Blackberry OS, и только потом в связи с уходом Blackberry мы начали портировать наши игры на другие платформы. Благодаря этому мы прокачали скиллы по разработке кроссплатформенных игр и приложений.

Сегодня мы хотим поделиться опытом по созданию одного из наших продуктов для бизнеса – системе бронирования переговорных комнат MeetMeUp, которая внесена в единый реестр российского ПО.

Существующих решений систем бронирования переговорных и помещений достаточно много. Наш продукт отличает от конкурентов простота в настройке, кроссплатформенность, адаптивный дизайн, совместимость с большинством календарей организаций и невысокая цена.

Возможно некоторые не знают, что такое система бронирования переговорных комнат и для чего она в принципе нужна. Поэтому сначала в двух словах расскажем, что представляет собой данный продукт и какие проблемы решает.

В большинстве офисов под переговорные комнаты отводятся отдельные помещения. Если компания внутри себя достаточно организованная, то бронирование переговорных комнат осуществляется централизованно через календарь организации, обычно на базе Microsoft Exchange. Также в хорошо организованных компаниях помещения для переговоров имеют соответствующие названия.

Но даже при идеальном подходе к бронированию помещений в офисе достаточно часто возникают нелепые и неприятные ситуации, когда сотрудники во время совещаний начинают между собой выяснять, за кем же закреплена данная переговорная, вместо того, чтобы обсуждать действительно важные вопросы.

Иногда бронирование переговорных комнат в компаниях осуществляется только через секретаря на ресепшн, которая постоянно то занята, то ушла на обед или вообще работает сегодня первый день.

Также бывают банальные ситуации, когда во время важных совещаний, в переговорную периодически заглядывают коллеги, чтобы проверить, свободна она или нет, так как иногда сотрудники используют переговорные, чтобы пообщаться наедине по телефону. Когда переговорные представляют собой прозрачные помещения за стеклом – это отчасти решает проблему, но в случаях с закрытыми помещениями, понять есть ли кто-либо в переговорной затруднительно.

Если говорить о неидеальном подходе, то зачастую бывает, что переговорные комнаты в офисе никак не именуется и вообще бронируются по принципу кто первый успел, тот и совещается. В таком случае новые сотрудники чувствую себя неуютно, часто вообще не понимают, какие из помещений в офисе отведены под переговорные комнаты, и первое время боятся ими пользоваться.

Чтобы избежать вышеописанных ситуаций в компаниях внедряются системы бронирования переговорных.

Такие системы в большинстве своем представляют собой устройства с информационным экраном, расположенные непосредственно у переговорной комнаты. Системы бронирования переговорных позволяют не только идентифицировать переговорные комнаты в офисе, но и посмотреть текущий статус занятости по ним, увидеть предстоящие события или осуществить «быстрое бронирование» непосредственно с устройства.

Благодаря системе бронирования можно легко найти свободную переговорную комнату на нужное время, узнать текущий статус занятости, посмотреть расписание на текущий день и не сорвать заключение важного контракта, ворвавшись в уже занятую переговорную.

Решение делать систему бронирования MeetMeUp пришло к нам не сразу. Изначально уже в далеком 2019 году нам поступил запрос от нашего заказчика подобрать универсальную систему бронирования, имеющую возможность интеграции с любым календарём организации, которая была бы не слишком дорогой, несложной во внедрении и её можно было бы установить на любой планшет под управлением, как Android, так и iOS. Что может быть проще подумали мы и начали изучать рынок.

К нашему удивлению рынок под нужды заказчика ничего не смог предложить. Самое дешевое и распространенное решение Evoko Liso представляло собой планшеты с уже встроенным ПО, стоимость которых начиналась от 150 тыс. руб. за устройство, что заказчику было уже дорого, т. к. оснастить устройствами бронирования планировалось несколько десятков переговорных комнат. Более того, в интерфейс таких устройств нельзя было внести какие-либо даже самые незначительные изменения. Мы нашли решение, написанное под Android, но оно было очень сырым, дизайн был унылым и не интуитивным, при этом стоимость была не малой — около 60 тыс. руб. за лицензию.

Предлагать заказчику более дорогие варианты, как Crestron и Extron мы даже не стали, т. к. стоимость таких решений для десяти переговорных комнат уже превышала несколько миллионов рублей.

Мы решили изучить продукты, которые используют в своих офисах такие IT-гиганты, как Microsoft и Apple.

В Московском офисе на Лесной коллеги из Microsoft показали нам свой продукт, который функционировал на планшетах под управлением Windows. Решение написано на Xamarin и C#.

Система бронирования в целом нам понравилась, но к нашему разочарованию данный продукт сотрудники Microsoft написали для себя и продавать или уж тем более дорабатывать его, как отдельное ПО были не готовы. Более того, решение не удовлетворяло нашим двум основным задачам «недорогие планшеты» и кроссплатформенность.

Далее мы отправились в офис Apple в Романовом переулке, но увы и там нас постигло разочарование. Система бронирования в офисе Эппл Рус была, но была скорее для галочки. На планшетах под управлением iOS стояло ПО, скачанное из Apple Store, с совершенно не интуитивным интерфейсом и несущее минимум функционала на борту: «занято»/ «свободно». Чтобы узнать статус занятости необходимо было подойти в плотную и вглядеться в экран планшета. Сообщить название данного чудо продукта сотрудники Apple так и не смогли..

Можно ещё долго рассказывать, как мы смотрели и изучали другие решения, предлагали авторам готового ПО переписать их под нужды заказчика, но упирались в один и тот же ответ, что писать универсальное кроссплатформенное решение, дружащее практически с любыми календарями организаций очень трудозатратно и дорого.

Так и появилась мысль создать собственный универсальный кроссплатформенный продукт, который будет работать, как на самом дешевом планшете на Android, так и на любом планшете от Apple, при этом будет стоить значительно дешевле существующих решений. Учитывая наш богатый опыт по созданию игр и приложений под различные платформы, нам не составило это труда. Мы не хотели изобретать велосипед, но другого выбора у нас не было. Существующие продукты на рынке были либо с очень ограниченным функционалом, либо с необоснованно высокой стоимостью.

Пользовательская часть, устанавливающаяся на планшеты, была написана на C++ c использованием кроссплатформенных библиотек, что по итогу позволило устанавливать ПО системы бронирования практически на любое устройство с ОС: Android, iOS, Windows или Linux. Для взаимодействия планшетов с календарем организации была создана серверная часть, которая разворачивается во внутренней инфраструктуре, не требовательна к железу, занимает минимум дискового пространства и устанавливается на сервера с операционной системой Windows или Linux. Таким образом, мы создали кроссплатформенный универсальный продукт по бронированию переговорных комнат. По сравнению с другими решениями у нас выделились явные конкурентные преимущества: кроссплатформенность, интеграция практически с любыми календарями, низкая цена, адаптивная смена интерфейса и простота использования.

Более того, пока мы создавали универсальную систему бронирования переговорных, у нас получился не один продукт, а целый комплекс решений, состоящий из:

Программное обеспечение, устанавливающееся на планшет, размещенный непосредственно у переговорной комнаты. Отображает статус занятости переговорной комнаты и предстоящие события на текущий день, а также позволяет осуществить быстрое бронирование.

Программное обеспечение, устанавливающееся на ТВ, LCD-панели в общедоступных зонах офиса: ресепшн, холл, кофе-пойнт, лаунж-зона, скрам-зона и пр. Выводит общую информацию по занятости и предстоящих событиях в переговорных комнатах во всём офисе на экраны заданных устройств. Позволяет выбрать, в какой зоне по каким переговорным отображать информацию на общедоступных ТВ.

В зависимости от размера и нужд организации зоны подразделяют на города, здания, строения, этажи.

Программное обеспечение, устанавливающееся на устройства, оснащенные touch-дисплеем не менее 11” под управлением Android, iOS или Windows, и размещающихся в общедоступных зонах офиса. MeetMeUp киоск превращает устройство с touch-дисплеем в универсальный киоск бронирования, который позволяет сотрудникам осуществлять бронирование переговорных комнат, находясь вне зоны доступности переговорных комнат и не имея под рукой корпоративного устройства с календарём организации. Можно забронировать переговорную комнату в удобной для сотрудника зоне путем быстрого поиска свободных переговорных комнат, удовлетворяющих заданным критериям: дата, размер переговорной, расположение, длительность бронирования и др.

Решения на базе MeetMeUp подойдут, как для крупного бизнеса с большим количеством переговорных, так и для малого бизнеса, где используется только одна или две переговорные комнаты.

Полная совместимость с устройствами на базе Android и iOS. Не важно, какие в организации закуплены устройства под систему бронирования, система бронирования MeetMeetUp устанавливается на любое устройство под управлением Android или iOS.

MeetMeUp разворачивается внутри корпоративной инфраструктуры и не передает данные во вне, не требует выхода в интернет, не обращается к серверам за периметром организации, не собирает и не накапливает персональные данные или конфиденциальную информацию.

Нет необходимости устанавливать дополнительное ПО на ПК сотрудников. Сотрудники работают с инструментами, к которым привыкли, система MeetMeUp сама интегрируется в существующую инфраструктуру. Совместима с календарями большинства существующих решений на рынке: MS Exchange, MS Office 365, Яндекс. Календарь и др.

Существующие системы бронирования – это комплекс дорогостоящих устройств. Цена одного устройства системы бронирования начинается от 150 тыс. руб. В случае утраты устройства бронирования – организация вынуждена заново проводить закупочные процедуры и трать деньги на оборудование или лицензии, в случае с MeetMeUp – ПО переустанавливается на любой другой планшет. Стоимость системы MeetMeUp даже с учетом стоимости закупленного планшета будет в разы ниже существующих на рынке решений.

Имеет интуитивный понятный интерфейс. Для работы с системой сотрудникам компании не придётся проходить дополнительное обучение.

Гибкая настройка дизайна. Возможность смены тем и установки логотипа организации. Можно настроить дизайн системы бронирования, максимально подходящий под стилистику офиса или брендбук компании.

Отображение информации о статусе занятости переговорной комнаты и предстоящих событиях

Система бронирования MeetMeUp активно используется самыми разными сферами бизнеса. Наш продукт приобретают, как крупные корпоративные заказчики, так и средний и малый бизнес.

Система бронирования переговорных комнат MeetMeUp внесена в единый реестр российского ПО, что на сегодняшний день особенно актуально.

Конкуренции мы не боимся, купить именно наш продукт не заставляем, а наоборот с радостью рассказываем и показываем заказчикам, какие решения существуют на рынке, указываем на их плюсы и минусы, и даем выбрать именно тот продукт, который нужен.

Мы с радостью пригласим потенциальных покупателей в наш офис и покажем работу системы бронирования в офисных реалиях.

Более того, при предзаказе системы MeetMeUp в июне 2022 года мы дарим подарки в виде планшетов, смартфонов и других устройств, подробнее на нашем сайте в разделе Акции.

#офис #переговорные #бронирование #календарь #совещание #встречи #СистемаБронирования